Kế toán quản trị là một chuyên ngành khác với các loại kế toán khác theo nghĩa nó là một loại chức năng phân tích cấp cao hơn, trôi chảy hơn, cung cấp thông tin chủ yếu cho quản lý nội bộ. Kế toán tài chính, có lẽ gần với những gì mọi người nghĩ nhất khi nghe từ "kế toán", tập trung vào việc thu thập và lắp ráp dữ liệu tài chính lịch sử có nghĩa là phổ biến cho các bên ngoài doanh nghiệp như người cho vay và nhà đầu tư.
Mục tiêu chính của kế toán quản trị là cung cấp cho ban lãnh đạo công ty thông tin phù hợp cho các mục đích ra quyết định nội bộ, lập kế hoạch hỗ trợ cho các giao dịch tài chính và kiểm soát trong tương lai đối với các hành vi của nhân viên như chi tiêu hoặc mua hàng.
Kế toán quản trị là gì?
Kế toán quản trị, còn được gọi là kế toán quản trị, là một thuật ngữ bao gồm nhiều khía cạnh của kế toán tài chính và kế hoạch tài chính. Người quản lý cần có quyền truy cập và hiểu biết về giá thành sản phẩm và dịch vụ mà công ty họ cung cấp, nhưng cũng phải có các chi tiết khác cho phép họ thực hiện các tình huống "nếu-nếu" và các loại phân tích khác. Điều này giúp các nhà quản lý thấy, ví dụ, các quyết định mua và chi tiêu tiềm năng sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận trong tương lai, cũng như có thông tin khác từ ngân sách và dự báo để hỗ trợ hướng dẫn công ty thông qua các quyết định tài chính quan trọng khác.
Kế toán quản trị bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau như lập ngân sách cho chi phí hoạt động và vốn, chi phí dựa trên hoạt động, phân tích chi phí sản phẩm và hoạt động, khối lượng và lợi nhuận và lợi nhuận của các đơn vị kinh doanh, dòng sản phẩm và khu vực.
Nhiều khóa học kế toán quản trị không bao gồm những gì một số người có thể xem là bánh mì và bơ của kế toán - mục nhật ký, ghi nợ và tín dụng - trong bất kỳ thời gian dài nào. Trong kế toán quản lý, trọng tâm nằm ở việc thu thập thông tin, phân tích và giải thích nó và báo cáo nó theo các định dạng khác nhau từ mô hình dòng tiền chiết khấu đến lịch biểu ad hoc tùy chỉnh theo nhu cầu của các nhà quản lý doanh nghiệp khác nhau.
Báo cáo nội bộ có thể bao gồm phân tích ký quỹ hoặc đánh giá số tiền lãi được tạo ra bởi một sản phẩm, khu vực, dòng sản phẩm hoặc khách hàng cụ thể. Kế toán quản lý cũng có thể liên quan đến các báo cáo như phân tích hòa vốn, giúp xác định nơi đặt giá cho một số sản phẩm và dịch vụ nhất định. Các báo cáo này có thể xuất hiện trong các bài thuyết trình của hội đồng quản trị, các cuộc họp ngân sách của bộ phận hàng tháng, báo cáo của CEO về tình trạng của công ty, các cuộc họp bán hàng, các cuộc họp hoạch định chiến lược và cho nhiều mục đích sử dụng khác.
Tại sao các công ty chuẩn bị ngân sách?
Lập kế hoạch là một trong những phần quan trọng của kế toán quản trị và ngân sách là một trong những công cụ tốt nhất để lập kế hoạch và đo lường hiệu quả tài chính của công ty. Để một doanh nghiệp đo lường hiệu suất của nó theo thời gian, trước tiên, nó phải thiết lập một chuẩn mực để đo lường. Điểm chuẩn, trong trường hợp này, một ngân sách, trở thành mục tiêu cần đạt được hoặc tiêu chuẩn mà ban quản lý muốn nhân viên của mình duy trì.
