Thế giới kỹ thuật số đã khiến truyền thông được cho là bộ kỹ năng quan trọng nhất cho cả cá nhân và tập đoàn. Khi truyền thông sụp đổ trong một công ty, nó thường là một yếu tố dự báo khi nào các động lực tại nơi làm việc khác sẽ đi theo vòng xoáy đi xuống đó. Để làm chủ giao tiếp, người ta phải hiểu sự khác biệt cơ bản giữa giao tiếp chính thức và không chính thức, và khi nào thì được áp dụng tốt nhất. Khi giao tiếp trôi chảy và cởi mở, nó thường dẫn đến tăng hiệu quả, mối quan hệ tốt hơn và tinh thần tốt hơn.
Truyền thông doanh nghiệp là gì?
Trước khi đi sâu vào những rắc rối của các phương thức giao tiếp chính thức và không chính thức, nó rất tốt để có một ý chính cơ bản về những gì bao gồm giao tiếp công ty.
Giao tiếp công ty có thể là cả nội bộ và bên ngoài. Đôi khi, đó có thể là về việc giáo dục nhân viên về hình ảnh thương hiệu và cách duy trì và dự đoán thương hiệu thông qua tất cả những nỗ lực của họ. Truyền thông được sử dụng để xây dựng mối quan hệ các bên liên quan. Nó thông qua tin nhắn rằng thiệt hại được kiểm soát hoặc trở nên tồi tệ hơn khi mọi thứ đi ngang. Truyền thông xác định tiếp thị, quan hệ công chúng và nhận thức thương hiệu bên ngoài. Chính nó trong tin nhắn và truyền thông mà các tập đoàn tạo ra các khuôn khổ cho nơi mà họ đứng đầu và những dự án nào đang đi xuống.
Nói tóm lại, truyền thông doanh nghiệp đứng sau gần như mọi khía cạnh của doanh nghiệp hiện đại. Để vượt trội trong giao tiếp là một cách quan trọng cả nhân viên và quản lý có thể đưa sự nghiệp của họ lên một tầm cao mới.
Phương pháp giao tiếp chính thức và không chính thức là gì?
Bất cứ cách nào người ta chọn để làm cho một cái gì đó được biết đến là một phương pháp giao tiếp và sự đa dạng là rất lớn. Một số bao gồm:
- Nói chuyện quanh nước mát.
- Gửi một email toàn công ty hoặc cá nhân.
- Đăng bài lên diễn đàn doanh nghiệp.
- Chia sẻ trong một bản tin của công ty.
- Ghim một cuốn sách nhỏ trên bảng thông báo phòng ăn trưa.
- Nhắn tin trò chuyện ngang hàng.
- Cuộc trò chuyện nhóm hoặc nhóm trong một nhóm Slack của công ty hoặc hội đồng quản trị Basecamp.
- Địa chỉ bàn tròn công ty.
- Làm bài phát biểu tại buổi dã ngoại của công ty.
- Bất kỳ hình thức nhắn tin, phương tiện truyền thông xã hội và thậm chí video.
- Phát hành một báo cáo các bên liên quan.
Không có phương pháp nào trong số này là không hiệu quả để giao tiếp. Tất cả họ đều nhận được lời. Câu hỏi là, chúng có phải là một phương pháp thích hợp cho thông điệp đó không? Thậm chí quan trọng hơn, họ không phù hợp?
Ở một số vùng, việc nhắn tin sau nhiều giờ có thể là trái luật hoặc trái với điều khoản của nhân viên. Kết bạn trên Facebook có thể không phù hợp với người giám sát hoặc người quản lý vì điều này có thể dẫn đến việc mất kiểm soát trong giờ làm việc. Từ khu vực này đến khu vực khác và từ công ty đến công ty, ngày nay, mảng truyền thông đưa ra nhiều vấn đề nan giải và cân nhắc cần được cả nhà quản lý và nhân viên thừa nhận và hiểu.
Ví dụ về các phương thức giao tiếp không chính thức
Truyền thông không chính thức là bất kỳ phương thức giao tiếp nào không tuân theo chuỗi mệnh lệnh của công ty hoặc tuân thủ các thông lệ tốt nhất được thiết lập trong công ty. Nó có thể bao gồm tin đồn, tin đồn, nói chuyện phiếm, nói đùa thời gian nghỉ và hơn thế nữa. Nó xảy ra trong email, thông qua văn bản, trên các ứng dụng nhắn tin nhóm, ghi chú viết tay, Post-it gắn liền với các báo cáo, trên các cuộc gọi điện thoại và thậm chí trong các blog của nhóm. Thông thường, nó được coi là ngang hàng, nghĩa là nó hiếm khi xảy ra với những người ở các cấp độ khác nhau.
