Khi bạn chi tiêu tiền của mình thay mặt cho khách hàng, chủ lao động, nhân viên của bạn hoặc đối tác kinh doanh, bạn có thể và nên mong đợi lấy lại.Đại lý bán hàng, giáo viên, luật sư và cố vấn tài chính có thể phải chịu các chi phí kinh doanh hoàn trả hàng ngày. Những chi phí này giảm dần ở mức lợi nhuận của bạn nếu bạn không chứa chúng.
Gửi thư hoàn trả trước khi bạn chi tiêu
Trừ khi chờ phê duyệt trước sẽ dẫn đến mất cơ hội, hãy yêu cầu hoàn trả trước khi bạn chi tiêu bất kỳ khoản tiền nào. Thực hiện yêu cầu của bạn bằng văn bản cho phép bạn tạo ngân sách cho sự kiện hoặc dự án và cung cấp biện minh trước cho cách thức và lý do tại sao chi tiêu bây giờ sẽ tiết kiệm tiền sau này.
Ví dụ:
Allen Jeffries thân mến:
Trong khi nộp các giấy tờ thành lập công ty của bạn, tôi được biết rằng Ủy ban Tập đoàn Arizona tính phí 35 đô la cho việc xử lý nhanh để bảo lưu tên công ty bạn muốn. Như chúng ta đã thảo luận trong cuộc họp vào thứ ba tuần trước, tên công ty mong muốn của bạn "Wild Thổ Nhĩ Kỳ bất ngờ" yêu cầu một khoản phí xử lý $ 10 để đặt trước nó trong 120 ngày tiếp theo. Thêm phí cấp tốc sẽ bảo đảm việc đặt tên trước Thứ Sáu, ngày 11 tháng 5 thay vì Thứ Năm, 17 tháng Năm. Trả phí xử lý cấp tốc đảm bảo rằng bạn sở hữu tên trước khi Công ty Bảng hiệu Dấu hiệu thực hiện ký hiệu neon bạn đã đặt hàng cho phía tây của nhà hàng. Nó cũng cho chúng tôi thời gian để nhận được phản hồi từ Warner Brothers để đảm bảo rằng họ sẽ không coi tên đó là vi phạm thương hiệu hoặc bản quyền của họ.
Vì vấn đề thời gian, tôi sẽ thanh toán chi phí xử lý nhanh nếu tôi không nhận được tin từ bạn vào trưa ngày mai và tôi sẽ gửi yêu cầu hoàn trả cùng với báo cáo chi phí hàng tuần thông thường của mình.
Trân trọng,
Dịch vụ kinh doanh của Alexis Chapman, CPA, Chapman
Nghi thức xã giao
Dịch vụ doanh thu nội bộ tuyên bố rằng mỗi diem bao gồm chỗ ở, bữa ăn và chi phí phát sinh khi nhân viên đi công tác. Nhân viên phải nộp báo cáo chi phí trong vòng 60 ngày, hoặc mỗi diem trở thành tiền lương chịu thuế. Báo cáo phải bao gồm ngày chuyến đi diễn ra, mục đích kinh doanh và địa điểm của chuyến đi. Nhân viên cũng phải đính kèm biên lai cho chỗ ở. Toàn bộ thanh toán cho mỗi diem trở nên chịu thuế nếu nhân viên của bạn không gửi báo cáo chi phí.
Thí dụ:
Người nhận: Robert Morgan, Giám đốc phòng kế toán
Robert Morgan thân mến:
Kèm theo là báo cáo chi phí của tôi cho tháng 3 năm 2018. Tôi đã đính kèm biên lai của mình cho kỳ nghỉ ba đêm theo kế hoạch tại Sandals trên đảo Sanibel từ ngày 5 đến 7 tháng 3 cho hội thảo đào tạo bán hàng hàng năm của chúng tôi. Tôi đã thêm các khoản phí cho ba đêm lưu trú thêm ở Denver, Colorado trong khoảng thời gian từ ngày 7 đến 12 tháng 3, trong khi xử lý vụ tấn công của mèo hoang tại địa điểm trung tâm thành phố của chúng tôi. Tôi cũng đã thêm các hóa đơn để giặt khô bộ đồ của mình sau khi một tiền đạo ném quả bóng nước chứa đầy sơn đỏ vào tôi, cũng như ước tính chi phí cho một bộ trang phục mới. Chất tẩy rửa khô không thể loại bỏ tất cả các vết bẩn. Tôi đã bao gồm một câu trích dẫn từ Men Wearhouse, Ted's Clothiers và The Suit Depot cho một chiếc áo khoác, quần, áo sơ mi, cà vạt và giày mới vì tất cả chúng đều bị hư hại đáng kể.
