Các doanh nghiệp sử dụng các hình thức tiếp thị và truyền thông khác nhau mỗi ngày. Thiết kế và nội dung của tiêu đề thư được sử dụng cho từng loại giao tiếp thường là điều đầu tiên mà một khách hàng tiềm năng nhìn thấy về một công ty. Mặc dù thiết kế và sáng tạo có khả năng vô tận, các công ty thường tuân theo bốn tiêu đề thư tiêu chuẩn trong giao tiếp kinh doanh.
Tiêu đề thư
Một tiêu đề thư tiêu chuẩn thường đề cập đến toàn bộ một thực thể và thường được sử dụng cho mục đích quản trị hoặc dịch vụ. Đối tượng thường chung chung và phổ biến, và bức thư có thể là một tài liệu biểu mẫu như thư mặc định, thông báo hoặc hóa đơn. Tiêu đề thư tiêu chuẩn thường chỉ bao gồm tên và địa chỉ của công ty, cũng như logo hoặc hình mờ của logo nếu công ty có.
Tiêu đề thư
Tiêu đề thư chuyên ngành rất giống với tiêu đề thư tiêu chuẩn ngoại trừ việc nó thường đến từ một bộ phận cụ thể của công ty như kế toán, pháp lý hoặc tiếp thị. Khán giả có thể quan tâm nhiều hơn đến lĩnh vực mà họ đang nhận được thông tin liên lạc. Ví dụ, trong một công ty bán lẻ, đối tượng có thể là một nhóm các nhà cung cấp cho khu vực sản xuất của công ty hoặc một nhóm kiểm toán viên cho khu vực kế toán của công ty. Giống như tiêu đề thư tiêu chuẩn, tiêu đề thư chuyên ngành bao gồm tên công ty, địa chỉ và logo hoặc hình mờ; tuy nhiên, bộ phận chuyên môn hoặc khu vực của công ty được bao gồm, cũng như bất kỳ hình ảnh hoặc logo nào khác dành riêng cho bộ phận.
Tiêu đề thư
Tiêu đề thư tùy chỉnh thường là chủ đề cụ thể hơn các loại khác và thường đến từ một người cụ thể. Những tiêu đề thư này thường được sử dụng để liên lạc giữa các bên như ghi nhớ hoặc thuyết trình. Chúng cũng được sử dụng cho thông tin liên lạc bên ngoài và thường không được sử dụng trên các tài liệu mẫu. Sử dụng ngành bán lẻ làm ví dụ một lần nữa, người quản lý dự án có thể có tiêu đề thư tùy chỉnh của riêng mình để sử dụng trong việc gửi thông tin liên lạc bên ngoài đến các nhà thầu độc lập của họ. Cùng với tên công ty, địa chỉ, logo và khu vực cụ thể, tiêu đề thư tùy chỉnh cũng bao gồm tên của người gửi cũng như thông tin liên hệ kinh doanh của cô ấy.
Tiêu đề thư
Tiêu đề thư điều hành rất giống với tiêu đề thư tùy chỉnh ở chỗ đối tượng và chủ đề dự định của nó là dành riêng cho một người hoặc vấn đề. Tiêu đề thư đặc biệt này được dành riêng cho nhân sự ở cấp giám đốc trở lên và được sử dụng cho các mục đích khác nhau, từ thư chấm dứt đến thư chào hàng. Tiêu đề thư cũng có thể xuất hiện trên một mẫu đơn từ một giám đốc điều hành cụ thể. Ví dụ, một giám đốc điều hành có thể có nhiều thư mẫu khác nhau được gửi cho các mục đích mặc định. Mặc dù về bản chất chúng là nồi hơi, người nhận có nhiều khả năng thể hiện phản hồi phù hợp khi nhận được thông tin liên lạc từ một vị trí cao hơn cụ thể, trái ngược với việc nhận được một lá thư mẫu gửi cho nhiều người nhận trên một tiêu đề thư tiêu chuẩn. Tiêu đề thư điều hành được định dạng giống như tiêu đề thư tùy chỉnh, mặc dù nó có thể làm nổi bật tiêu đề của người gửi cụ thể bằng phông chữ đậm hơn hoặc lớn hơn. Giấy cũng thường có chất lượng cao hơn.
Thiết kế và định dạng
Tất cả các tiêu đề thư của công ty nên là duy nhất trong thiết kế nhưng tiêu chuẩn nhất có thể trong định dạng. Thiết kế sẽ cho khán giả thấy văn hóa và thương hiệu của công ty bạn ngay lập tức. Ví dụ: nếu công ty của bạn có màu sắc tiếp thị, logo hoặc slogan cụ thể, chúng nên được bao gồm trong tất cả các tiêu đề thư. Nếu bạn chỉ sử dụng in đen trắng, logo và slogan của bạn sẽ còn nổi bật hơn nữa. Phông chữ của tiêu đề của bạn nên nổi bật; tuy nhiên, nó không nên quá tải hoặc không đọc được cho người đọc. Cụ thể, tiêu đề thư của bạn không nên chiếm nhiều trang hơn mức cần thiết.