Nói chung, nó có thể là bốc đồng, không có kế hoạch, ngẫu nhiên và không được xác minh. Nó thường không được coi là tiếng nói cuối cùng và thường được cho là sẽ không được sử dụng.
Có lẽ một nhân viên tình cờ nói rằng, tôi đã xem các báo cáo bán hàng và tôi nghĩ nó có ý nghĩa xấu đối với an ninh công việc của chúng tôi. Đây là giao tiếp không chính thức, không có nghĩa là đại diện cho dòng dưới cùng của công ty. Doanh số có thể giảm vì bất kỳ lý do nào, từ một khách hàng lớn tuyên bố phá sản cho đến phát triển sản phẩm đang tăng cường cho một sự ra mắt mới có thể khiến sản phẩm cũ trở nên lỗi thời. Đối với bất cứ ai để có một nhận xét thiếu sót như vậy là phúc âm có thể nguy hiểm cho tinh thần đồng đội. Điều quan trọng là các nhân viên hiểu được các quan sát thông thường khi giao tiếp không chính thức, từ một người có thể gây thiệt hại cho đội.
Giả sử một nhân viên khác gửi một văn bản trên toàn công ty mời mọi người uống sau giờ làm việc tại Wanda, Watering Hole, nơi đồ uống trong giờ hạnh phúc là rẻ nhất từ trước đến nay. Điều này có thể đã xảy ra trên một tài khoản của công ty và nó có thể liên quan đến nhân viên, nhưng nó lại là một cuộc tụ tập văn phòng không chính thức và không được cung cấp. Và đây là những người xây dựng đội ngũ tuyệt vời và nên được khuyến khích, nhưng công ty nên có chính sách về cách tổ chức các sự kiện như vậy - chẳng hạn như thông qua tài khoản email của công ty.
Giao tiếp không chính thức cũng có thể là bất kỳ kiểu chụp ảnh khoe nào. Các nhân viên của nó nói về cuối tuần của họ hoặc truyền bá tin tức rằng Joyce đã có con. Các bể bóng đá, trò chuyện về thời tiết, nắm bắt về bãi đậu xe hoặc tự hỏi to về các bản phát hành sản phẩm quý mới - đây đều là những thông tin không chính thức.
Khi giao tiếp nơi làm việc là không chính thức, thường không cần phải duy trì sự riêng tư cũng như không mong đợi sự riêng tư.
Ví dụ về các phương thức giao tiếp chính thức
Khi giao tiếp chính thức tại nơi làm việc, nói chung, có một sự cân nhắc định hướng. Nó từ trên xuống, từ dưới lên, ngang hoặc ngang. Nó liên quan đến các phòng ban và thực hành thành lập. Thông tin liên lạc chính thức thường được hình thành trước thời hạn - đó là một thông điệp đã được suy nghĩ và lên kế hoạch sau đó phổ biến cho các nhân viên cụ thể, các bộ phận cụ thể hoặc thậm chí toàn bộ công ty hoặc các bên liên quan.
Nó cũng có thể xảy ra trong email hoặc thông qua các cuộc trò chuyện điện thoại. Nhưng tiêu chí quan trọng nhất để giao tiếp chính thức là nó đã xem xét việc sử dụng các kênh truyền thông chính xác.
Một ví dụ có thể là khi đồng thau của công ty phát hành một email có tệp đính kèm được viết chính thức, giải thích lý do tại sao không thể thanh toán thêm giờ và sẽ không được bồi thường trong một thời gian cụ thể. Một lá thư như vậy sẽ có sự tham gia của quản lý, kế toán và thậm chí có thể là bộ phận pháp lý để nó bảo vệ công ty khỏi bất kỳ ai hiểu nhầm bức thư và cố gắng lập hóa đơn không được chấp thuận. Nó có thể sẽ liên quan đến một biên lai đọc đọc trên mạng trên email như một bằng chứng cho thấy mỗi người nhận đã mở và đọc thông cáo nói trên.