Trân trọng,
James S. Corwin, Giám đốc bán hàng, Cửa hàng # 3126, Phoenix, Arizona
Giáo viên
Nhiều trường không hoàn trả cho giáo viên cho bất kỳ vật dụng nào trong lớp mà họ có thể mua. Các khu học chánh có thể chi trả ít nhất một phần chi phí giáo dục thường xuyên, tuy nhiên, bao gồm chi trả cho việc đi lại, ăn ở, sách, lệ phí kiểm tra và tài liệu học tập. Bạn có thể khấu trừ tới $ 250 mỗi năm trên tờ khai thuế thu nhập nếu khu học chánh không hoàn trả cho bạn. Tham khảo ý kiến của hiệu trưởng và tổng giám đốc trường trước khi chi tiêu bất kỳ khoản tiền nào.
Thí dụ:
Kính gửi ông Polk:
Lớp học năm nay lớn hơn 10% so với năm ngoái, nhưng tôi chỉ nhận được 15 cuốn sách giáo khoa trong điều kiện có thể sử dụng được cho 33 học sinh của mình. Mặc dù bạn đúng rằng học sinh có thể chia sẻ một cuốn sách trong lớp, nhưng chúng sẽ không thể học cùng nhau ở nhà. In tất cả các trang sách bài tập thêm đó sẽ khiến tôi phải chạy qua trợ cấp giấy sao chép cả năm trước ngày 30 tháng 9, khiến tôi không còn lựa chọn nào khác ngoài việc mua sách giáo khoa mới hoặc mua thêm giấy sao chép.
Tôi đã tính toán rằng ngay cả khi tất cả các trang in không có lỗi, tôi sẽ cần thêm 32 ram giấy sao chép trong khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 10 năm 2018 đến ngày 31 tháng 5 năm 2019. Với mức giá lớn, tôi đã được trích dẫn 4 đô la mỗi ram, với tổng số tiền là 128 đô la. Vì hầu hết các bậc cha mẹ đã trả 65 đô la mỗi năm tiền học phí, tôi cảm thấy sẽ là một gánh nặng khi yêu cầu họ trả tiền cho các bản sao khi con cái họ đã có sách giáo khoa. Tôi sẵn sàng tự mua giấy miễn là khu học chánh sẽ trả nợ cho tôi vào một lúc nào đó. Để so sánh, tôi đã bao gồm giá từ Staples, Office Depot và Walmart.
Trân trọng,
Angel Harris, lớp 5 khoa học, trường trung học lăn Hills
Đồng nghiệp
Nếu bạn cho vay tiền, công cụ hoặc vật tư cho đồng nghiệp, bạn nên đồng ý trước xem đây là quà tặng hay khoản vay. Hầu hết đồng nghiệp sẽ nỗ lực để cân bằng các cuốn sách, nhưng một số có thể quên đi sự hào phóng của bạn trừ khi bạn yêu cầu trả nợ. Nếu bạn đã thực hiện một thỏa thuận bằng văn bản nào đó, bạn sẽ phải ủng hộ cho một trường hợp khiếu nại nhỏ nếu cần. Nếu sự sắp xếp của bạn là bằng lời nói và riêng tư, không có ai khác có mặt, bạn sẽ gặp may mắn khi nhận lại được tiền hoặc tài sản của mình.
Ví dụ:
Thư mẫu để hoàn trả các chi phí với một thỏa thuận trước bằng văn bản:
Bob thân mến:
Khi tôi mua thẻ quá cảnh của bạn cho tháng 3, với sự hiểu biết rằng bạn sẽ trả lại tiền cho tôi hoặc mua cho tôi thẻ vào tháng Tư. Tôi đã đính kèm một bản sao của thỏa thuận hoàn trả mà bạn đã ký trước khi tôi mua thẻ của bạn. Vui lòng trả cho tôi $ 62 vào thứ Sáu này hoặc tôi sẽ phải thêm một khoản phí trễ hạn $ 5. Cảm ơn bạn đã quan tâm đến điều này càng sớm càng tốt.
Trân trọng,
Roland
Định dạng thư hoàn trả mà không có thỏa thuận trước bằng văn bản:
Zach thân mến:
Ba bữa trưa tôi mua cho bạn tuần trước tổng cộng $ 39,20. Vui lòng thanh toán ít nhất một nửa số đó vào thứ Sáu này và phần còn lại trước ngày 24 tháng Tư. Tôi hiểu bạn đang vật lộn, nhưng tôi đã sử dụng một phần tiền xăng trong tuần này để mua những bữa ăn đó cho bạn. Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vấn đề ngay lập tức.
Thành viên nhóm của bạn,
Janet
