Các tổ chức có lợi nhuận dựa trên các mô hình giao tiếp kinh doanh chính thức và không chính thức. Các kênh truyền thông chính thức cung cấp cấu trúc hướng tới kết quả sản xuất. Tương tác không chính thức cho phép xây dựng các mối quan hệ xác thực và các phương pháp thay thế để tạo ra ý nghĩa trong tổ chức. Cả hai bổ sung cho nhau và có thể củng cố công ty khi áp dụng hiệu quả. Mỗi có thể được lên kế hoạch, nhưng giao tiếp không chính thức thường là tự phát.
Mục đích của truyền thông chính thức
Truyền thông kinh doanh chính thức là một trao đổi chiến lược thông tin hỗ trợ một chương trình nghị sự rõ ràng. Thông tin này theo truyền thống được coi là phương thức giao tiếp nội bộ, nhưng có thể bao gồm các tương tác có cấu trúc với mọi người và các thực thể bên ngoài tổ chức.
Giao tiếp chính thức cũng có thể kích hoạt các tương tác không chính thức.Ví dụ, một sĩ quan trưởng có thể lên lịch một cuộc họp tham quan hoặc hội trường trong đó một luồng ý kiến tự do về các chủ đề thảo luận được khuyến khích. Tuy nhiên, những điều này có thể dẫn đến các tương tác cá nhân, câu chuyện và ý tưởng không có trong chương trình nghị sự ban đầu.
Các loại hình truyền thông chính thức
Các tổ chức có thể giao tiếp với nhóm nội bộ của họ thông qua giao tiếp bằng văn bản hoặc bằng lời nói. Người quản lý có thể sử dụng các công cụ bằng văn bản chính thức như email, mục blog, tài liệu đào tạo định hướng hoặc bản tin. Thuyết trình, các cuộc họp và hội nghị theo lịch trình là những ví dụ về tương tác bằng lời nói như một chiến lược giao tiếp chính thức. Giao tiếp chính thức cũng có thể bao gồm vị trí chiến lược của bảng hiệu văn phòng, đánh giá nhân viên và cộng tác với các tổ chức phi lợi nhuận. Tóm tắt tin tức và sự xuất hiện điều hành cũng là những cách sáng tạo để tăng cường mối quan hệ kinh doanh thông qua giao tiếp chính thức.
Mục đích của truyền thông không chính thức
Các tương tác tự phát châm ngòi cho một thông tin được chia sẻ thông qua các mạng truyền thông không chính thức. Truyền thông kinh doanh không chính thức nên bổ sung cho các mạng chính thức. Mối quan hệ xác thực và lợi nhuận được củng cố thông qua phương pháp này. Đôi khi, bầu không khí không chính thức có thể dẫn đến việc phân phối thông tin ngẫu nhiên và bất cẩn. Vì lý do này, tất cả các nhân viên nên đặc biệt cẩn thận về việc chia sẻ thông tin nhạy cảm trong khi giao tiếp không chính thức. Mặc dù giao tiếp bằng văn bản cũng có thể không chính thức, nhưng nó phải phù hợp để tránh các vấn đề pháp lý và đạo đức.
Các loại hình giao tiếp không chính thức
Giao tiếp bằng lời nói không chính thức có thể diễn ra trong giờ nghỉ trưa, tương tác trên hành lang và các cuộc gọi điện thoại. Các nhà giao tiếp kinh doanh sáng tạo có thể cố tình bao gồm các ghi chú viết tay, tin nhắn văn bản và nhận dạng kỷ niệm và thẻ sinh nhật để xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp của họ.
Động lực của truyền thông doanh nghiệp
Thông tin có thể được gửi từ quản lý đến nhân viên, hoặc ngược lại. Các công ty được thành lập chủ yếu trong các mạng chính thức hiếm khi đi chệch khỏi các quy tắc và giao thức. Mặt khác, văn hóa doanh nghiệp không chính thức khuyến khích tính tự phát và mạng lưới thông thường. Bất kể văn hóa công ty, các tổ chức phát triển thông qua một sự cân bằng chiến lược của các mạng chính thức và không chính thức. Các tổ chức được hưởng lợi từ việc thiết lập một mạng lưới giao tiếp mở bao gồm cả phản hồi từ nhân viên và người quản lý.
