Bất kể ngành nghề của bạn, hiểu cách viết một lá thư kinh doanh cơ bản là điều bắt buộc đối với tất cả các doanh nhân. Mặc dù thư tín kinh doanh cơ bản là rất phổ biến, có một số loại thư kinh doanh bằng văn bản kỹ thuật. Thư kinh doanh khác nhau theo đối tượng, mục đích, tác giả và định dạng cụ thể.
Sơ yếu lý lịch
Các doanh nhân sử dụng thư xin việc trong quá trình xin việc để "bán" mình cho tổ chức mà họ đang cố gắng tham gia. Thư xin việc là ấn tượng đầu tiên mà bạn với tư cách là người tìm việc sẽ làm cho nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn và nhà tuyển dụng thường sử dụng thư xin việc như một bài kiểm tra giấy quỳ để xác định xem hồ sơ xin việc có đáng đọc hay không. Theo Phòng thí nghiệm Viết trực tuyến Purdue, bạn nên viết thư xin việc bằng giọng kể chuyện, nêu bật những kinh nghiệm và kỹ năng đã chuẩn bị cho bạn cho công việc bạn đang tìm kiếm. Trung tâm viết lách tại Đại học Bắc Carolina ở Đồi Chapel gợi ý cách viết bằng giọng điệu nằm giữa cực kỳ đàm thoại và cực kỳ trang trọng. Sử dụng động từ hành động thường xuyên khi viết thư xin việc và sử dụng quảng cáo hoặc mô tả công việc cần giúp đỡ để tìm các từ khóa, chẳng hạn như "định hướng chi tiết", nên được bao gồm trong thư của bạn.
Thư kinh doanh thuyết phục
Nếu bạn đang viết một lá thư kinh doanh thuyết phục, bạn đang cố gắng thuyết phục người nhận thực hiện các hành động mà bạn đề xuất. Bạn có thể viết loại thư kinh doanh này cho nhân viên, giám sát viên, khách hàng hoặc đồng nghiệp hoặc cho các bên khác trong hoặc ngoài tổ chức của bạn. Một lá thư kinh doanh thuyết phục phải nêu rõ mục đích (để thuyết phục) trong vài câu đầu tiên, theo EnglishClub. Văn bản kinh doanh ngắn gọn bởi vì các doanh nhân bận rộn rập khuôn. Điều rất quan trọng đối với thư của bạn để đi đến điểm nhanh chóng và không lãng phí thời gian với những lời giới thiệu, giao tiếp xã hội hoặc chi tiết không cần thiết. Nêu tiến trình hành động mà bạn muốn người đọc của bạn thực hiện trong vài dòng đầu tiên và dành phần thân của bức thư nêu rõ lợi ích của hành động hoặc giải thích lý do tại sao nên thực hiện. Hãy chắc chắn bao gồm rõ ràng bất kỳ chi tiết cần thiết. EnglishClub cũng gợi ý rằng bạn cũng nêu rõ nếu bạn yêu cầu trả lời.
Khi bạn viết một lá thư kinh doanh thuyết phục, hãy phân tích đối tượng của bạn. Những người bạn đang viết sẽ xác định những thông tin bạn bao gồm. Ví dụ: bạn sẽ chỉ thêm phần giới thiệu nếu người bạn đang viết không biết bạn. Ngoài ra, người quản lý sẽ tìm thấy những lợi ích khác nhau trong quá trình hành động so với khách hàng.
Thư xin lỗi
Mặc dù chúng là một trong những loại thư kinh doanh phổ biến nhất, thư xin lỗi cũng là một trong những loại khó viết nhất. Bạn phải viết thư để "giữ thể diện", cho phép doanh nghiệp của bạn giữ được sự liêm chính trong khi đưa ra lời xin lỗi chân thành vì sự bừa bãi. Giống như các giao tiếp kinh doanh khác, đi thẳng vào vấn đề. Viết ý định của bức thư - để xin lỗi - và những gì bạn đang xin lỗi trong đoạn đầu tiên. Theo ABusinessResource, đoạn tiếp theo của bạn nên yêu cầu bên bị lỗi tha thứ lỗi và giải thích lỗi đã xảy ra như thế nào, cũng như bất cứ điều gì đang được thực hiện để đảm bảo điều đó sẽ không xảy ra lần nữa. Cuối cùng, bạn nên nêu lại lời xin lỗi của mình và đề nghị bù đắp lỗi lầm bằng giảm giá, hàng hóa miễn phí hoặc theo một cách thích hợp khác. Trong một lá thư xin lỗi, không bao giờ tỏ ra phòng thủ và luôn cung cấp thông tin liên lạc của một người có thể giải quyết vấn đề tốt nhất.
