Chu kỳ giải ngân tiền mặt là một phần của quy trình kế toán doanh nghiệp. Một số nguồn lực kế toán doanh nghiệp coi chu trình này là một quá trình trong chính nó, trong khi những người khác đánh giá nó là một phần của quy trình kế toán lớn hơn. Hiểu được chu kỳ giải ngân tiền mặt đòi hỏi phải xem xét mục đích của nó, các bước của quy trình và các nhân viên khác nhau tham gia vào quy trình đó. Giám đốc tài chính (CFO) giúp thiết lập các thủ tục giải ngân tiền mặt trong các tập đoàn.
Giải ngân tiền mặt
Chu kỳ giải ngân tiền mặt là quá trình một doanh nghiệp mua các mặt hàng, từ các bộ phận cho một quy trình sản xuất đến hàng hóa để bán thương mại, với các nguồn tiền mặt. Quá trình này phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định và phê duyệt của bộ phận kế toán của một công ty. Trong một doanh nghiệp lớn hoặc quan liêu, chu kỳ giải ngân tiền mặt liên quan đến một số bộ phận khác ngoài kế toán, bao gồm mua, nhận và sản xuất. Giải ngân tiền mặt có thể không chỉ liên quan đến tiền mặt, mà tất cả các nguồn tiền mặt, chẳng hạn như séc và hạn mức tín dụng.
Các bước trong chu trình
Điểm bắt đầu của chu kỳ giải ngân tiền mặt phụ thuộc vào kế hoạch kế toán của một doanh nghiệp cụ thể. Giải thích tuyến tính, về cơ bản chu trình hoạt động như thế này: Một công ty quyết định mua một mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng. Bộ phận mua hàng đặt một đơn đặt hàng, mà bộ phận kế toán phê duyệt dựa trên các nguồn tiền mặt có sẵn. Bộ phận tiếp nhận nhận đơn đặt hàng từ nhà cung cấp về tín dụng. Bộ phận kế toán tạo ra tất cả các giấy tờ cần thiết cho việc mua và trả tiền cho nhà cung cấp. Việc thanh toán của nhà cung cấp cấu thành việc giải ngân tiền mặt thực tế.
Chu kỳ chi tiêu
Tác giả James A. Hall lập luận trong cuốn sách của mình về Hệ thống thông tin kế toán, rằng chu kỳ giải ngân tiền mặt là một phần của một quy trình lớn hơn gọi là Chu kỳ chi tiêu. Theo Hall, chu kỳ giải ngân tiền mặt và hệ thống mua / tài khoản phải trả tạo thành hai yếu tố của phần đầu tiên của Chu kỳ chi tiêu. Trong chu trình này, hệ thống mua / tài khoản phải trả xác định nhu cầu vật chất của một doanh nghiệp và nó mua nguyên liệu dựa trên những nhu cầu đó. Hệ thống này ghi lại tất cả các giao dịch mua hàng dưới dạng hàng tồn kho và tạo tài khoản cho mỗi nhà cung cấp. Trong chu kỳ giải ngân tiền mặt, bộ phận kế toán thu thập thông tin về tất cả các tài khoản mở và thanh toán hết các tài khoản đó thông qua giải ngân tiền mặt. Chu kỳ này ít nhiều giống với chu kỳ giải ngân tiền mặt tiêu chuẩn, nhưng chia nó thành các xe máy.
Thêm về giải ngân tiền mặt
Giải ngân tiền mặt trong các doanh nghiệp nhỏ hoạt động rất khác nhau. Ví dụ, một cửa hàng thuộc sở hữu độc lập có thể thuê một người thực hiện tất cả các giao dịch mua, xử lý tất cả các khoản nhận và cân đối tất cả các tài khoản thông qua giải ngân tiền mặt. Cá nhân này cũng xử lý tiền mặt nhỏ để mua hàng.
Trong một số trường hợp, một hệ thống giải ngân tiền mặt có thể không liên quan gì đến việc mua nguyên liệu của một doanh nghiệp. Chẳng hạn, tiểu bang California gọi hệ thống mà theo đó họ trả tiền thắng từ xổ số của tiểu bang theo chu kỳ giải ngân tiền mặt. Về mặt kỹ thuật, bất kỳ chu kỳ nào mà một thực thể giải ngân tiền dưới dạng tiền mặt hoặc séc đều tạo thành một chu kỳ giải ngân tiền mặt.
