Một ứng dụng việc làm cung cấp cho các nhà quản lý thông tin quan trọng về một ứng cử viên cho thuê. Nó cũng có thể cung cấp thông tin có giá trị trong tương lai nếu các câu hỏi được đặt ra về người được thuê để lấp đầy công việc, hoặc về lý do tại sao bất kỳ ứng cử viên cụ thể nào không được tuyển dụng. Duy trì hồ sơ việc làm tốt có thể giúp bảo vệ người sử dụng lao động trong trường hợp vụ kiện được đệ trình chống lại công ty.
Tuyển dụng hồ sơ
Tất cả các ghi chú phỏng vấn và câu hỏi ứng dụng nên chứa các ghi chú có liên quan để tạo điều kiện cho một quyết định tuyển dụng. Đó là một ý tưởng tốt để giữ các ứng dụng việc làm cho các cá nhân làm việc cho công ty trong suốt thời gian làm việc của họ, cộng thêm 2 năm sau khi việc làm đã kết thúc.
Ứng dụng chào mời
Bạn nên giữ tất cả các ứng dụng bạn nhận được để đáp lại bất kỳ bài đăng hoặc quảng cáo nào bạn làm cho vị trí tuyển dụng. Nếu, tại một thời điểm nào đó trong tương lai, một người nộp đơn không thành công cáo buộc rằng bạn bị phân biệt đối xử khi từ chối đơn đăng ký của cô ấy, bạn có thể phải xuất trình đơn đăng ký của cô ấy và giải thích khách quan tại sao bạn không xem xét cô ấy. Luật thường yêu cầu bạn giữ các ứng dụng này trong hai năm.
Đơn tham gia không tự nguyện
Bạn cũng có thể nhận được các ứng dụng không mong muốn, qua thư, trực tiếp hoặc qua Internet. Đây thường là một nguồn dữ liệu ứng viên rất hữu ích và việc mời ai đó tham gia phỏng vấn trên cơ sở đơn đăng ký không được yêu cầu có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc khi điền vào chỗ trống, đặc biệt là những việc không mong muốn. Tuy nhiên, làm như vậy, xác nhận các ứng dụng không được yêu cầu như một con đường để làm việc với công ty của bạn và tất cả các ứng dụng không được yêu cầu có được trạng thái của các tài liệu pháp lý mà bạn phải lưu trong hồ sơ. Luật pháp rõ ràng hơn một chút về thời gian duy trì các ứng dụng không được yêu cầu, nhưng các chuyên gia nhân sự khuyên bạn nên sử dụng tiêu chuẩn 2 năm tương tự như đối với các ứng dụng chào mời.
Giữ lại ứng dụng
Các ứng dụng của các ứng cử viên không thành công có thể cung cấp một điểm khởi đầu để lấp đầy công việc vào lần tiếp theo nó bị bỏ trống, lý do chính thường được đưa ra để giữ lại các ứng dụng là giá trị tiềm năng của họ trong việc bảo vệ chống lại một vụ kiện. Các luật liên bang và tiểu bang khác nhau cấm phân biệt đối xử trong tuyển dụng vì nhiều lý do, bao gồm tuổi tác, giới tính, tôn giáo, nguồn gốc quốc gia, khuyết tật không can thiệp vào việc thực hiện công việc và tình trạng hôn nhân, trong số những người khác. Những người xin việc không thành công đôi khi cho rằng họ bị phân biệt đối xử trong quá trình tuyển dụng. Bảo vệ tốt nhất của bạn chống lại các khoản phí như vậy là sản xuất ứng dụng gốc và tài liệu đi kèm, cũng như các ghi chú đương thời bạn đã thực hiện trên ứng dụng.Nếu bạn tuân theo các thực tiễn tuyển dụng và tuyển dụng tốt nhất, tài liệu đó sẽ cung cấp lý do khách quan cho việc bạn chưa thuê ứng viên.
