Bất cứ ai khôn ngoan quan sát thấy rằng sự khác biệt giữa cố gắng và chiến thắng là một "ô" nhỏ có thể là một người gây quỹ thể hiện những ưu điểm của việc theo dõi yêu cầu của nhà tài trợ. Đừng nản lòng bởi một phản ứng mờ nhạt đối với kháng cáo ban đầu của bạn để quyên góp. Các nhà tài trợ của bạn là những người bận rộn và chỉ 10 đến 20 phần trăm trong số họ sẽ gửi quyên góp sau khi đọc bức thư đầu tiên, mặc dù hấp dẫn của bạn. Ngay từ đầu, hãy lên kế hoạch theo dõi với một lá thư được chế tạo tốt; bạn có thể ngạc nhiên khi có nhiều nhà tài trợ đánh giá cao lời nhắc nhở. Thư theo dõi của bạn có thể nâng cao đáng kể thành công chung của chiến dịch.
Khôi phục nguyên nhân của bạn, về những gì bạn đã viết người đọc của bạn vài tuần trước đó. Ví dụ: "Cassandra thân mến: Như bạn có thể nhớ, tôi đang bán những viên gạch kỷ niệm cho Walk of Hope tại Nhà của XYZ để gây quỹ cho việc cải tạo rất cần thiết."
Cập nhật cho người đọc về tiến trình bạn đã thực hiện kể từ khi liên hệ với cô ấy. Hãy tích cực và nhiệt tình. Ví dụ: "Bạn và tôi sống giữa những người tốt bụng; một số bạn bè và đồng nghiệp đã gửi quyên góp trong vài tuần qua. Bây giờ tôi chỉ cần thêm 600 đô la để đạt được mục tiêu gây quỹ cho trẻ em tại XYZ Home."
Nhắc nhở người đọc của bạn về lý do tại sao bạn viết cho hỗ trợ của cô ấy. Lặp lại nhu cầu bạn đang cố gắng giải quyết và nhấn mạnh tính cấp bách của nó. Ví dụ: "Trong hơn 50 năm, XYZ Home đã phục vụ như một nơi trú ẩn cho những đứa trẻ trốn chạy, bị bỏ rơi và bị lạm dụng. Các thành viên sản xuất của cộng đồng chúng ta, thậm chí là các nhà lãnh đạo. Nhà ở đang cần sửa chữa và tân trang lại, nó cần một mái nhà mới, hệ thống sưởi ấm và làm mát và một lớp sơn mới, từ trong ra ngoài."
Lặp lại kháng cáo của bạn cho một số tiền quyên góp cụ thể và, nếu có thể, khuyến khích bạn đọc để cung cấp thêm. Ví dụ: "Cassandra, tôi có thể tin tưởng bạn mua một viên gạch kỷ niệm được khấu trừ thuế với giá 150 đô la không? Bạn chỉ cần hoàn thành và gửi cho tôi mẫu đơn kèm theo cùng với khoản thanh toán của bạn và thông điệp bạn muốn chúng tôi khắc lên mảnh của bạn. Hoặc bạn có thể mua hai hoặc nhiều viên gạch trên trang web gây quỹ của tôi tại (địa chỉ web), nó sẽ tự động đưa bạn vào một cuộc xổ số cho (giải thưởng)."
Kết thúc bằng cách chân thành cảm ơn người đọc của bạn đã xem xét nguyên nhân quan trọng của bạn. Nêu cách cô ấy có thể liên lạc với bạn qua điện thoại, email và thư thông thường. Chính thức gần gũi với những lời chúc tốt đẹp nhất của bạn và những người được hưởng lợi từ sự hào phóng của cô ấy. Sau đó, ký tên của bạn.
Thêm một phần tái bút hoặc "P.S." để đề cập đến bất kỳ thời hạn nào bạn có thể có để đóng góp. Ngoài ra, khuyến khích người đọc của bạn truyền bá tin tức với những người khác có thể quan tâm hoặc khám phá nhận một món quà phù hợp từ công ty của cô ấy. Nhấn mạnh độ lớn và cấp bách của nhu cầu. Kết thúc bằng cách cảm ơn cô một lần nữa vì lòng tốt của cô.
