Một chương trình họp được tổ chức và phát triển đảm bảo rằng tất cả các chủ đề quan trọng sẽ được bảo vệ tại một cuộc họp nhất định. Cấu trúc phác thảo giúp hướng dẫn cuộc họp để bạn không chuyển từ chủ đề này sang chủ đề khác, cho phép doanh nghiệp được tiến hành theo cách hiệu quả hơn. Bắt đầu chương trình nghị sự của bạn trước cuộc họp để bạn có thể tạo một số bản nháp và gửi chúng cho những người tham dự trước cuộc họp để cho họ biết những gì mong đợi.
Viết ra tất cả các chủ đề bạn cần đề cập trong cuộc họp. Bắt đầu càng rộng càng tốt. Ví dụ, viết "Lập lịch", có thể chứa một số chủ đề phụ. Sử dụng bất kỳ ghi chú từ các cuộc họp, email và thông tin trước đó bạn có để đảm bảo bạn có tất cả các chủ đề cần thiết được viết ra.
Giao tiếp với các nhà hoạch định cuộc họp hoặc người tham dự khác, và hỏi xem họ có bất kỳ chủ đề nào cần chú ý không. Cung cấp cho họ thời hạn cho các chủ đề và mục được đề xuất để bạn có thời gian thực hiện bất kỳ nghiên cứu hoặc thư từ tiếp theo nào, nếu cần, sau đó chèn chúng vào đề cương.
Tổ chức các chủ đề của bạn. Tìm kiếm các chủ đề có thể được đặt dưới một chủ đề lớn hơn. Nếu không, hãy đi qua từng chủ đề chung và chia nó thành các mục chương trình cụ thể. Ví dụ, chương trình họp cuộc họp sản xuất có thể chứa "xung đột diễn tập" và "ngày cần nhớ" trong chủ đề "Lập lịch".
Đặt các chủ đề chính của bạn theo thứ tự quan trọng. Quyết định những chủ đề nào nên đi đầu tiên trên đề cương dựa trên mức độ quan trọng của chúng, thời gian bạn sẽ cần thảo luận về chúng và những cân nhắc đặc biệt, chẳng hạn như người trình bày phần đó của cuộc họp cần phải rời đi sớm, chẳng hạn.
Nhập các chủ đề chính của bạn trong một danh sách dọc bằng phông chữ đậm, lớn hơn, khoảng phông chữ 14 đến 16 điểm. Thụt lề hoặc tab một lần và gạch đầu dòng mỗi chủ đề trực tiếp bên dưới chủ đề chính. Bạn có thể đánh số hoặc viết thư cho các chủ đề và chủ đề phụ theo ý muốn. Bao gồm bất kỳ điểm chi tiết bên dưới mỗi chủ đề phụ.
Bullet và thụt vào những vật phẩm đó, vì vậy chúng ngồi dưới chủ đề phụ, ngay bên phải của nó. Hầu hết các chương trình phần mềm tự động thụt lề, dấu đầu dòng và số khi bạn nhấn "Enter" và "Tab" ở cuối phần chính hoặc phụ.
Nhập tất cả thông tin cuộc họp cần thiết ở trung tâm hàng đầu của tài liệu, bao gồm tiêu đề và ngày của cuộc họp, thời gian, địa điểm, người mời hoặc người tham dự dự kiến và thông tin liên hệ cho người tổ chức cuộc họp, có khả năng là chính bạn.
Viết tên của người trình bày của mỗi chủ đề bên cạnh chủ đề chính hoặc chủ đề phụ, nếu có. Lưu ý bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi chủ đề. Kiểm tra với người trình bày để đảm bảo bạn cho cô ấy đủ thời gian.
