Viết ở định dạng kinh doanh khác với các loại văn bản khác. Nguyên tắc cứng nhắc hơn, và phong cách bạn viết thường được xác định trước. Mục tiêu khi viết theo phong cách kinh doanh là luôn xuất hiện chuyên nghiệp. Phần lớn các văn bản bạn làm sẽ dành cho khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng, đồng nghiệp hoặc cấp trên. Một số tài liệu này có thể ảnh hưởng đến việc bạn hoặc công ty của bạn hoạt động tốt như thế nào, vì vậy việc làm theo hướng dẫn là rất cần thiết.
Sử dụng định dạng khối, khối sửa đổi hoặc khối bán khi viết thư kinh doanh. Định dạng khối được sử dụng phổ biến nhất. Trong định dạng này, mọi thứ đều được để lại hợp lý và khoảng cách đơn, ngoại trừ khoảng trắng kép giữa các đoạn.
Viết tài liệu của bạn cho khán giả. Tập trung vào nhu cầu và sở thích của họ thay vì của bạn. Hãy suy nghĩ về những gì người đọc cần biết và xác định cách thức phù hợp để chuyển thông tin đến những người đọc cụ thể đó.
Sử dụng giọng điệu trang trọng khi viết cho cấp trên hoặc khách hàng. Chỉ sử dụng một âm báo không chính thức cho các bản ghi nhớ hoặc email cho đồng nghiệp.
Làm nổi bật thông tin tích cực, và tập trung vào những lợi ích cho người đọc. Điều này đặc biệt quan trọng khi viết một bức thư có chứa một thông điệp tiêu cực.
Viết rõ ràng và chính xác. Bạn có thể làm điều này bằng cách giữ các đoạn văn ngắn, bằng cách nêu thông tin quan trọng ở phần đầu của tài liệu và đoạn văn và bằng cách sử dụng danh sách khi có thể. Điều này giúp độc giả của bạn, những người thường bị ép thời gian, tìm thấy thông tin quan trọng ngay cả khi họ chỉ đọc lướt qua tài liệu.
Đọc lại tài liệu của bạn để đảm bảo rằng nó không có lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Bất kỳ sai lầm trong văn bản của bạn có thể làm cho bạn xuất hiện không chuyên nghiệp hoặc bất cẩn.
Lời khuyên
-
Nói chung, bạn có thể sử dụng các từ "Tôi" và "bạn" trong tài liệu kinh doanh. Tuy nhiên, hãy thận trọng khi sử dụng từ "chúng tôi", vì điều này biến lời nói của bạn thành sự phản ánh trên toàn bộ công ty.
Luôn luôn sử dụng dấu hai chấm, không phải dấu phẩy, sau lời chào trong thư kinh doanh.
