Khi doanh nghiệp nhỏ của bạn đang phát triển, bạn sẽ không chỉ thấy mình bơi trong trách nhiệm và sự hài lòng như nhau; bạn cũng sẽ thấy mình lội qua rất nhiều biệt ngữ. Trong số các biệt ngữ ít vui nhất là loại liên quan đến chi phí kinh doanh - bạn biết đấy, các thuật ngữ như chi tiêu vốn, tài sản đáng giá, khấu hao, nợ có bảo đảm và tài trợ nợ.
Khi ai đó nói xấu về thuật ngữ kinh doanh nói rằng "giải ngân tiền mặt", ý nghĩa sẽ rút ngắn thành dòng tiền mặt đơn giản. Trong hầu hết các trường hợp - nếu bạn muốn làm cho cuộc sống của mình dễ dàng hơn - bạn thậm chí có thể gọi nó là một khoản thanh toán, nhưng định nghĩa chính xác sẽ cụ thể hơn một chút.
Chính xác thì giải ngân tiền mặt là gì?
Vì vậy, chúng tôi biết giải ngân tiền mặt là dòng tiền mặt hoặc thanh toán tiền. Nhưng những gì có thể bao gồm dòng chảy ra?
Giải ngân tiền mặt thường đi vào chi phí hoạt động, hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp và các tài khoản bạn phải trả để thực hiện các hoạt động kinh doanh thông thường, nhưng họ cũng có thể trả lãi cho các khoản vay. Tương tự, họ có thể có hình thức thanh toán cổ tức hoặc phân phối lợi nhuận cho các cổ đông. Đó là những nét rộng, nhưng trong một ngày của một doanh nghiệp nhỏ, một số loại giải ngân tiền mặt phổ biến nhất là chi tiêu bằng tiền mặt và thậm chí hoàn trả cho khách hàng được thực hiện trực tiếp từ máy tính tiền.
Mặc dù nghe có vẻ như một oxymoron có chính thuật ngữ này, nhưng việc giải ngân tiền mặt không phải ở dạng tiền giấy; một khoản giải ngân tiền mặt cũng có thể được thanh toán bằng nhựa, séc hoặc chuyển khoản điện tử.
Quy trình giải ngân tiền mặt
Thông thường, các doanh nghiệp sử dụng một hệ thống tài khoản phải trả (bao gồm các loại phần mềm tài khoản phải trả khác nhau thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ) để loại bỏ các khoản giải ngân tiền mặt. Tương tự như vậy, hệ thống bảng lương của doanh nghiệp của bạn có thể thực hiện giải ngân tiền mặt. Một số doanh nghiệp có thể thuê ngoài quy trình giải ngân tiền mặt cho ngân hàng của họ.
Ở phía đối diện của quang phổ, các khoản giải ngân tiền mặt có thể được thanh toán đơn giản thông qua tiền mặt từ tay này sang tay khác. Tiền mặt thường được sử dụng bởi các nhân viên để thực hiện các giao dịch mua nhỏ, liên quan đến kinh doanh như đồ dùng văn phòng nhỏ, ăn trưa với khách hàng hoặc đi xe Lyft đến trang web việc làm. Đây là những loại mua nhỏ không bắt buộc phải viết séc hoặc chuyển khoản điện tử.
Tự bảo vệ mình bằng các thủ tục kiểm soát
Mặc dù việc giải ngân tiền mặt dễ dàng như việc tát một số tiền vào tay nhân viên, họ yêu cầu các thủ tục kiểm soát giống như giải ngân tiền mặt qua séc hoặc chuyển khoản ngân hàng. Thuật ngữ "thủ tục kiểm soát" nghe có vẻ hơi đáng sợ, nhưng trong trường hợp này, điều đó chỉ có nghĩa là bạn nên ghi lại các khoản giải ngân tiền mặt của doanh nghiệp một cách cụ thể, lưu giữ hồ sơ qua nhật ký giải ngân vật lý hoặc phần mềm kế toán kỹ thuật số (hoặc cả hai). Điều này cung cấp cho bạn một dấu vết giấy và giúp bảo mật dữ liệu kế toán của doanh nghiệp của bạn trong mùa thuế, đồng thời giúp bạn theo dõi ngân sách quanh năm.
Đối với tiền mặt nhỏ, đảm bảo rằng người nhận nhận được bất kỳ giao dịch mua bán nào được thực hiện và giữ biên nhận đó trong hồ sơ cùng với một chứng từ tiền mặt chi tiết tên của người chi tiêu và mô tả về giao dịch mua. Nói chung, cho dù được nộp bằng kỹ thuật số hoặc theo kiểu tương tự trường học cũ, mỗi lần giải ngân tiền mặt phải được thực hiện cùng với một báo cáo bao gồm các thông tin như loại chi tiêu, ngày, số tiền, người được trả tiền, hình thức thanh toán và một bản ghi nhớ mô tả bất kỳ điều gì khác có liên quan chi tiết. Nếu bạn đã thanh toán tiền mặt dưới dạng thanh toán cổ tức, hãy ghi lại vào nhật ký hoặc phần mềm của bạn dưới dạng giảm vốn chủ sở hữu của công ty. Tương tự, hoàn trả tiền mặt được thực hiện cho đến khi được ghi nhận là giảm doanh thu.
Tốt nhất là giữ hồ sơ giải ngân tiền mặt trong bảy năm để tối đa hóa sự bảo vệ của bạn trong trường hợp kiểm toán thuế. Chắc chắn, nó có thể chiếm một chút không gian văn phòng (hoặc không gian ổ cứng hoặc lưu trữ đám mây), nhưng nó yên tâm hơn nhiều so với trọng lượng của nó.
