Khi chủ nhà thay đổi nhân viên văn phòng, thật hữu ích khi tư vấn cho những người thuê nhà về những thay đổi đó, đặc biệt là những nhân viên thường xuyên tương tác với người thuê nhà. Thật dễ dàng để tư vấn cho người thuê nhân viên và những thay đổi quan trọng khác bằng thư.
Tập hợp danh sách tên và địa chỉ của tất cả những người thuê nhà sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi. Chẳng hạn, nếu bạn thuê không gian tại nhiều địa điểm và do đó vận hành nhiều hơn một văn phòng cho thuê, bạn chỉ cần liên lạc với sự thay đổi với những người thuê đó giao dịch với văn phòng cho thuê nơi xảy ra thay đổi. Nếu bạn chỉ có một văn phòng, tất nhiên, cảnh báo cho tất cả người thuê nhà.
Chuẩn bị chữ cái trên tiêu đề thư của công ty làm cho nó trở thành "chính thức" và ghi ngày cho ngày mà bạn dự đoán hầu hết các chữ cái được phân phối. Sử dụng công nghệ mailmerge để cá nhân hóa từng chữ cái hoặc bạn có thể sử dụng định dạng chung hơn bằng cách giải quyết từng chữ cái của Người thuê nhà thân mến."
Nội dung của bức thư nên ngắn gọn và giống như kinh doanh, và nói chung nên có hai đoạn nội dung, cộng với một đoạn kết thúc. Báo cáo sự thay đổi nhân sự trong đoạn đầu tiên. Nếu nhân viên mới sẽ đảm nhận tất cả các nhiệm vụ của nhân viên rời đi, hãy nói như vậy, liệt kê các nhiệm vụ: "Jennie Smith sẽ rời công ty vào ngày 12 tháng 3 và sẽ được thay thế bởi Mary Jones, người sẽ chịu trách nhiệm cho các khiếu nại, bảo trì của người thuê yêu cầu, thu tiền thuê và trả lời tất cả các câu hỏi liên quan."
Mặt khác, nếu các nhiệm vụ trước đây được thực hiện bởi nhân viên rời đi sẽ được phân phối giữa các nhân viên hiện có và / hoặc nhân viên mới, hãy làm rõ điều đó trong đoạn đầu tiên; ví dụ: "Jennie Smith sẽ rời công ty vào ngày 12 tháng 3 và sẽ được thay thế bởi Mary Jones, người sẽ chịu trách nhiệm về các khiếu nại và yêu cầu bảo trì của người thuê. Joe White sẽ chịu trách nhiệm thu tiền thuê và trả lời tất cả các câu hỏi liên quan."
Trong đoạn thứ hai, bao gồm tất cả các ngày thích hợp; trong nhiều trường hợp, ví dụ, một nhân viên nghỉ vào thứ Sáu và báo cáo thay thế vào thứ Hai tuần sau. Trong các trường hợp khác, có một khoảng thời gian ngắn chồng chéo trong khi nhân viên rời đi đào tạo cái mới. Đóng đoạn thứ hai bằng cách nói rằng từ ngày thay đổi trở đi, tất cả các câu hỏi, nhận xét và vấn đề thích hợp nên được chuyển đến những người mới chịu trách nhiệm về chúng và đặt tên lại cho chúng. Ví dụ: "Bắt đầu từ ngày 15 tháng 3, vui lòng giải quyết các khiếu nại và yêu cầu bảo trì cho Mary Jones và liên hệ với Joe White để biết bất cứ điều gì liên quan đến tiền thuê nhà."
Trong đoạn cuối cùng, thông báo cho người thuê rằng họ nên cảm thấy thoải mái khi liên hệ với bạn với bất kỳ mối quan tâm, nhận xét hoặc câu hỏi nào. Ký tên Thư Trân trọng, theo sau là tên của bạn.
Lời khuyên
-
Chủ nhà hoặc nhân viên của họ có thể trao tay hoặc gửi các loại thư này; luân phiên, chúng có thể được phân phối với biên lai thuê.
Chống lại sự thôi thúc trở nên thân mật và cung cấp quá nhiều thông tin, ngay cả khi mọi thứ rõ ràng. "Jennie Smith sắp có con" hoặc "Jennie Smith sắp kết hôn và hưởng tuần trăng mật, và sau đó sẽ rời khỏi nhà nước" cả hai đều là những ví dụ cho quá nhiều thông tin. Hãy để Jennie chia sẻ thông tin của cô ấy với người mà cô ấy chọn và giới hạn thư của bạn với những gì cần thiết cho việc kinh doanh.
