Một trong những công việc phổ biến nhất của các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp là lên lịch cho nhân viên. Hoàn cảnh của mỗi nhân viên ảnh hưởng đến sự sẵn có của cô ấy. Việc lấp đầy nhu cầu nhân sự với một lịch trình có thể là một thách thức hàng tuần, đặc biệt là khi bạn đối phó với các bệnh nhân, trường hợp khẩn cấp và kỳ nghỉ. May mắn cho các nhà quản lý, việc tạo lịch trình cho nhân viên có thể được đơn giản hóa bằng cách làm theo một vài bước đơn giản.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chương trình bảng tính
-
Giấy và bút hoặc bút chì (tùy chọn)
Mở chương trình bảng tính yêu thích của bạn như Microsoft Works, Microsoft Office hoặc Open Office và tạo tám cột. Dán nhãn cột đầu tiên "Tên" và bảy cột còn lại cho các ngày trong tuần. Thay phiên, bạn có thể sử dụng bút và giấy bằng cách gấp giấy thành tám cột và gấp lại một nửa theo chiều dọc ba lần.
Trong cột đầu tiên, hãy liệt kê từng tên nhân viên của bạn. Tên có thể được liệt kê theo bất kỳ thứ tự nào, miễn là tất cả nhân viên được bao gồm. Tạo một hàng cho mỗi nhân viên.
Đặt "X" vào bất kỳ ô nào mà nhân viên sẽ không có mặt. Ví dụ: nếu Mary không thể làm việc vào Thứ Tư, hãy đặt "X" bên cạnh tên của cô ấy vào cột Thứ Tư. Chặn các ngày không có sẵn sẽ giúp định hình lịch trình của bạn và ngăn bạn vô tình tạo xung đột lịch trình cho nhân viên của bạn.
Điền vào lưới của bạn bằng cách nhập số giờ làm việc mỗi ngày bên cạnh tên của mỗi nhân viên, với số giờ làm việc cho mỗi ngày được thêm vào cột thích hợp. Ví dụ: nếu David sẽ làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Thứ Hai đến Thứ Sáu, thêm "9-5" bên cạnh tên của David trong mỗi cột hàng ngày đó.
Hoàn thành lịch trình của bạn bằng cách xem xét những người bạn đã lên lịch làm việc mỗi ngày và đảm bảo rằng bạn đã thêm nhân viên phù hợp để trang trải tất cả các giờ làm việc hoặc ca làm việc cần thiết. Ví dụ, một doanh nghiệp có ba ca làm việc sẽ kiểm tra từng cột hàng ngày để chắc chắn rằng ít nhất một nhân viên đã được lên lịch làm việc trong mỗi ca làm việc. Nếu bạn yêu cầu nhiều hơn một người mỗi ca, hãy điều chỉnh lịch trình của bạn cho phù hợp.
Lời khuyên
-
Nếu bạn không có chương trình bảng tính, hãy tải xuống Open Office để có bảng tính miễn phí với các khả năng hoàn chỉnh.
Nhiều doanh nghiệp cũng xem xét lịch trình của họ để chắc chắn rằng không có nhân viên nào của họ đã được lên lịch cho hơn 40 giờ làm việc mỗi tuần.
