Hầu hết các công việc trong các công ty bao gồm nhiều dự án. Các dự án này vận hành gam và có thể bao gồm xây dựng, nghiên cứu tiếp thị, liên quan đến web, giới thiệu sản phẩm mới và các dự án mua lại công ty. Dù thế nào đi chăng nữa, ai đó cần phải đi đầu trong dự án và phát triển một danh sách kiểm tra để hoàn thành công việc. Sau đó, trách nhiệm cần phải được phân tích và phân công. Bạn cần cho phép đủ thời gian để hoàn thành dự án đúng hạn. Do đó, có một số điều quan trọng cần xem xét khi khởi động bất kỳ dự án mới.
Danh sách các nhiệm vụ
Việc xem xét đầu tiên khi khởi động một dự án là liệt kê ra các nhiệm vụ cụ thể. Người lãnh đạo dự án, có thể là giám đốc hoặc người quản lý, thường sẽ giám sát dự án. Khi làm như vậy, anh ta cần liệt kê tất cả các nhiệm vụ hoặc chức năng cần thiết để đưa dự án thành hiện thực. Ví dụ, một dự án xây dựng đòi hỏi phải lựa chọn một vị trí địa điểm cụ thể, tài chính, giấy phép và mua sắm nguyên liệu thô như gỗ và bê tông. Các nhiệm vụ bổ sung phải được đưa vào để hoàn thành việc xây dựng tòa nhà hoặc công trình. Khi khởi chạy một dự án, hãy lập một danh sách đầy đủ về mọi nhiệm vụ liên quan. Gặp gỡ với những người quản lý khác để đảm bảo rằng danh sách của bạn là chính xác và bao gồm tất cả. Một người quản lý bộ phận khác có thể biết các nhiệm vụ bổ sung cần thiết cho dự án.
Ngân sách
Bạn thường sẽ có một ngân sách cho dự án của bạn. Là người lãnh đạo dự án, bạn có trách nhiệm đảm bảo bạn hoàn thành dự án trên hoặc dưới ngân sách. Một cách để thực hiện điều này là để mọi người tham gia cung cấp chi phí cho bài tập của họ. Một số cá nhân sẽ có nhiều chuyên môn trong việc ước tính chi phí vật liệu so với người lãnh đạo dự án, đặc biệt nếu nhiều chuyên gia chuyên môn sẽ làm việc trong dự án. Bất cứ khi nào có thể, hãy thêm 10% đến 15% vào chi phí của dự án dưới dạng bộ đệm, theo Social Signal, chuyên gia tư vấn cho ngành truyền thông xã hội. Bạn sẽ chỉ có thể thêm bộ đệm hoàn hảo này đến 15 phần trăm khi viết kế hoạch kinh doanh trước - khi bạn biết về dự án trước thời hạn.
Tài nguyên
Một phần quan trọng khác của danh sách kiểm tra khởi động dự án là xác định tài nguyên bạn sẽ cần. Tài nguyên bao gồm các nhà thầu, đại lý và các nhà cung cấp bên ngoài khác sẽ giúp bạn trong dự án. Ví dụ, các nhà thầu là cần thiết cho các dự án xây dựng. Bạn có thể cần một cơ quan nghiên cứu tiếp thị để tiến hành khảo sát qua điện thoại cho dự án của bạn. Tài nguyên cũng có thể bao gồm các tài liệu tham khảo hoặc báo cáo; hoặc phần mềm đặc biệt bạn có thể cần để hoàn thành dự án.
Nhiệm vụ và ngày đến hạn
Những người làm việc trong dự án của bạn cần được giao một số nhiệm vụ nhất định. Phân công nhiệm vụ giúp bạn hoàn thành công việc nhiều hơn với tốc độ nhanh hơn. Phân công nhiệm vụ cho những người chuyên về các lĩnh vực cụ thể liên quan đến các nhiệm vụ. Ví dụ, các nhà quản lý tài chính có thể làm việc về dự kiến doanh số và lợi nhuận cho một dự án giới thiệu sản phẩm mới. Quản lý tiếp thị có thể làm việc trên các nhiệm vụ liên quan đến khái niệm hoặc ý tưởng sản phẩm, giá cả, quảng cáo và phân phối. Ngoài ra, ngày đáo hạn phải được thiết lập cho tất cả các dự án. Cách tốt nhất để phân công nhiệm vụ dự án và ngày đáo hạn là thông qua các cuộc họp. Sau đó, cung cấp một danh sách tất cả các nhiệm vụ dự án và những người chịu trách nhiệm hoàn thành chúng. Phân phối danh sách cho mọi người tham gia vào dự án. Gặp gỡ định kỳ để đảm bảo các nhiệm vụ được tiến hành một cách kịp thời.
Kế hoạch dự phòng
Luôn luôn có dự phòng được xây dựng trong danh sách kiểm tra dự án của bạn. Đôi khi, các nhiệm vụ có thể khó hoàn thành đúng hạn. Ví dụ, một nhà cung cấp dịch vụ in có thể bị chậm trễ trong việc in các công cụ hỗ trợ bán hàng đúng hạn. Một số nguyên liệu thô có thể không thể có được. Do đó, bạn cần nghĩ ra các kế hoạch dự phòng để đáp ứng thời hạn. Ví dụ, bạn có thể thay thế một nguyên liệu thô khác cho dự án xây dựng; hoặc cung cấp một bản nháp của các phương tiện trực quan bán hàng nếu chúng không được hoàn thiện. Sau đó, thông báo cho giám đốc điều hành hoặc sếp của bạn khi các bản sao cuối cùng của phương tiện trực quan sẽ được hoàn thành.
