Phương pháp 5S là một phần thiết yếu của bộ công cụ sản xuất tinh gọn. Khi được sử dụng đúng cách, nó có thể giúp cải thiện sự an toàn và hiệu quả của lực lượng lao động của bạn. Mỗi bước trong quy trình 5S thể hiện một cơ hội để chuẩn hóa và chống lỗi, và có một danh sách kiểm tra đơn giản sẽ giúp bạn thực hiện đúng từng chữ "S" trong hệ thống.
Sắp xếp
Loại bỏ tất cả các mục không cần thiết khỏi khu vực làm việc. Một khu vực riêng nên được chỉ định là khu vực "thẻ đỏ". Đặt tất cả các vật dụng không thiết yếu không được vứt đi, chẳng hạn như các công cụ và thiết bị bổ sung, trong khu vực này. Đính kèm một thẻ được đánh số cho mỗi mục trong khu vực thẻ đỏ cho biết nó đến từ đâu, tại sao nó được gắn thẻ và tên của người đã gắn thẻ. Gửi các mục được gắn thẻ màu đỏ cho người hoặc bộ phận thích hợp để xử lý.
Sắp đặt thứ tự
Tổ chức khu vực làm việc. Cụm từ chính để mô tả bước này là "một nơi dành cho mọi thứ và mọi thứ ở vị trí của nó". Các biện pháp này có thể bao gồm các mục mã hóa màu và ghi nhãn hoặc thậm chí khai thác các khu vực cụ thể trên máy trạm được dán nhãn cho các mục riêng lẻ. Các mối nguy hiểm cho chuyến đi như dây sai lầm nên được loại bỏ bằng cách buộc chúng lại với nhau và buộc chúng vào bàn hoặc tường. Đây là một cơ hội không chỉ để làm cho khu vực làm việc của bạn an toàn hơn, mà còn hài lòng hơn về mặt thẩm mỹ.
Tỏa sáng
Làm sạch mọi thứ cho đến khi nó tỏa sáng. Khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết và đặt tất cả các vật dụng còn lại vào vị trí của chúng, khu vực làm việc của bạn sẽ đủ rõ ràng để làm sạch đúng cách và nhanh chóng. Dành thời gian để làm sạch khu vực làm việc ngày hôm nay, và thực hiện các bước để giúp duy trì dễ dàng hơn trong tương lai. Điều này có thể bao gồm sơn hoặc sửa chữa nhỏ cho máy trạm và chắc chắn nên bao gồm bảo trì phòng ngừa để giúp máy trạm và tất cả các thiết bị không bị bẩn hoặc hư hỏng trong tương lai.
Chuẩn hóa
Bước này nhằm mục đích khiến tất cả các thành viên trong nhóm và các khu vực chức năng thực hiện mọi việc theo cùng một cách. Đầu tiên, điều này có nghĩa là thu thập và thực hiện các thực tiễn tốt nhất được phát triển giữa các nhóm chức năng khác nhau. Đây là một trong những thế mạnh chính của sản xuất tinh gọn: thực hiện các phương pháp tốt nhất và phân phối chúng để toàn bộ tổ chức có thể hưởng lợi. Một mục tiêu khác của bước này là đảm bảo rằng mỗi khu vực làm việc chung được tổ chức theo cách mà bất kỳ ai cũng có thể đi đến máy trạm và bắt đầu nhiệm vụ của mình mà không phải lãng phí thời gian để tìm một công cụ mà người dùng trước đó đã đặt ở một nơi khác.
Duy trì
Đây được cho là bước khó khăn nhất trong quy trình 5S. Duy trì 5S liên quan đến việc đưa ra các biện pháp để ngăn chặn mọi thứ quay trở lại trạng thái cũ. Điều này đòi hỏi một kế hoạch cải tiến cho từng khu vực chức năng nên bao gồm danh sách kiểm tra các khu vực sẽ được duy trì và tần suất mà chúng nên được duy trì. Lời nhắc trực quan đơn giản xung quanh nơi làm việc có thể giúp các thành viên trong nhóm chú ý đến tầm quan trọng của 5S. Ngoài ra, kiểm toán thường xuyên, nơi các khu vực làm việc được kiểm tra về sự phù hợp với các nguyên tắc của 5S, có sức mạnh trong việc giữ cho mọi người đi đúng hướng.
