Giải ngân tiền mặt là cách một tổ chức, chẳng hạn như một doanh nghiệp hoặc cơ quan chính phủ, chi phối việc sử dụng vốn của nó. Các khoản giải ngân được thực hiện cho các khu vực khác nhau của doanh nghiệp hoặc các tài khoản khác nhau được thiết lập cho lợi ích của nhân viên và các mục đích sử dụng khác. Các tổ chức phát triển kiểm soát nội bộ, hoặc tự tạo ra các quy tắc và quy định để giải ngân tiền theo cách này. Kiểm soát nội bộ như vậy thường được yêu cầu cho tổ chức để hoạt động, nhưng chúng đi kèm với những điểm yếu cố hữu mà các nhà lãnh đạo của tổ chức cần lưu ý.
Kiểm soát không đúng cách
Kiểm soát nội bộ được tạo ra và quyết định bởi doanh nghiệp, thường là bởi một ban giám đốc cho một tập đoàn nhưng bởi các nhà lãnh đạo trong tất cả các loại hình tổ chức. Những quyết định này không phải lúc nào cũng phù hợp. Kiểm soát có thể quá lỏng lẻo trong một số lĩnh vực, gây ra mối lo ngại về bảo mật và quá nghiêm ngặt ở những khu vực khác, dẫn đến sự chậm trễ về kinh phí và thời gian không phù hợp. Đây là một lý do các tổ chức có thể quyết định kiểm toán cụ thể cho kiểm soát nội bộ, để có ý kiến bên ngoài.
Điều khiển thiếu và hoàn cảnh cụ thể
Nếu kiểm soát nội bộ không được quy định bởi cơ quan bên ngoài, thì cũng có khả năng một số kiểm soát cần thiết có thể bị bỏ qua. Ví dụ, một tổ chức có thể có các kiểm soát chi tiết về giải ngân tiền mặt cho các dự án kinh doanh thông thường, nhưng có thể bị lỗ khi nói đến việc giải ngân cho một chương trình tài trợ mới chỉ vì các quy tắc chưa được tạo ra cho tình huống đó. Điểm mù như vậy có thể dẫn đến các vấn đề trong tương lai với các điều khiển không đầy đủ.
Trách nhiệm giải trình
Trách nhiệm liên quan đến tính bảo mật của các kiểm soát nội bộ và khả năng chống lại hành vi sai trái và lạm dụng. Khi xử lý các khoản giải ngân tiền mặt lớn, tham ô và các loại trộm cắp hoặc lừa đảo khác là những khả năng. Kiểm soát nội bộ có hệ thống theo dõi bị lỗi (chẳng hạn như không đăng nhập vào hệ thống) hoặc các vấn đề khác có chức năng trách nhiệm kém. Họ tạo ra những khoảng trống có thể khiến một công ty bị mất tiền thông qua hành vi vô đạo đức.
Các vấn đề thích ứng liên tục
Giải ngân tiền mặt hiếm khi được thực hiện theo cùng một cách cho toàn bộ cuộc sống của một tổ chức. Các hệ thống và quy trình phê duyệt thay đổi theo hình dạng của tổ chức và với sự phát triển của công nghệ mới. Các biện pháp an ninh có thể thay đổi các kênh thông qua đó tiền mặt di chuyển. Quy định mới của chính phủ có thể thêm nhiều bước. Nhưng kiểm soát nội bộ có thể không thay đổi nhanh chóng, khiến một tổ chức bị tụt lại phía sau khi nó cố gắng đáp ứng các yêu cầu mới với các chiến lược đã lỗi thời.
