Trong một số trường hợp, một doanh nhân phải vững vàng và yêu cầu khách hàng hoặc doanh nghiệp khác chấm dứt và hủy bỏ hành động của mình. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp lân cận đang tích cực cố gắng lấy doanh nghiệp của bạn bằng cách nhắm mục tiêu khách hàng hiện tại của bạn với mục đích bán hàng khi họ rời khỏi cơ sở của bạn, bạn có thể viết thư yêu cầu doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc bạn sẽ có hành động pháp lý nó Một thư dự phòng, hoặc chấm dứt và ngừng hoạt động, thư phải chắc chắn và rõ ràng để có hiệu quả.
Nhập ngày và bỏ qua một không gian dòng. Nhập tên người quản lý, tên doanh nghiệp và địa chỉ doanh nghiệp trên các dòng riêng biệt. Bỏ qua không gian dòng khác.
Tạo lời chào bằng cách gõ tên người, theo sau là dấu hai chấm. Không gõ "Kính gửi" trước tên vì điều đó sẽ làm dịu tông màu chắc chắn mà thư bạn cần.
Nói với người nhận ngay lập tức chấm dứt các hành động có hại. Liệt kê các hành động, với ngày và giờ liên quan và cụ thể về những gì bạn muốn người nhận dừng lại. Các chi tiết cụ thể rất quan trọng trong trường hợp bạn cần đưa người nhận ra tòa sau đó; bạn sẽ có bằng chứng rằng bạn đã nói với người nhận ngừng hoạt động của nó.Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, thực tế và tránh tấn công cá nhân người nhận.
Giải thích những gì bạn sẽ làm nếu người nhận không dừng hành động của họ. Không thực hiện bất kỳ mối đe dọa nào mà bạn không sẵn sàng theo dõi. Ví dụ, nếu bạn tuyên bố rằng bạn sẽ đưa người nhận ra tòa, hãy chuẩn bị để làm điều đó.
Cung cấp thông tin liên lạc của bạn, chẳng hạn như số điện thoại hoặc địa chỉ email của bạn. Nếu người nhận liên lạc với bạn, hãy lưu email hoặc ghi lại chi tiết cuộc gọi. Giữ những thông tin liên lạc này làm bằng chứng trong trường hợp vấn đề được đưa ra tòa.
Nhập "Trân trọng" và bỏ qua ba dòng. In chữ cái trên tiêu đề thư của công ty bạn và ký tên của bạn phía trên tên đã nhập của bạn.
Gửi thư có xác nhận chữ ký để bạn có bằng chứng rằng người nhận đã nhận được thư của bạn.
