Khi một công ty chi tiền để trả một khoản chi phí, cho dù bằng tiền mặt, séc, chuyển khoản điện tử hoặc bất kỳ phương thức nào khác, đây được gọi là giải ngân tiền mặt trong thế giới kế toán. Báo cáo giải ngân tiền mặt là hồ sơ của mọi giao dịch liên quan đến tiền mặt do công ty chi trả vì bất kỳ lý do gì. Báo cáo thường được tạo bởi gói phần mềm kế toán của công ty, chẳng hạn như QuickBooks.
Lời khuyên
-
Báo cáo giải ngân tiền mặt là một bản ghi của tất cả các giao dịch cá nhân liên quan đến tiền mặt được thanh toán bởi một công ty.
Giải ngân tiền mặt là gì?
Giải ngân tiền mặt thể hiện các giao dịch chi phí cá nhân tạo nên tổng chi phí được hiển thị trên báo cáo thu nhập của công ty. Điều này bao gồm các khoản thanh toán tiền lương và tiền lương, hàng tồn kho, các dịch vụ pháp lý bên ngoài, tiền thuê tòa nhà và mọi chi phí khác mà công ty phải chịu. Khi công ty thanh toán hóa đơn, công ty sẽ ghi lại các khoản thanh toán vào một tạp chí giải ngân tiền mặt trong hệ thống phần mềm kế toán của mình.
Báo cáo lãi lỗ của công ty cho thấy các khoản giải ngân tiền mặt ở mức cao và các chi phí được thể hiện trong các khoảng thời gian khác nhau tùy thuộc vào việc công ty sử dụng kế toán dựa trên cơ sở tiền mặt hay dồn tích.
Tạp chí giải ngân tiền mặt
Trong kế toán, thuật ngữ Nhật ký trực tuyến, được sử dụng để mô tả danh sách các giao dịch được ghi lại được phân tách theo loại. Một doanh nghiệp thường sử dụng một số tạp chí trong hệ thống kế toán của mình, chẳng hạn như một tạp chí bán hàng, biên lai tiền mặt, giải ngân tiền mặt và một tạp chí chung. Trong nhiều gói phần mềm kế toán, người dùng don Nhận thấy các tạp chí riêng lẻ.
Các giao dịch này được đăng lên nhật ký chung của công ty vì khi người dùng tạo séc hoặc nhập hóa đơn vào hệ thống, các mục nhập sẽ tự động được thực hiện cho từng tạp chí cụ thể và sau đó được chuyển sang nhật ký chung. Điều này đã loại bỏ sự cần thiết phải ghi lại các giao dịch theo cách thủ công trong một tạp chí riêng lẻ như tạp chí giải ngân tiền mặt. Khi các giao dịch kế toán được ghi lại bằng tay, các mục nhập sẽ được ghi thủ công vào một tạp chí giải ngân tiền mặt trước và sau đó được chuyển sang một tạp chí chung.
Bảo vệ tiền mặt của công ty
Một trong những ứng dụng quan trọng nhất cho báo cáo giải ngân tiền mặt là hỗ trợ duy trì kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với tiền mặt khiến công ty không thể kết thúc được. Đây là một phần của quy trình kiểm soát nội bộ tiền mặt lớn hơn bao gồm nhiều bước, chẳng hạn như phân tách nhiệm vụ, nghĩa là không có giao dịch tài chính nào được xử lý từ đầu đến cuối chỉ bởi một nhân viên.
Báo cáo giải ngân tiền mặt có thể cung cấp cho chủ doanh nghiệp thông tin cần thiết về chi tiêu để giúp quản lý chúng theo thời gian. Ví dụ, nó cho thấy số tiền đã được chi cho hàng tồn kho trong tháng, số tiền chi cho tiền lương nhân sự, tiền thuê nhà và cho thuê và chi phí cho bất kỳ dịch vụ bên ngoài nào. Tạp chí giải ngân tiền mặt có thể được sử dụng như một nguồn lực để hoạch định các quyết định quản lý tiền mặt trong tương lai. Báo cáo cũng cung cấp một mức độ chi tiết cần thiết để giúp ngăn chặn bất kỳ ai trong công ty chiếm dụng tiền mặt hoặc chuyển hướng sai. Ví dụ: xem xét báo cáo theo thời gian có thể giúp theo dõi các mẫu thanh toán để phát hiện hoạt động bất thường hoặc phát hiện và xác minh các khoản giải ngân lớn để đảm bảo chúng là hợp pháp.
Khi công ty giải ngân tiền mặt, công ty nên luôn luôn sử dụng séc được in sẵn, đánh số và có chính sách thay thế ai trong công ty có thể ủy quyền thanh toán séc. Ngoài ra, khi một công ty thanh toán hóa đơn, công ty nên đánh dấu chúng là đã thanh toán để ngăn chặn các khoản thanh toán kép vô đạo đức hoặc sai lầm. Xem xét báo cáo giải ngân tiền mặt hàng tháng là một cách hiệu quả để nắm bắt vấn đề này và các vấn đề khác.
Điều quan trọng đối với một công ty là có số lượng người rất hạn chế, có thể là tối đa ba hoặc bốn người, có thẩm quyền ký séc công ty. Nếu một khoản giải ngân bất thường hiển thị trên báo cáo giải ngân tiền mặt, việc theo dõi bản sao séc và nói chuyện với người đã ký séc để xác minh giao dịch là một vấn đề đơn giản. Người ký séc nên có một cấp thẩm quyền quan trọng và phù hợp trong công ty.
