Hầu hết các công ty chuẩn bị một ngân sách hàng năm, cũng thường được gọi là một kế hoạch hàng năm. Quản lý cấp cao, đặc biệt là Giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm phê duyệt ngân sách cuối cùng, sau đó trở thành cuốn sách hướng dẫn điều hành công ty. Quá trình phê duyệt đôi khi có thể mất nhiều thời gian hơn so với việc chuẩn bị ngân sách, bởi vì các quyết định khó khăn phải được đưa ra về việc ưu tiên chi tiêu. Việc đưa ra các quyết định này đòi hỏi thảo luận qua lại đáng kể giữa đội ngũ quản lý.
Hợp nhất ngân sách
Trong các tập đoàn đủ lớn để có các phòng ban hoặc bộ phận, người quản lý của các đơn vị chức năng này chịu trách nhiệm chuẩn bị ngân sách của riêng họ, họ nộp cho bộ phận tài chính. Ngân sách của các bộ phận được hợp nhất bởi các nhân viên tài chính để tạo ra ngân sách cho toàn bộ công ty. Quá trình lập ngân sách thường bắt đầu với quản lý cấp cao cung cấp các hướng dẫn cho các nhà quản lý bộ phận sử dụng, chẳng hạn như các giả định về môi trường kinh tế sẽ ra sao trong năm tới. Việc ngân sách của người quản lý có được phê duyệt hay không thường là một chức năng của việc anh ta tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc nhất định. Nếu quản lý cấp cao đang cố gắng giảm chi phí, một người quản lý đề xuất tăng 20% chi tiêu cho bộ phận của mình rất có thể sẽ cần phải điều chỉnh lại ngân sách của mình.
Đánh giá của nhân viên tài chính
Bộ phận tài chính tiến hành đánh giá ban đầu về ngân sách của bộ phận. Họ phân tích các chi tiêu được đề xuất, hoặc trong trường hợp của các bộ phận sản xuất doanh thu, các giả định được sử dụng để chuẩn bị dự báo doanh thu. Họ tìm kiếm sự khác biệt đáng kể từ ngân sách năm ngoái. Mục tiêu của họ là đảm bảo mỗi ngân sách hợp lý và có thể đạt được. Họ cũng muốn xác định cắt giảm ngân sách tiềm năng trong trường hợp quản lý cấp cao quyết định tổng chi tiêu đề xuất cho công ty quá cao.
Đánh giá bởi quản lý hàng đầu
Ban lãnh đạo cấp cao xem xét ngân sách hợp nhất và quyết định xem dự báo doanh thu và lợi nhuận có phù hợp với mục tiêu họ đặt ra cho năm tới hay không. Nếu lợi nhuận dự kiến thấp hơn những gì họ mong đợi, công ty cần xác định các cách để tạo thêm doanh thu hoặc cắt giảm chi tiêu để cải thiện lợi nhuận cuối cùng. Phân tích được cung cấp bởi bộ phận tài chính là vô cùng hữu ích trong việc giúp họ xác định các lĩnh vực cần giải thích thêm từ các nhà quản lý bộ phận - hoặc chi phí có vẻ quá cao và có thể được cắt giảm.
Thảo luận với Giám đốc bộ phận
Quản lý cấp cao gặp gỡ với từng người quản lý bộ phận, đôi khi có một nhân viên tài chính tham dự, để hiểu rõ hơn về các yêu cầu ngân sách mà người quản lý đã nộp. Người quản lý bộ phận phải đến chuẩn bị để bảo vệ yêu cầu của mình. Ban lãnh đạo cấp cao phải cân nhắc hậu quả của việc cắt giảm ngân sách lớn. Cắt giảm chi tiêu tiếp thị chẳng hạn có thể có ảnh hưởng xấu đến doanh thu trong tương lai. Quản lý cấp cao có nhiệm vụ khó khăn là đảm bảo mỗi bộ phận có các nguồn lực cần thiết để hoạt động hiệu quả trong khi vẫn giữ tổng chi phí đủ thấp để công ty có thể duy trì lợi nhuận.
Quyết định khó khăn
Một người quản lý bộ phận có thể không hài lòng với ngân sách cuối cùng của mình nếu anh ta thấy quản lý cấp cao đã cắt giảm đáng kể. Nhưng hy vọng ban lãnh đạo cấp cao đã truyền đạt lý do cho những quyết định khó khăn này. Khi quá trình phê duyệt ngân sách hoàn tất, mỗi người quản lý sẽ cảm thấy được đối xử công bằng. Lý tưởng nhất, anh ấy cảm thấy mình có nguồn lực dồi dào để đạt được các mục tiêu của bộ phận và kết quả là sẵn sàng nỗ lực tối đa trong năm tới.
