Các chính sách và thủ tục là một phần quan trọng trong quản lý kinh doanh vì chúng ngăn không cho mỗi nhân viên phải phát minh lại bánh xe và họ cung cấp một tiêu chuẩn để đánh giá hiệu suất của từng cá nhân.
Sự khác biệt giữa chính sách và thủ tục là gì?
Trong các điều khoản đơn giản nhất, một chính sách xác định một kết quả, trong khi một thủ tục xác định các phương tiện đến cùng. Ví dụ, chính sách của công ty có thể là tất cả các giao dịch mua của nhân viên được nhân viên khác nâng lên, trong khi thủ tục để đạt được điều đó có thể là biên lai phải bao gồm cả tên của nhân viên đã mua và tên của nhân viên đã gọi nó lên.
Làm cách nào để xây dựng chính sách công ty?
Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể tạo nên một bộ chính sách công ty hoàn chỉnh khi lần đầu tiên mở doanh nghiệp và không bao giờ phải xem lại chúng. Tuy nhiên, cuốn sách chính sách và thủ tục của bạn nên được coi là một tài liệu sống, với các chính sách mới được bổ sung khi có nhu cầu.
Khi nào có thể thay đổi chính sách và thủ tục?
Một trong những ví dụ tốt nhất về thời điểm chính sách có thể cần được cập nhật là khi doanh nghiệp chuyển đổi từ hệ thống thủ công sang hệ thống được quản lý bằng điện tử.
Nếu chính sách và thủ tục có thể được thay đổi, tại sao chúng phải được viết?
Giữ tất cả các chính sách và thủ tục ở dạng văn bản sẽ cải thiện cơ hội rằng chúng sẽ được áp dụng một cách công bằng và vô tư cho mọi nhân viên trong công ty. Ví dụ: nếu người quản lý kỷ luật một nhân viên ăn khoai tây chiên khỏi băng chuyền, nhân viên đó có thể tuyên bố là không biết gì về chính sách nếu anh ta chưa được đưa ra một bản sao của sổ tay nhân viên nêu rõ chính sách "không ăn".
Làm thế nào các chính sách và thủ tục có thể được sử dụng để đánh giá hiệu suất?
Chính sách và thủ tục rõ ràng cho phép mỗi nhân viên biết cô ấy sẽ được đánh giá như thế nào và mỗi người quản lý có thể so sánh khách quan hiệu suất của từng cá nhân. Ví dụ: nếu chính sách là mỗi nhân viên thực hiện năm kiểm tra chất lượng mỗi giờ và ghi lại các kiểm tra của cô ấy vào sổ nhật ký, thì rất dễ để người quản lý ngồi xuống vào cuối ngày và xem ai đáp ứng tiêu chuẩn và ai không phải là.
Người quản lý nên sử dụng chính sách và tiêu chuẩn hiệu suất như thế nào?
Trên cơ sở hàng ngày, các nhà quản lý có thể sử dụng các tiêu chuẩn như những khoảnh khắc huấn luyện, cho thấy một nhân viên nơi hiệu suất của anh ta cần cải thiện hoặc nơi hiệu suất của anh ta là tuyệt vời. Vào cuối một khoảng thời gian nhất định, mỗi nhân viên có thể được hiển thị hiệu suất trung bình của mình so với tiêu chuẩn và các quyết định như tăng công đức, thăng chức hoặc thậm chí giữ chân nhân viên có thể được đưa ra trên cơ sở khách quan, công bằng và vô tư.