Ngân sách đóng vai trò là kế hoạch tài chính của công ty và họ ghi lại các mục tiêu chiến lược và hiệu suất hướng dẫn cách doanh nghiệp dự định kiếm lợi nhuận cho năm tới. Điều này có thể bao gồm chi tiết về số tiền đầu tư vào các dự án cụ thể, số lượng đơn vị sản xuất hoặc số lượng khách hàng phục vụ. Khi ngân sách được lập, nó sẽ trở thành thước đo mà ban quản lý sẽ sử dụng để đo lường hiệu suất thực tế.
Vào cuối giai đoạn, chẳng hạn như một tháng hoặc quý, hiệu suất thực tế của công ty sẽ được so sánh với ngân sách của công ty. Công ty sẽ phân tích và tìm cách hiểu bất kỳ sự khác biệt nào giữa ngân sách và hiệu suất thực tế, và kết quả sẽ được sử dụng để cải thiện hiệu suất trong tương lai. Ngân sách nhằm giữ cho nhân viên có trách nhiệm đạt được các mục tiêu bán hàng, giữ chi phí dưới một số giới hạn nhất định và hướng tới sản xuất, nhân sự và các mục tiêu khác cuối cùng phát triển doanh nghiệp hoặc hướng dẫn nó qua thời kỳ khó khăn về kinh tế.
Sáu bước trong chu trình kế toán là gì?
Phần lớn thông tin được sử dụng trong kế toán quản trị dựa trên dữ liệu lịch sử được biên soạn bởi kế toán tài chính. Quá trình kế toán diễn ra theo chu kỳ và trong khi việc ghi chép các giao dịch đang diễn ra, mỗi tháng một lần công ty ghi lại các giao dịch cuối cùng của tháng đó và "đóng sổ" để có thể xuất bản một bộ báo cáo tài chính để liên lạc và xem xét công ty hoạt động tài chính. Có sáu bước chính liên quan đến quy trình hàng tháng này và thời gian và chi tiết của chúng có thể khác nhau đôi chút tùy thuộc vào quy trình và nhu cầu kế toán của một công ty nhất định. Các bước thường hoạt động như sau:
- Phân tích giao dịch kế toán: Kế toán xem xét mọi giao dịch tài chính khi nó diễn ra. Ví dụ, khi một nhân viên mua hàng kinh doanh, cô ấy sẽ gửi hóa đơn và thanh toán hoặc kiểm tra yêu cầu cho bộ phận kế toán. Một kế toán kiểm tra và xác minh giao dịch, xác định những gì đã mua, nếu nó được ghi là một tài sản cố định sẽ được mở rộng qua nhiều kỳ kế toán, hoặc nếu đó là một giao dịch mua nhỏ như vật tư văn phòng mới, có thể được mở rộng trong kế toán hiện tại giai đoạn.
- Ghi lại các giao dịch trong các tạp chí: Một kế toán làm cho các mục tạp chí để ghi lại các giao dịch. Nếu một nhân viên sử dụng tiền mặt để mua hàng, kế toán sẽ giảm hoặc ghi có vào tài khoản tiền mặt của công ty và ghi nợ hoặc tăng tài khoản mua hàng của công ty. Cả hai tài khoản đều là tài khoản tài sản.
- Gửi ghi nợ và tín dụng vào sổ cái chung: Kế toán thực hiện các mục vào các tạp chí kế toán trước, sau đó chuyển chúng vào sổ cái. Trong những ngày ghi lại mọi giao dịch bằng tay vào sổ cái giấy, đây là một quá trình liên quan nhiều hơn. Phần lớn các doanh nghiệp hiện làm kế toán của họ với sự trợ giúp của phần mềm kế toán và các gói phần mềm này tự động chuyển các mục nhật ký vào sổ cái.Sổ cái đại diện cho hồ sơ tổng thể, trong khi các tạp chí riêng biệt giữ các mục kế toán tương tự với nhau.
