Một trong những hình thức giao tiếp phổ biến trong kinh doanh và khoa học là viết báo cáo. Viết báo cáo kinh doanh và kỹ thuật đòi hỏi kỹ năng viết và tổ chức, khả năng nghiên cứu và khả năng diễn giải dữ liệu và trình bày nó theo cách mà các chuyên gia có thể đánh giá cao mà một giáo dân có thể hiểu được. Báo cáo kinh doanh và kỹ thuật có nhiều yếu tố giống nhau, do đó, sự khác biệt chính giữa báo cáo kinh doanh và báo cáo kỹ thuật nói chung là vấn đề.
Xác định đối tượng của bạn và cách thông tin kinh doanh và kỹ thuật của bạn sẽ được phổ biến. Cho dù bạn đang viết cho một nhóm chuyên gia hoặc chia sẻ chuyên môn kinh doanh của bạn với một nhóm sinh viên, việc biết đối tượng của bạn sẽ giúp xây dựng một báo cáo thông tin, được đón nhận. Quyết định xem báo cáo của bạn chỉ đơn giản là một hình thức giao tiếp bằng văn bản hoặc một bản trình bày đa phương tiện. Nếu bạn đã sử dụng công nghệ có lợi cho bài thuyết trình, bằng mọi cách, hãy kết hợp các biểu đồ, trang trình bày, video hoặc các cách khác để minh họa một số điểm trong báo cáo của bạn.
Tiến hành nghiên cứu về các loại báo cáo kinh doanh và báo cáo kỹ thuật. Xem lại các báo cáo mẫu và mẫu để làm quen với loại thông tin dự kiến trong giao tiếp kinh doanh của riêng bạn.
Phác thảo chủ đề của bạn và bao gồm các chủ đề nhỏ để hỗ trợ quá trình nghiên cứu. Chuẩn bị một phác thảo để giữ sự tập trung của bạn vào từng phần và giúp bạn tránh bị uốn khúc, điều này có thể tạo ra một bài thuyết trình vô tổ chức. Báo cáo kinh doanh hoặc kỹ thuật điển hình bao gồm các phần sau: giới thiệu; trình độ chuyên môn và nền tảng chủ đề; dữ liệu nghiên cứu; kết luận; và những cân nhắc trong tương lai.
Dự thảo phần nội dung đầu tiên của báo cáo kỹ thuật hoặc kinh doanh của bạn. Bắt đầu với việc mô tả trình độ, sở thích và lý do tại sao thông tin của bạn có giá trị. Giải thích cách khán giả của bạn có thể sử dụng thông tin của bạn hoặc cách dữ liệu của bạn sẽ được diễn giải. Bạn không nói cho khán giả biết cách nhận thức những phát hiện của bạn hoặc cách hình thành ý kiến về báo cáo của bạn. Thay vào đó, báo cáo của bạn nên bắt đầu với bối cảnh thông tin của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang viết về xu hướng tại nơi làm việc liên quan đến việc làm việc từ xa, hãy giải thích cách các công ty có thể sử dụng kết quả của bạn để hình thành các sắp xếp từ xa.
Lắp ráp kết quả nghiên cứu và dữ liệu. Tổ chức nghiên cứu của bạn là vô cùng quan trọng bởi vì khán giả của bạn sẽ đặt câu hỏi về chuyên môn của bạn nếu bạn trình bày những phát hiện không đáng tin cậy, lỗi thời hoặc không hợp lệ. Đảm bảo dữ liệu của bạn đặc biệt phù hợp với chủ đề của bạn và cơ cấu lại dữ liệu theo cách dễ hiểu.Trừ khi đối tượng của bạn chỉ bao gồm các chuyên gia có kiến thức sâu về thuật ngữ kỹ thuật và kinh doanh, hãy giữ cho nghiên cứu của bạn đơn giản. Thuật ngữ thay thế bằng các thuật ngữ quen thuộc với giáo dân và tóm tắt nghiên cứu của bạn một cách hấp dẫn.
Chuẩn bị một cuộc thảo luận về những phát hiện của bạn, bao gồm kết luận của bạn và các cách được đề xuất để kết hợp báo cáo của bạn vào các quy trình kinh doanh hoặc kỹ thuật. Không bị rời rạc, hãy nói rõ những phát hiện của bạn một cách sáng tạo và sáng tạo. Báo cáo kinh doanh và kỹ thuật đôi khi có tiếng là nghiêm khắc và bảo thủ. Bạn có thể truyền cảm hứng cho việc sử dụng sáng tạo báo cáo của mình thông qua hiển thị dữ liệu mà khán giả có tư duy tiến bộ có thể sử dụng.
Lắp ráp các phần của tài liệu của bạn theo thứ tự hợp lý. Viết phần giới thiệu ngắn sau khi bạn hoàn thành mọi phần - việc soạn phần giới thiệu thường dễ dàng hơn một khi bạn có cơ hội xem lại bản nháp tổng thể của mình. Phần giới thiệu của bạn phải ngắn gọn - mục đích của phần giới thiệu của bạn chỉ đơn giản là cung cấp cho khán giả cái nhìn thoáng qua về chủ đề báo cáo kỹ thuật hoặc kinh doanh của bạn.
Cho phép bản thân có thời gian để tinh chỉnh và chỉnh sửa báo cáo của bạn. Đó là một ý tưởng tốt để đặt báo cáo sang một bên và trở lại nó một hoặc hai ngày sau với một đôi mắt mới. Nếu có thể, hãy nhờ một đồng nghiệp xem lại bản nháp của bạn. Kết hợp bất kỳ đề xuất nào bạn cảm thấy thêm vào độ tin cậy và khả năng sử dụng thông tin của bạn.
