Các chương trình an toàn bao gồm các chính sách và quy trình được lập thành văn bản cứu nhân viên khỏi tai nạn và tiết kiệm tiền của công ty. Theo cố vấn an toàn hàng đầu Mark Steinhofer tại Safety Management Group, tỷ lệ thương tật và bệnh tật của nhân viên giảm 20% và các công ty nhận được khoản lãi từ 4 đến 6 đô la cho khoản đầu tư cho các chương trình an toàn. Viết các bản ghi nhớ và tài liệu an toàn tuân theo các hướng dẫn của Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp và được hướng dẫn cho nhân viên được đào tạo và thông tin phù hợp.
Nhà tuyển dụng bị ràng buộc để tuân thủ
OSHA yêu cầu nhà tuyển dụng cung cấp các hướng dẫn an toàn cho tất cả nhân viên thực hiện các công việc có thể gây nguy hiểm. Chủ doanh nghiệp nhỏ, nhân viên tuân thủ an toàn, chuyên gia nhân sự, giám đốc đào tạo hoặc nhân viên khác được chỉ định với sự giám sát và an toàn của nhân viên có trách nhiệm viết các bản ghi nhớ an toàn và phân phát chúng cho các nhân viên phù hợp. Ví dụ, một quản đốc có thể chịu trách nhiệm lưu hành các bản ghi nhớ về các yêu cầu để đội mũ cứng ở một số khu vực nhất định.
Nhân viên nhận được thông điệp an toàn phù hợp
Ghi nhớ an toàn phải được thiết kế để nhắm mục tiêu các nhân viên phù hợp, những người sẽ hiểu và bị ảnh hưởng bởi các quy định an toàn. Sự thiếu hiểu biết về cách một công việc được cho là được thực hiện không phải là lý do cho sự thiếu an toàn, theo OSHA. Nó có trách nhiệm với người sử dụng lao động, trách nhiệm đào tạo những người lao động không được chứng nhận hoặc đào tạo đúng cách trong các công việc mang rủi ro. Nhân sự có thể soạn danh sách các chức danh công việc của nhân viên, ví dụ, bao gồm mức độ truy cập của họ, chẳng hạn như các nhà khai thác cần cẩu được chứng nhận chỉ có thể vào sân khi máy đang sử dụng. Tin nhắn này có thể được gửi trong một bản ghi nhớ và được đăng trong khu vực làm việc.
Nội dung ghi nhớ được kiểm tra đối với các giao thức của công ty
Nhà tuyển dụng và người quản lý tạo bản ghi nhớ an toàn nên so sánh nội dung của tài liệu với danh sách kiểm tra của công ty xác định các yêu cầu cốt lõi trong tài liệu an toàn. Ví dụ, nếu một phán quyết OSHA mới được thông qua, bản ghi nhớ cần trích dẫn rõ ràng các yêu cầu và các nhà quản lý nên kiểm tra từ ngữ để đảm bảo tính chính xác của nó. Các chỉ thị mới được đưa ra từ ban giám đốc hoặc ủy ban an toàn nên tuân theo danh sách kiểm tra do người tạo ra các quy tắc cung cấp. Các bản ghi nhớ nên bao gồm các hướng dẫn cho nhân viên để cung cấp phản hồi để đảm bảo họ hiểu các chỉ thị. Một bản ghi nhớ có thể bao gồm tên của những người cần đọc nó, với yêu cầu mỗi nhân viên được chỉ định ban đầu sau tên của anh ta.
Không tuân thủ hình phạt
Người sử dụng lao động có thể phải đối mặt với tiền phạt cứng từ OSHA nếu họ không cung cấp cho nhân viên các quy tắc và quy định an toàn rõ ràng. Sử dụng lao động được coi là không coi trọng sự an toàn của nhân viên bằng cách không tuân thủ các chỉ thị của OSHA có thể bị phạt tới 70.000 đô la mỗi lần vi phạm. Việc không đăng các bản ghi nhớ an toàn và các quy định OSHA cũng có thể dẫn đến tiền phạt. Khi chủ lao động đã được trích dẫn vi phạm quy tắc an toàn, chủ lao động cũng phải đăng một bản sao vi phạm đó trong chế độ xem đơn giản trong ba ngày hoặc cho đến khi vấn đề được khắc phục. Ngoài ra, tất cả các bản ghi nhớ và tài liệu đào tạo cũng phải được cung cấp cho nhân viên bằng ngôn ngữ mà họ có thể hiểu được. Chủ nhân có thể đã vi phạm dịch, ví dụ, và đăng các bản sao vi phạm bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Ả Rập và bất kỳ các ngôn ngữ khác được nói bởi nhân viên để tránh bị phạt thêm. Nó hỗ trợ nguồn nhân lực hoặc một người quản lý tuyển dụng để dịch và cung cấp tất cả các bản ghi nhớ và hướng dẫn đào tạo bằng các ngôn ngữ mà nhân viên cũng sử dụng.
