Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) được các doanh nghiệp sử dụng để đo lường tiến độ. Sau khi một tổ chức phân tích nhiệm vụ của mình, xác định các bên liên quan và xác định mục tiêu của mình, họ thường phát triển KPI để theo dõi các mục tiêu này. Những phép đo này thường được sự đồng ý của ban quản lý. KPI khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp, nhưng tất cả đều được nhắm đến để đạt được mục tiêu của tổ chức. Một vài KPI có thể tập trung sự chú ý của các bên liên quan để đạt được sứ mệnh của tổ chức. Mỗi KPI có thể có ba hoặc bốn tiểu mục kết hợp với nhau để đóng góp vào việc đo lường thành công chung.
Đặt KPI của bạn cụ thể cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, nếu bạn chịu trách nhiệm quản lý trường học, bạn có thể đặt KPI của mình để nhắm mục tiêu tỷ lệ tốt nghiệp hoặc điểm kiểm tra chuẩn hóa điểm chuẩn. Bằng cách so sánh hoạt động của bạn với người khác, bạn có thể dễ dàng xác định mục tiêu của mình hơn. Đặt KPI của bạn thành số lượng cuộc gọi điện thoại được trả lời mỗi phút, ví dụ: nếu bạn điều hành bộ phận dịch vụ khách hàng. Nhắm mục tiêu KPI của bạn đến số lượng khách hàng được hỗ trợ mỗi năm nếu bạn điều hành một tổ chức dịch vụ xã hội, như một ví dụ khác.
Tạo các KPI của bạn để phản ánh các mục tiêu của tổ chức của bạn. Những mục tiêu này phải là chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp của bạn và chúng phải được đo lường được. Ví dụ: chỉ định số lượng khách hàng bạn muốn tạo trong một khoảng thời gian cụ thể. Nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh số, hãy xác định xem bạn muốn đo lường rằng trong các đơn vị được bán, hoặc doanh thu được tạo ra, chẳng hạn. Theo dõi và thay đổi mục tiêu KPI của bạn khi bạn thấy phù hợp, khi bạn tiến gần hơn để đạt được mục tiêu của mình.
Đo lường KPI của bạn so với những tổ chức khác trong ngành của bạn. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là đạt được nhiều doanh thu nhất trong ngành, bạn có thể muốn đặt mục tiêu của mình cao hơn so với những gì đối thủ của bạn đã báo cáo. Hãy chắc chắn rằng KPI của bạn có thể được hiểu bởi mọi bên liên quan trong nhóm của bạn. Một KPI đơn giản và cụ thể, chẳng hạn như giảm 5% doanh thu của nhân viên mỗi năm, có thể dễ dàng hiểu được.
Tuy nhiên, sử dụng cùng loại chỉ báo hiệu suất từ năm này sang năm khác, như được đề cập trong Bước 2, bạn có thể điều chỉnh mục tiêu cụ thể của mình trong mỗi KPI. Bằng cách sử dụng cùng KPI, bạn có thể hiểu rõ hơn khả năng của tổ chức để đạt được các mục tiêu cụ thể. Bạn cũng sẽ có thể điều chỉnh mục tiêu của mình để biến chúng thành hiện thực. Cũng đảm bảo KPI của bạn phản ánh các yếu tố thành công quan trọng.
