Một đề xuất của bộ phận thường được sử dụng để có được các nguồn lực cho một chương trình mới hoặc mở rộng, một dịch vụ mới hoặc một cách thức kinh doanh hiện tại khác sẽ yêu cầu phê duyệt để chi tiêu phân bổ ngân sách của bộ. Nó cần phải đủ ngắn gọn để tôn trọng thời gian của người ra quyết định, nhưng đủ toàn diện để được chấp thuận. Một đề xuất có thể là một phản hồi cho Yêu cầu đề xuất (RFP), hoặc nó có thể không được yêu cầu.
Chuẩn bị đề xuất
Làm nghiên cứu của bạn. Đọc kỹ RFP hoặc hướng dẫn đề xuất của bộ. Biết những gì họ đang yêu cầu (định dạng, chiều dài, số phần). Thực hiện theo các hướng dẫn chính xác; đừng ngẫu hứng.
Biết người mà bạn đang trình bày đề xuất cho: CEO, ban quản lý hoặc quản lý bộ phận. Bạn sẽ cần phải đưa ra đề xuất theo quan điểm của họ. CEO sẽ cần một cái nhìn chiến lược hơn, trong khi người quản lý sẽ yêu cầu nhiều chi tiết về thủ tục hơn. Ban quản lý sẽ bao gồm cả hai, vì vậy cả hai mục tiêu cần được ghi chép tốt.
Đọc kế hoạch chiến lược của phòng ban, hoặc tương đương. Bạn sẽ cần chỉ ra cách đề xuất của bạn hoàn thành mục tiêu chiến lược hoặc kết quả chính. Đọc bất kỳ tài liệu bộ phận thích hợp khác, đặc biệt là các tài liệu tham khảo khu vực bạn đang làm việc.
Đề xuất phát triển
Bắt đầu với lịch sử của vấn đề bạn sẽ giải quyết hoặc dịch vụ bạn sẽ kết xuất. Mô tả nhu cầu hoặc cung cấp một phân tích nhu cầu. Thể hiện sự hiểu biết của bạn về cấu trúc phòng ban và nơi đề xuất này sẽ phù hợp.
Xác định lợi ích của đề xuất của bạn - định lượng nếu có thể. Làm nổi bật các điểm mạnh và cơ hội một cách định lượng, và đưa ra các giải pháp cho các điểm yếu và các mối đe dọa. Mô tả các lựa chọn và các lựa chọn thay thế có thể về chi phí và lợi ích tương đối. Làm một phân tích rủi ro; bao gồm những cân nhắc về pháp lý và xác định các giải pháp cho các rủi ro đã xác định. Nêu lựa chọn ưa thích của bạn, và cho thấy tại sao.
Xác định nguồn nhân lực và vật chất sẽ được yêu cầu cho tùy chọn được đề xuất, cả về số lượng và chi phí. Đảm bảo tất cả các khiếu nại của bạn là chính xác và bạn có đủ nguồn lực để cung cấp kết quả mà bạn đang hứa.
Nêu rõ khung thời gian của công việc. Bao gồm cấu trúc phân chia công việc cơ bản hoặc biểu đồ Gantt, cả hai đều là công cụ quản lý dự án. Nếu bạn không quen thuộc với họ, thì hãy tìm một đồng nghiệp. Hãy chắc chắn bao gồm tên của bất kỳ đồng nghiệp nào cung cấp trợ giúp quan trọng, bằng lời nói hoặc trong đề xuất.
Trước khi gửi đề xuất, đặt nó sang một bên trong 24 giờ. Đọc nó kỹ lưỡng, và xác định bất kỳ điểm yếu; thắt chặt ngữ pháp. Hỏi ai đó mà bạn tin tưởng để đọc lại và viết lại nếu cần thiết.
Tạo một bản tóm tắt điều hành. Trong một trang hoặc ít hơn, hãy nêu các phần quan trọng của đề xuất. Đặt đây là trang đầu tiên. Trang thứ hai phải là một chỉ mục hoặc mục lục chính xác.
Lời khuyên
-
Nếu bạn phải trình bày trực tiếp, hãy thực hành bài thuyết trình của bạn trước gương hoặc trình bày với đồng nghiệp như một cuộc chạy bộ khô khan.
Không bao giờ hứa những gì bạn không thể cung cấp hoặc đưa ra yêu cầu không có căn cứ hoặc không đúng sự thật.
