Danh sách kiểm tra kiểm toán ISO 9001 là một công cụ, một trong nhiều công cụ trong hộp công cụ của kiểm toán viên, được sử dụng để đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Hãy xem xét một sự tương tự so sánh QMS với kế hoạch chi tiết của thợ mộc và kiểm toán viên với một thanh tra xây dựng. Mục tiêu là để đánh giá công việc đang được thực hiện so với cách mà kế hoạch chi tiết nói rằng nó nên được thực hiện và cũng so với các mã xây dựng - hoặc, trong trường hợp này, các yêu cầu ISO 9001. Danh sách kiểm tra nên được thiết kế để giúp đánh giá đó, không thêm băng đỏ.
Đánh giá tài liệu
Một danh sách kiểm tra có thể được thiết kế để thực hiện đánh giá tài liệu. Sau khi xác nhận rằng quy trình kiểm soát tài liệu của tổ chức như văn bản đáp ứng các yêu cầu ISO 9001, hãy thiết kế danh sách kiểm tra bằng cách lấy các mục cụ thể từ quy trình đó. Tập trung các câu hỏi vào chính kiểm soát tài liệu, chỉ có một hoặc hai câu hỏi giải quyết các yêu cầu ISO 9001 cụ thể cho quy trình được kiểm toán. Nó là đủ để hỏi: "Điều khoản ISO 9001 nào áp dụng cho Quy trình ABC?" và "Quá trình ABC có đáp ứng các yêu cầu đó không?" Không cần thiết phải viết lại toàn bộ tiêu chuẩn dưới dạng câu hỏi trong danh sách kiểm tra.
Trách nhiệm và cam kết quản lý
Một danh sách kiểm tra có thể được thiết kế đặc biệt cho kiểm toán quản lý. Danh sách kiểm tra có thể xác định từng điều khoản nêu rõ yêu cầu là trách nhiệm trực tiếp của quản lý cấp cao và các hạng mục thích hợp khác, chẳng hạn như quy hoạch nhân lực và cơ sở hạ tầng. Danh sách kiểm tra này có thể được sử dụng ban đầu trong một cuộc phỏng vấn quản lý và sau đó hoàn thành trong quá trình kiểm toán vì bằng chứng được đánh giá trong toàn tổ chức.
Đào tạo & Năng lực
Một danh sách kiểm tra có thể nhắc nhở kiểm toán viên nhớ các yêu cầu áp dụng phổ biến, chẳng hạn như đào tạo và năng lực. Khi theo một dấu vết kiểm toán bao gồm các điều khoản khác, đôi khi các yêu cầu này có thể bị bỏ qua và yêu cầu hoạt động tiếp theo trước khi đóng kiểm toán. Một danh sách kiểm tra có thể giúp đảm bảo rằng các kiểm toán viên tìm kiếm bằng chứng cho thấy nhân viên có thẩm quyền đối với các công việc họ thực hiện dựa trên giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm. Điều quan trọng không kém là xác nhận rằng các kế hoạch hành động được phát triển và thực hiện để đảm bảo rằng nhân viên đạt được mức độ năng lực cần thiết.
Quy trình thuê ngoài
Mục danh sách kiểm tra nên bao gồm các quy trình thuê ngoài. Điều này có thể được kết hợp với các yêu cầu áp dụng phổ biến được ghi nhận ở trên. Câu ngạn ngữ "khuất mắt, mất trí" có thể khiến cả kiểm toán viên và kiểm toán viên quên rằng việc lưu trữ các Chương trình A, B và C vẫn được thực hiện trên trang web, nhưng đối với Chương trình X, chức năng này hiện được thực hiện bởi nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba. ISO 9001 đặc biệt yêu cầu các quy trình thuê ngoài phải được kiểm soát để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các yêu cầu QMS của chính tổ chức.
Giám sát và đo lường
Danh sách kiểm tra cần giải quyết hiệu quả của quá trình đo lường và xu hướng giám sát để đánh giá khả năng của QMS. Các biện pháp có thể bao gồm dữ liệu kiểm soát quá trình thống kê phức tạp hoặc có thể đơn giản như số lượng khiếu nại của khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài. Danh sách kiểm tra sẽ cho phép kiểm toán viên xác định các số liệu đang diễn ra và xu hướng mà các số liệu đó đã tiết lộ kể từ lần kiểm toán trước. Danh sách kiểm tra cũng nên nhắc nhở kiểm toán viên tìm kiếm bằng chứng về hành động được thực hiện để điều chỉnh các xu hướng tiêu cực.
Thêm giá trị
Danh sách kiểm tra kiểm toán nên thêm giá trị thay vì tồn tại chỉ vì đáp ứng yêu cầu quy trình kiểm toán nội bộ. Điều quan trọng hơn đối với kiểm toán viên là phải tuân theo quy trình kiểm toán xuất hiện trong quá trình kiểm toán hơn là tuân theo danh sách kiểm tra. Kiểm toán viên thiếu kinh nghiệm có thể mất tầm nhìn của những con đường như vậy khi họ phụ thuộc quá nhiều vào danh sách kiểm tra.