Một báo cáo chứng khoán cho các bên liên quan là một giao tiếp chính thức. Đánh giá của nhân viên với người quản lý có thể được coi là một giao tiếp chính thức khi có một báo cáo bằng văn bản liên quan. Một video được tạo bởi quản lý để giải thích một dự án và có thể truy cập thông qua đám mây của công ty là chính thức, trong khi trò chuyện video là không chính thức. Một bài đăng trên blog của công ty là một cách chính thức để đưa tin tức về các sản phẩm hoặc dịch vụ mới, không chỉ cho nhóm công ty mà còn cho cả khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng của họ. Khi có tin xấu về một dự án và bộ phận quan hệ công chúng dập tắt đám cháy, đó là thông tin liên lạc chính thức bên ngoài.
Tất cả các phương pháp giao tiếp này đều có chung một điểm chung - không có phương pháp nào là tự phát. Tất cả có khả năng bao gồm ngữ pháp tốt, ngôn ngữ súc tích, biệt ngữ ngành, thuật ngữ công ty và thậm chí có thể xây dựng thương hiệu công ty.
Tại sao bạn cần phương thức giao tiếp chính thức và không chính thức
Truyền thông ảnh hưởng rất nhiều đến những gì xảy ra trong cuộc sống của chúng ta. Nó dập tắt nỗi sợ hãi; nó truyền cảm hứng và giáo dục. Nó xây dựng các mối quan hệ và có thể xé chúng ra.
Các công ty không có giao tiếp tốt thường phải chịu một loạt các vấn đề. Nó có thể khiến nhân viên bối rối về những hành động nên làm hoặc cách cư xử. Đụng độ có thể xảy ra giữa các phòng ban. Sai lầm xảy ra. Nhiệt độ có thể bùng phát. Các kết quả có thể là tất cả mọi thứ, từ sự thiếu hiệu quả cho đến các vấn đề pháp lý.
Với giao tiếp tốt - cả không chính thức và chính thức - văn hóa doanh nghiệp có xu hướng mạnh mẽ hơn, lành mạnh hơn và năng suất hơn. Khi nhân viên cảm thấy họ có các công cụ để giao tiếp với nhau và với quản lý, họ thường hiểu rõ hơn về vai trò và mục tiêu của họ.
Khi quản lý có một loạt các con đường có sẵn để giao tiếp với nhân viên, nó sẽ tạo ra các mối quan hệ tốt hơn, truyền cảm hứng cho lòng trung thành lớn hơn và có thể dẫn đến tăng năng suất tổng thể.
Nếu giao tiếp chỉ xảy ra không chính thức hoặc chính thức, nó tạo ra xung đột.
Ví dụ về giao tiếp hỗn hợp hoặc quản lý sai
Có lẽ ban quản lý không bao giờ hòa nhập với đội của họ. Có lẽ Peter, người đứng đầu bộ phận bán hàng, gần đây không biết rằng John cảm thấy bị bệnh một cách thường xuyên, nhờ khuôn mặt dũng cảm của John. Kết quả là Peter không nhận ra rằng đội bị căng thẳng vì John Giật vật lộn quá nhiều. Khi John thông báo cho Peter rằng anh ta bị chẩn đoán mắc bệnh ung thư, thì đó là một cú sốc, bởi vì Peter Lau không bao giờ coi trọng việc trò chuyện xung quanh máy làm mát nước và trốn tránh những cú đánh email không chính thức. Bởi vì Peter Thoát ở mức độ không chính thức, bộ phận bán hàng của anh ta làm anh ta bối rối, và họ lo ngại về việc chẩn đoán ung thư của John lề có ý nghĩa gì đối với an ninh công việc của John và khối lượng công việc sắp xảy ra của họ.
Các nhà quản lý giỏi hiểu rằng giao tiếp không chính thức làm cho các mối quan hệ trở nên mạnh mẽ hơn, không chỉ ở cuối của họ, mà như một khối xây dựng tinh thần cho toàn bộ công ty, từ nhân viên tiếp tân cho đến các khoản phải thu.
Tuy nhiên, như một sự thất bại, nếu giao tiếp chỉ là không chính thức, nó sẽ khiến nhân viên bối rối và thất vọng. Nếu mọi chính sách của công ty chỉ được ban hành thông qua các vụ nổ email tự phát, phản động và không bao giờ được ban hành chính thức như một tên lửa được suy nghĩ kỹ, thì có thể cảm thấy như các cột gôn liên tục di chuyển. Đây thực sự là chính sách, hay chỉ là một tâm trạng khác mà quản lý cộng đồng?