- Chạy số dư dùng thử và điều chỉnh: Vào mỗi cuối tháng, kế toán thực hiện các mục để tích lũy một số mục nhất định, chẳng hạn như doanh thu kiếm được nhưng chưa nhận được hoặc chi phí phát sinh nhưng chưa được thanh toán. Số dư dùng thử là một báo cáo hiển thị mọi tài khoản trong sổ cái chung và giúp dễ dàng xác minh mục nào đã được thực hiện trong tháng hoặc xác định lỗi kế toán.
- Lập báo cáo tài chính: Mỗi tháng, kế toán chuẩn bị một bảng cân đối kế toán, báo cáo lãi lỗ và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Họ cũng có thể chuẩn bị các lịch trình khác đóng vai trò hỗ trợ chi tiết cho ba báo cáo tài chính chính. Trong các công ty tư nhân, các báo cáo tài chính này là bí mật và không được tiết lộ cho bất kỳ ai bên ngoài công ty. Mặt khác, các công ty được tổ chức công khai, xuất bản báo cáo tài chính của họ, bao gồm cả chú thích để giải thích chi tiết và cung cấp cho công chúng hàng quý hoặc hàng năm.
- Đóng tài khoản tạm thời: Tài khoản tạm thời được sử dụng để theo dõi hoạt động của tài khoản trong một kỳ kế toán nhất định và chúng thường là tài khoản báo cáo thu nhập. Ví dụ: doanh thu kiếm được trong tháng được ghi lại trong một tài khoản cụ thể và vào cuối tháng, số dư sẽ bị xóa và chuyển sang tài khoản thanh toán bù trừ thu nhập hoặc trực tiếp vào tài khoản thu nhập được giữ lại. Các tài khoản doanh thu, chi phí, lãi, lỗ và rút tiền và cổ tức đều bị đóng và lãi ròng hoặc lỗ được ghi nhận trong tài khoản thu nhập giữ lại của công ty trên bảng cân đối kế toán vào cuối năm.
Ai chịu trách nhiệm về kế toán quản trị
Trong nhiều công ty, người có chức danh kiểm soát viên chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động thuộc ô kế toán quản trị. Mặc dù giám đốc tài chính hoặc CFO của công ty thường có trách nhiệm lập kế hoạch và giám sát cấp cao hơn, nhưng người kiểm soát và nhóm của anh ta có trách nhiệm tích lũy và chuẩn bị tất cả dữ liệu để hỗ trợ báo cáo và phân tích.
Ngoài ra, bộ điều khiển xử lý dữ liệu tài chính mà công ty cung cấp cho các bên ngoài, chẳng hạn như người cho vay ngân hàng hoặc các cơ quan quản lý khác nhau, trong trường hợp của một công ty được tổ chức công khai. Điều này bao gồm lịch trình thuế và thông tin cung cấp cho cơ quan thuế tiểu bang và liên bang. Các kiểm soát viên của công ty cũng nhận trách nhiệm mới trong việc đánh giá và ghi lại các biện pháp kiểm soát nội bộ của công ty như là một phần của việc tuân thủ bắt buộc với Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 hoặc SOX. Các lĩnh vực trách nhiệm khác bao gồm kế toán chi phí, báo cáo và hồ sơ thuế của tiểu bang và liên bang, ngân sách, đánh giá hiệu suất, báo cáo tài chính bên ngoài và các dự án đặc biệt.
Mục tiêu của kế toán quản trị
Tóm lại, mục tiêu chính của kế toán quản trị là cung cấp cho người quản lý công ty thông tin phù hợp cho mục đích ra quyết định nội bộ, được sử dụng để lập kế hoạch cho các giao dịch tài chính trong tương lai và kiểm soát các hành vi hiện tại như chi tiêu hoặc mua hàng.
