Hướng dẫn thủ tục cung cấp hướng dẫn và hướng dẫn cho hoạt động hàng ngày của một liên doanh kinh doanh. Hướng dẫn thủ tục là rất cần thiết để đảm bảo tính nhất quán và chất lượng trong các sản phẩm và dịch vụ. Mỗi doanh nghiệp quan tâm từ một doanh nhân đến các liên doanh nhỏ hoặc các tập đoàn lớn nên có một hướng dẫn thủ tục cho mỗi nhân viên như một phần của bản mô tả công việc. Hướng dẫn thủ tục cũng cung cấp một phản hồi bằng văn bản cho các trường hợp dự phòng hoặc giải pháp cho các vấn đề phổ biến. Các giải pháp đảm bảo rằng các vấn đề phổ biến có cùng một phản ứng mỗi lần.
Giải pháp và hướng dẫn cụ thể
Hướng dẫn thủ tục liên quan đến yêu cầu thực hiện công việc của nhân viên đảm bảo rằng nếu và khi nhân viên mới được thuê, hiệu suất công việc sẽ hoàn toàn giống nhau. Khi nhân viên vắng mặt vì bệnh hoặc nghỉ phép, nhân viên đảm nhận vị trí này sẽ có thể thực hiện theo chính sách bằng cách sử dụng hướng dẫn thủ tục.
Tham khảo nhanh
Hướng dẫn thủ tục cung cấp một tài liệu tham khảo nhanh khi có câu hỏi hoặc vấn đề. Việc xây dựng sổ tay thủ tục cho từng vị trí nhân viên, sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp sự thống nhất cần thiết và thay thế cho việc truyền miệng, điều này luôn không đáng tin cậy. Sửa đổi hướng dẫn thủ tục thường được tiến hành mỗi khi một vị trí, sản phẩm hoặc dịch vụ mới được giới thiệu cho tổ chức. Mỗi hướng dẫn thủ tục bao gồm một bảng nội dung, bảng chú giải thuật ngữ và bản sao của các biểu mẫu được sử dụng để thực hiện một nhiệm vụ.
Tạo sổ tay thủ tục
Không có tài liệu giải pháp, hướng dẫn và chỉ dẫn sẽ không có sự thống nhất trong kinh doanh. Trình bày tốt nhất cho một hướng dẫn thủ tục là một chất kết dính, thường là một với ba vòng. Hướng dẫn thủ tục có xu hướng chứa ít nhất 100 trang. Minh họa cho hướng dẫn có thể được tạo ra với một máy ảnh kỹ thuật số. Các nhà quản lý doanh nghiệp xác định thông tin sẽ được đưa vào sổ tay thủ tục bằng cách xây dựng một phác thảo và yêu cầu đầu vào từ mỗi người trong bộ phận mà hướng dẫn thủ tục sẽ ảnh hưởng. Nhân viên của các bộ phận cụ thể có kiến thức về các vấn đề và các vấn đề thường xảy ra trong bộ phận đó.
Lời khuyên chuyên gia
Các nhà quản lý tạo ra một hướng dẫn thủ tục cũng tìm kiếm hướng dẫn từ các chuyên gia có hồ sơ theo dõi đã được chứng minh cung cấp giải pháp và xây dựng các quy trình và chính sách. Một nhóm các chuyên gia, mỗi người có một nhiệm vụ cụ thể, tài liệu bằng văn bản về các chính sách và quy trình của một tổ chức kinh doanh cho hướng dẫn. Mọi thủ tục trong hướng dẫn thủ tục nên được thực hiện trước khi nó được đưa vào hướng dẫn thủ tục. Làm việc qua từng thủ tục cho phép nhóm có cơ hội thấy được giải pháp được đề xuất sẽ hiệu quả như thế nào.
Đồ họa trong Hướng dẫn thủ tục
Hình ảnh được bao gồm trong hướng dẫn thủ tục, đặc biệt là nếu cần nhiều bước để thực hiện một nhiệm vụ. Mọi người thường sẽ phản ứng tốt hơn với các hướng dẫn bằng văn bản hoặc chỉ dẫn được hỗ trợ bởi hình ảnh hoặc minh họa.