Có lẽ, vào tháng 5, người đứng đầu bộ phận phát triển sản phẩm đã làm nổ tung công ty bằng một email được viết một cách tình cờ, nhóm The Nhóm làm việc chăm chỉ trên một giao diện mới sẽ giúp phần mềm kế toán của chúng tôi dễ sử dụng hơn cho khách hàng. Không chắc chắn về tên hoặc ngày phát hành, nhưng nó chắc chắn trong các tác phẩm.
Sau đó, vào tháng 7, một email xuất hiện nói rằng, We Were trở lại bảng vẽ trên các giao diện. Mục tiêu là tăng chức năng dẫn đến ít cuộc gọi dịch vụ khách hàng hơn.
Tuy nhiên, không có thông cáo chính thức nào về thiết kế lại giao diện. Nhân viên nên nói gì hoặc làm gì về các vấn đề giao diện nếu khách hàng hỏi? Trong trường hợp này, công ty bắt buộc phải hợp tác và đưa ra một thông tin liên lạc chính thức nói chính xác những gì nhóm phát triển đang làm việc, bởi vì đó là thông tin quan trọng cho mọi cấp độ của công ty, từ ngân sách cho đến tiếp thị và sau đó các bộ phận có thể phát triển một kế hoạch hành động trên các giao diện sắp tới.
Cách dạy nhân viên Phương thức giao tiếp chính thức và không chính thức
Khi nói đến truyền thông, có nhiều thứ bị đe dọa hơn bao giờ hết. Các chính sách rất quan trọng trong môi trường doanh nghiệp và khi đưa ra những điều này, chính thức đó. Hướng dẫn bằng văn bản là cần thiết, với sự làm rõ được đưa ra khi cần thiết. Có lẽ việc làm rõ có thể xảy ra thông qua việc giải quyết các nhân viên trong một cuộc họp hoặc cho phép một kênh Slack để thảo luận, nhưng điều quan trọng là không có sự mơ hồ.
Mời nhân viên tham gia và đặt câu hỏi nếu họ không chắc chắn về bất cứ điều gì. Hãy cho họ biết điều đó rất tốt để gửi email hoặc thông tin liên lạc bằng văn bản khác nếu họ như một dấu vết trên giấy trong câu trả lời. Đường mòn giấy như vậy cũng bảo vệ công ty.
Các chính sách nên chỉ ra nơi công ty đứng trên những thứ như tin đồn - rằng nó có thể có hại và không có tác dụng, rằng tất cả nhân viên đều xứng đáng được tôn trọng và bảo mật về các vấn đề cả ở nơi làm việc và bên ngoài nó. Các chính sách cũng nên làm rõ rằng mặc dù mọi người có thể tự do sử dụng phương tiện truyền thông xã hội như những người tư nhân, họ không được chia sẻ sản phẩm công việc hoặc nói về các vấn đề của công ty trên các kênh xã hội của họ.
Các nguyên tắc cũng có thể làm rõ liệu có hay không khi sử dụng email không chính thức trong công việc hoặc liệu các thông cáo đó có nên được giới hạn trong các ứng dụng nhắn tin và tương tự hay không. Họ nên quy định liệu có các quy tắc để nhắn tin hoặc gửi email sau nhiều giờ và nếu nhân viên dự kiến sẽ giám sát các trang bên ngoài này.
Đây cũng là nơi các chính sách liên quan đến tán tỉnh và quấy rối nên được lặp đi lặp lại vì chúng luôn luôn truyền thông không chính thức thường xuyên phô trương các quy tắc của công ty.
Cuối cùng, một cuốn sổ tay viết về giao tiếp trong công ty là cách tốt nhất để thiết lập văn hóa giao tiếp của công ty. Hãy nhớ rằng, giao tiếp không chính thức là một phần có giá trị, xây dựng tinh thần của bất kỳ nơi làm việc nào và đôi khi nó nên được cho phép phát triển. Chắc chắn, nó có thể vượt khỏi tầm kiểm soát nếu nó không ngừng nghỉ, vì vậy công ty nên có hướng dẫn về thời điểm phù hợp và điều gì phù hợp để thảo luận không chính thức. Các cuộc chinh phục tình dục, không, nhưng một ngày cuối tuần tuyệt vời ở một cabin, đó là điều tốt.
Cuối cùng, bằng cách tạo ra một môi trường làm việc tích cực, giao tiếp cởi mở, bạn sẽ thấy công ty của bạn thích một môi trường ít căng thẳng hơn, năng suất hơn, với những nhân viên cảm thấy trung thành và có giá trị hơn tại nơi làm việc.
