Đôi khi bạn cần thay đổi mô tả công việc của nhân viên hoặc khi bạn cần giao một nhiệm vụ công việc cụ thể cho nhân viên cho một dự án đặc biệt hoặc trong một khoảng thời gian hữu hạn như thời gian nghỉ phép của nhân viên khác hoặc nghỉ việc. Bất kể trong hoàn cảnh nào, giao tiếp là một yếu tố quan trọng của việc phân công công việc. Giao tiếp có thể tạo ra sự khác biệt giữa hiệu suất tuyệt vời và một công việc không hoàn thành.
Xác định lý do để giao việc cho nhân viên của bạn. Quá trình phân công công việc là khác nhau để thiết kế lại một bản mô tả công việc so với việc phân công nhiệm vụ cho một dự án nhóm. Thiết kế lại một mô tả công việc là tương đối dễ dàng bởi vì bạn có một khung trống để bắt đầu phân công nhiệm vụ. Ví dụ, nếu bạn cần phân công công việc cho trợ lý điều hành, hãy tiến hành nghiên cứu về các nhiệm vụ điển hình của trợ lý cho quản lý cấp trên. Mặt khác, nếu nhóm của bạn đang làm việc trên một dự án cụ thể, hãy xác định nhiệm vụ nào là một phần của tổng dự án và xác định tài nguyên nhân viên có sẵn cho bạn.
Kiểm kê kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng của nhân viên. Ngoài ra, hãy hỏi nhân viên về kinh nghiệm làm việc trước đây và sở thích nghề nghiệp của họ. Theo Women Media, việc ủy thác hiệu quả đòi hỏi phải chú ý đến bộ kỹ năng của nhân viên. Nó tuyên bố: "Hãy chắc chắn rằng bạn đang ủy thác cho ai đó có thể hoàn thành thành công nhiệm vụ trong tay." Đây là cơ hội của bạn để thúc đẩy các nhân viên muốn thể hiện khả năng của họ và nâng cao giá trị của họ cho tổ chức.
Xây dựng một danh sách các bài tập. Sử dụng đánh giá sơ yếu lý lịch, ứng dụng và đầu vào của nhân viên để xác định ai có kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Nếu bạn có hai nhân viên trở lên có trình độ như nhau và có hứng thú thực hiện cùng một công việc, hãy nghĩ ra cách phân chia trách nhiệm để một nhân viên không được ưu tiên hơn người khác.Nếu chỉ có một chút khác biệt về trình độ của nhân viên, hãy xem xét việc giao nó cho nhân viên có trình độ tốt nhất và chỉ định người thay thế trong trường hợp một nhân viên không thể hoàn thành nhiệm vụ.
Phát triển một phương pháp giao tiếp giải thích công việc được giao, trình độ và kỳ vọng cần thiết. Đây là bước quan trọng nhất trong việc giao nhiệm vụ công việc, do đó giao tiếp của bạn cần phải rõ ràng và phải giải quyết mọi yếu tố của công việc. Các kết quả mong đợi và kỳ vọng công việc là một phần của tiêu chuẩn hiệu suất của bạn. Tiêu chuẩn hiệu suất là các phép đo bạn sử dụng để đánh giá hiệu suất. Một tiêu chuẩn hiệu suất mẫu cho công việc được giao có thể là "Sử dụng Microsoft Access để nhập 100 hồ sơ bán hàng mỗi tuần với độ chính xác ít nhất 98 phần trăm". Sử dụng ví dụ này, bạn đang giao một nhiệm vụ mới cũng như thiết lập một tiêu chuẩn hiệu suất để kết hợp với việc đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Thảo luận về nhiệm vụ mới với nhân viên. Hãy chuẩn bị để trả lời các câu hỏi về cách thực hiện nhiệm vụ, thời hạn và nhân viên nên hướng dẫn bất kỳ câu hỏi nào về nhiệm vụ. Đây là một phần của phương pháp giao tiếp của bạn. Bạn phải có khả năng giải thích đầy đủ nhiệm vụ, tại sao nó quan trọng đối với tổ chức, những kỹ năng nào là cần thiết và nhân viên được hưởng lợi như thế nào khi đảm nhận nhiệm vụ mới. Nhân viên quan tâm đến phát triển nghề nghiệp hoặc cải thiện kỹ năng quan tâm đến việc học cách họ hưởng lợi từ việc chấp nhận trách nhiệm mới.