Các mục tiêu đã được tinh chỉnh khi công nghệ tiếp tục cung cấp truy cập nhanh hơn, dễ dàng hơn vào dữ liệu và kết quả tài chính gần như theo thời gian thực, nhưng nó vẫn quay trở lại với chức năng lập kế hoạch và kiểm soát. Công nghệ cho phép các nhà quản lý phân tích và cải thiện từng bước trong chuỗi giá trị của công ty hoặc tất cả các nhân viên và bộ phận liên quan từ việc mua hàng tồn kho thô đến việc bán sản phẩm cuối cùng và quản trị kinh doanh diễn ra trong nền.
Các mục tiêu được theo dõi bằng cách dự báo hiệu suất trong tương lai, một phần quan trọng của kế toán quản trị, có thể bao gồm giám sát và ước tính kết quả cho các sáng kiến mới như tăng giá sản phẩm, thay đổi nhà cung cấp để giảm chi phí, giảm dòng sản phẩm không hiệu quả, nâng cấp thiết bị hoặc cung cấp thêm -trên dịch vụ cho khách hàng.
Kế toán quản trị Versus Kế toán tài chính
Cả kế toán quản trị và tài chính đều cung cấp thông tin kế toán cho người dùng nội bộ và bên ngoài để ra quyết định liên quan đến kinh doanh. Trọng tâm của kế toán tài chính nằm ở việc tạo thông tin cho người dùng bên ngoài như chủ nợ, cổ đông và các bên liên quan khác, trong khi kế toán quản trị tạo ra thông tin cho nhiều người dùng công ty nội bộ khác nhau, bao gồm các cấp quản lý khác nhau và thường là các bộ phận hoặc nhóm nhân viên khác nhau.
Kế toán quản trị linh hoạt hơn kế toán tài chính và nó không nhất thiết phải nằm trong giới hạn của các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung hoặc GAAP. đó là bắt buộc cho kế toán tài chính. Vì các báo cáo kế toán quản lý được sử dụng nghiêm ngặt cho các mục đích nội bộ, nên chúng không luôn cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn GAAP.
Báo cáo bao gồm báo cáo tài chính tiêu chuẩn, nhưng chúng cũng có thể bao gồm các lịch biểu đặc biệt khác nhau, được tập hợp lại để minh họa các khái niệm chính xác, chẳng hạn như các kịch bản lợi nhuận khác nhau nếu một công ty hoạt động trong năm tới với thiết bị cũ, so với chi tiền cho thiết bị mới và bù đắp chi phí với sản xuất tăng. Không giống như kế toán tài chính tập trung vào việc ghi lại chính xác quá khứ, kế toán quản trị vẫn tập trung vào tương lai và thường bao gồm việc chuẩn bị dự báo ngoài ngân sách.
Mặc dù ngân sách có thể đại diện cho các mục tiêu của quản lý cho tương lai, dự báo tập trung vào những gì quản lý biết sẽ xảy ra trong tương lai gần dựa trên xu hướng hoạt động lịch sử, các cam kết bán hàng và chi tiêu sắp tới. Ngược lại, kế toán tài chính chỉ tập trung vào hiệu suất lịch sử vì kết quả được đưa ra cho các bên ngoài và bất kỳ cuộc thảo luận nào về tương lai có thể đánh lừa nhà đầu tư và các bên liên quan bên ngoài khác. Kế toán quản trị, vì tính linh hoạt và đôi khi đặc biệt của nó, kịp thời hơn vì các phân tích thường được lắp ráp nhanh chóng với dữ liệu thời gian thực, trong khi kế toán tài chính bám sát vào chu kỳ hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
Ngoài ra, khi kế toán tài chính dành thời gian cho báo cáo tài chính lịch sử cung cấp một bức tranh toàn cảnh về công ty, báo cáo kế toán quản trị bao gồm nhiều chi tiết hơn. Các báo cáo cũng có thể chỉ tập trung vào một số bộ phận của công ty và có thể sẽ bao gồm thông tin định tính, chẳng hạn như giải thích cho các giả định hoặc thay đổi kinh doanh nhất định. Hơn nữa, báo cáo kế toán quản trị có dữ liệu định lượng như kết quả kế toán thực tế hoặc báo cáo thu nhập dự báo.
