Nhiều tổ chức có vấn đề và để viết một bản ghi nhớ về việc giải quyết vấn đề, bạn nên làm theo các bước cụ thể.. Trước khi bạn có thể viết một bản ghi nhớ, bạn cần tất cả các thông tin liên quan đến vấn đề cũng như các cá nhân liên quan. Đôi khi giải quyết một vấn đề là một vấn đề cải thiện giao tiếp.
Xác định hoặc xác định vấn đề là. Ghi nhớ của bạn nên bắt đầu với một tuyên bố vấn đề. Đây là một bản tóm tắt nhanh chóng về vấn đề là gì. Hãy chắc chắn rằng bạn đặt thông tin này theo các thuật ngữ đơn giản nhất có thể để mọi người tham gia sẽ hiểu vấn đề.
Tìm ra nguyên nhân có thể của vấn đề. Kế hoạch hành động của bạn có thể hướng đến việc loại bỏ các nguyên nhân.
Viết ra ai và những gì bị ảnh hưởng bởi vấn đề. Liệt kê tất cả những người và bộ phận bị ảnh hưởng và giải thích làm thế nào. Ví dụ, một hệ thống máy tính không đầy đủ sẽ ảnh hưởng đến bộ phận dịch vụ khách hàng vì nó sẽ không thể nhận cuộc gọi nhanh chóng. Điều này có thể làm giảm lợi nhuận của một công ty vì dịch vụ khách hàng kém có thể gây mất thị phần.
Lập danh sách các giải pháp có thể cho vấn đề. Một giải pháp có thể là nâng cấp hoàn toàn cho hệ thống máy tính. Một giải pháp khả thi khác là thuê thêm đại diện dịch vụ khách hàng để xử lý vượt quá các cuộc gọi do hệ thống kém. Viết ra càng nhiều giải pháp cho vấn đề mà bạn có thể đưa ra.
Đề xuất giải pháp tốt nhất có thể. Giải thích tại sao phương pháp bạn chọn là tốt nhất. Xác định ai sẽ giúp thực hiện nó. Đề nghị của bạn nên bao gồm các chi phí sẽ phát sinh. Hãy chắc chắn rằng giải pháp có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Phác thảo các cá nhân hoặc bộ phận sẽ tham gia giải pháp.
