Dẫn dắt một cuộc họp không phải lúc nào cũng dễ dàng. Mọi người khét tiếng vì không thích các cuộc họp, bỏ qua chúng và không chú ý khi họ tham dự. Nếu bạn phải dẫn dắt một cuộc họp, việc thực hiện một số bước thông thường sẽ đảm bảo kết luận giữa những người tham dự của bạn rằng cuộc họp của bạn có giá trị và được dẫn dắt hiệu quả.
Tiết lộ trước cuộc họp và ngày giờ tốt để người tham dự có thể giữ lịch trình của họ rõ ràng. Ngoài ra, gửi một lời nhắc email ngày hôm trước. Cuối cùng, một thông báo trên hệ thống liên lạc 15 phút trước là hữu ích. Điều này giảm thiểu khả năng bất cứ ai quên tham dự.
Bắt đầu thời gian. Điều này thể hiện sự tôn trọng với những người đúng giờ. Công nhận người đến sau với một cái gật đầu, nếu có. Không cần đề cập đến độ trễ trong cuộc họp.
Sắp xếp công nghệ của bạn trước và đảm bảo tất cả đều hoạt động tốt. Không có gì tệ hơn cho người tham dự hơn là xem bạn vật lộn với liên kết máy tính xách tay của bạn trong 15 phút.
Có một chương trình nghị sự, giữ nó càng ngắn càng tốt và bám sát nó. Gửi email chương trình nghị sự trước để người tham dự có thể nghĩ về nó. Tại cuộc họp, nếu ai đó đi lạc khỏi chương trình nghị sự, hãy nói: "Hãy nghĩ về việc đưa mối quan tâm đó vào chương trình nghị sự cho cuộc họp tiếp theo của chúng tôi."
Hãy chắc chắn rằng mục đích của cuộc họp của bạn là rất rõ ràng. Chương trình nghị sự sẽ giúp với điều này nhưng bạn cần làm rõ thêm. Đảm bảo nó được hiểu liệu mục đích của bạn là giải quyết vấn đề, thảo luận về các lựa chọn hoặc tiến hành đào tạo. Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người biết chính xác tại sao họ có mặt.
Hãy nhớ rằng mọi người học theo những cách khác nhau. Sử dụng nhiều phương tiện truyền thông - thị giác, thính giác, thậm chí các hoạt động thể chất - để truyền đạt quan điểm của bạn.
Yêu cầu mọi người viết ra bất kỳ ý tưởng bổ sung nào họ có liên quan đến chủ đề và để chúng trong một ngăn xếp trên đường ra vào cuối cuộc họp. Sau đó, cung cấp cho mỗi người tham dự một bản sao cứng của biên bản cuộc họp hoặc thay vào đó là email.
Lời khuyên
-
Nếu cuộc họp sẽ kéo dài hơn 30 phút, hãy xem xét đặt một số sôcôla trên bàn cho người tham dự.
Cảnh báo
Tránh lạc đề. Đây là một trong những lý do hàng đầu mà mọi người cảm thấy các cuộc họp là một sự lãng phí thời gian.
