Các hệ thống lưu trữ đã phát triển qua nhiều năm từ việc nộp giấy tờ trong hộp đến các chương trình phần mềm tinh vi lưu trữ các tệp điện tử ngoài tầm nhìn. Mặc dù bạn có thể chọn nhiều loại ngày hôm nay, tất cả các hệ thống nộp đơn đều có chung một mục tiêu: quản lý hồ sơ hiệu quả. Với các hệ thống nộp đơn khác nhau có sẵn, điều quan trọng là phải xem xét các đặc điểm của từng loại để chọn một hệ thống phù hợp nhất. Các hệ thống nộp đơn phổ biến nhất là dễ thực hiện và cung cấp một phương tiện quản lý tệp hiệu quả.
Nộp bảng chữ cái
Nộp chữ cái là hệ thống nộp đơn phổ biến nhất cho ít hơn 5.000 hồ sơ. Nộp theo thứ tự chữ cái là một hệ thống trong đó bạn sắp xếp các tệp theo tên của các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan, chủ đề, chủ đề hoặc vị trí địa lý theo thứ tự từ điển. Hệ thống này có hiệu quả cho các tập tin tên khách hàng hoặc khách hàng. Nếu nộp đối tượng, sử dụng một chỉ số tương đối. Chỉ mục là một danh sách theo thứ tự bảng chữ cái của các tên chủ đề được chọn để đại diện cho từng chủ đề. Tham khảo chỉ số tương đối để tìm ra tên chủ đề để nộp hồ sơ theo.
Nộp số
Khi thiết lập một hệ thống lưu trữ số, sắp xếp các tệp theo thứ tự liên tục bằng cách sử dụng các số trực tiếp từ bản ghi hoặc một số được gán. Hầu hết các hệ thống sử dụng một chỉ mục để lấy các tập tin. Một hệ thống lưu trữ số làm tăng năng suất do tăng tốc độ nộp và định vị tệp.Nó cũng cung cấp nhận dạng chính xác và cho phép bảo mật cao hơn. Nó có khả năng mở rộng vô hạn và bạn có thể sử dụng nó cho hơn 5.000 hồ sơ, không giống như các hệ thống nộp đơn chữ cái.
Nộp đơn Alpha -numeric
Tập tin Alpha-số sử dụng kết hợp tên và số. Bạn thường sử dụng loại hệ thống nộp đơn này với tên và số chủ đề. Sắp xếp các tệp theo các phân chia chữ cái hoặc tiêu đề chủ đề, sau đó theo thể loại số. Cần sử dụng một chỉ mục tương đối cho các tệp số alpha. Chỉ mục sẽ liệt kê các mã số được gán cho từng bộ phận chữ cái.
Hệ thống lưu trữ không cần giấy tờ
Hệ thống nộp đơn không cần giấy tờ đang trở nên phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp và gia đình. Nó giải quyết nhu cầu về không gian lưu trữ vật lý và vấn đề mất thông tin hoặc thất lạc. Một hệ thống nộp đơn không cần giấy tờ cho phép truy cập chung trên nhiều bộ phận. Mặc dù quyền truy cập được chia sẻ cung cấp quyền truy cập theo yêu cầu vào hồ sơ, bạn có thể đặt quyền người dùng để xem, chỉnh sửa, tạo hoặc xóa các tệp để kiểm soát quyền truy cập. Các loại hệ thống nộp đơn không cần giấy bao gồm các chương trình phần mềm đơn giản, máy chủ tài liệu và hệ thống quản lý tài liệu.
