Đối với nhiều doanh nghiệp, việc gửi và nhận fax là việc xảy ra hàng ngày. Fax rất phổ biến, thật dễ dàng để chuyển sang một giao tiếp thông thường. Thực hiện theo một số bước đơn giản sẽ giúp giữ cho bản fax của bạn trông chuyên nghiệp. Thực hành nghi thức fax phù hợp sẽ đảm bảo doanh nghiệp của bạn duy trì danh tiếng chuyên nghiệp mà bạn đã làm việc rất chăm chỉ để xây dựng.
Gửi fax
Luôn nhớ fax tài liệu là một quá trình kinh doanh. Vì vậy, hãy ghi nhớ những hướng dẫn cơ bản sau:
-
Luôn bao gồm một trang bìa, không có bất kỳ thông tin hoặc tác phẩm nghệ thuật không cần thiết. Bao gồm trên trang bìa tên của bạn và thông tin liên lạc, số lượng trang (bao gồm cả trang bìa fax), người nhận dự định và bất kỳ thông tin thích hợp nào khác. Hãy nhớ rằng, người nhận fax có thể không phải là người duy nhất nhìn thấy tài liệu, vì vậy hãy đảm bảo giữ cho trang bìa fax chuyên nghiệp.
-
Sau khi truyền fax của bạn, hãy thực hiện cuộc gọi theo dõi cho người nhận. Điều này không yêu cầu một cuộc thảo luận chuyên sâu về những gì fax chứa. Bạn chỉ cần xác nhận fax đã nhận được. Trong cuộc trò chuyện này là thích hợp để cho người đó biết rằng họ có thể tự do gọi cho bạn với bất kỳ câu hỏi tiếp theo nào đối với các tài liệu được fax một cách thuận tiện.
-
Sử dụng thận trọng khi fax thông tin nhạy cảm hoặc bí mật. Nếu bạn đang gửi thông tin mang tính chất cá nhân, hãy gọi trước để cho cá nhân biết bạn đang gửi fax trước. Một cách để tránh loại vấn đề này là sử dụng dịch vụ fax trực tuyến. Các dịch vụ này gửi fax trực tiếp đến máy tính cá nhân.
-
Hãy thận trọng với việc gửi tài liệu không mong muốn. Mọi người làm việc trong một văn phòng đều biết những quảng cáo đó gây khó chịu cho bảo hiểm y tế với chi phí thấp hơn và những chuyến đi giảm giá đến Hawaii có thể như thế nào. Nếu bạn gửi fax không được yêu cầu cho khách hàng của mình, chỉ nên thực hiện trong trường hợp hiếm khi được bảo hành. Nếu bạn nhận được yêu cầu từ người nhận yêu cầu không nhận các bản fax đó, hãy tôn trọng mong muốn của họ và xóa chúng khỏi danh sách của bạn.
Nhận fax
Cũng như gửi fax, cũng có các quy tắc nghi thức xung quanh việc nhận fax:
-
Tôn trọng sự riêng tư của các bản fax bí mật nhận được. Không chia sẻ thông tin cá nhân với đồng nghiệp chỉ dành cho bạn xem.
-
Đừng để những bản fax nhạy cảm nằm xung quanh nơi những người khác có thể nhìn thấy chúng. Đối xử với fax như bạn sẽ làm bất kỳ giấy tờ bí mật khác.
-
Nếu bạn nhận được một bản fax bị lỗi, hãy cho người gửi biết bằng cách gọi cho họ. Thông thường, bạn được yêu cầu hủy các bản fax nhận được do lỗi.
