Các thuật ngữ "sản xuất tinh gọn" và "hàng tồn kho nạc" đề cập đến cách tiếp cận sản xuất giúp loại bỏ lãng phí và rút ngắn thời gian giữa nhận và giao đơn đặt hàng. Kế toán tinh gọn hướng đến các quy trình kế toán hợp lý theo những cách tương đương. Nó cũng sử dụng kế toán để hỗ trợ sản xuất tinh gọn bằng cách thu thập thông tin hữu ích về cách hoạt động hiệu quả. Lắp ráp và tổ chức thông tin này thường liên quan đến việc xem xét lại các giả định được nhúng trong các hệ thống kế toán truyền thống.
Lời khuyên
-
Kế toán tinh gọn là một phương pháp quản lý tài chính hỗ trợ các quy trình hợp lý của sản xuất tinh gọn.
Kế toán Lean là gì?
Kế toán tinh gọn là tập hợp các nguyên tắc và quy trình cung cấp phản hồi bằng số cho các nhà sản xuất thực hiện sản xuất tinh gọn và thực hành hàng tồn kho nạc. Khi bạn thực hiện các thay đổi cho các hoạt động, chẳng hạn như tổ chức các quy trình theo các cách khác nhau hoặc thay đổi cách bạn sử dụng thời gian của nhân viên, có thể khó nhận biết từ việc chỉ quan sát quy trình công việc mà các điều chỉnh này đã tạo ra bao nhiêu sự khác biệt. Sản xuất có vẻ mượt mà và dễ dàng hơn và khách hàng có vẻ hài lòng hơn, nhưng việc định lượng những kết quả này cung cấp thông tin chất lượng cao có liên quan, cho phép các nhà quản lý thực sự nhìn thấy hậu quả của các cách tiếp cận khác nhau đối với quy trình làm việc và so sánh kết quả. Thông tin bạn nhận được từ kế toán tinh gọn có thể cung cấp cơ sở để thực hiện các thay đổi và điều chỉnh tiếp theo, mà hệ thống kế toán tinh gọn của bạn cũng có thể đo lường và đánh giá.
Kế toán tinh gọn xử lý một số nguyên tắc kế toán truyền thống theo các cách thức phi truyền thống bởi vì các giao thức kế toán thông thường không phản ánh đầy đủ giá trị đến từ phương pháp sản xuất tinh gọn. Ví dụ, kế toán truyền thống coi hàng tồn kho là một tài sản vì nó định lượng thứ bạn sở hữu hơn là thứ bạn nợ. Doanh nghiệp của bạn có thể sản xuất các bộ phận mà sau này sử dụng trong các sản phẩm hoàn chỉnh được bán cho khách hàng. Nếu bạn tập trung nguồn lực sản xuất vào việc sản xuất một lượng lớn một bộ phận cụ thể, bảng cân đối truyền thống của bạn sẽ ghi lại hàng tồn kho bạn đã sản xuất như một tài sản làm tăng giá trị ròng của bạn ngay cả khi nó chỉ nằm trên kệ của nhà kho trong một năm. Tuy nhiên, kế toán tinh gọn tính đến thực tế là hàng tồn kho chưa sử dụng thực sự có thể gây bất lợi cho hoạt động kinh doanh của bạn vì nó chiếm không gian và đòi hỏi chi phí nhân công và vật liệu mà bạn có thể sử dụng thay vào đó để điền vào đơn hàng hiện tại.
Các khái niệm về sản xuất tinh gọn là gì?
Các khái niệm về sản xuất tinh gọn xoay quanh việc giảm sản xuất và hàng tồn kho để hợp lý hóa các hoạt động của bạn theo hướng thực hiện các đơn đặt hàng hiện tại với thời gian quay vòng càng ít càng tốt. Cách tiếp cận này xác định lại hiệu quả, tập trung vào thông lượng (hoàn thành và giao thành phẩm cho khách hàng đã đặt hàng). Thay vào đó, kế toán truyền thống đo lường hiệu quả về số lượng đơn vị sản xuất mà dây chuyền sản xuất của bạn hoàn thành, bất kể khách hàng có đặt hàng cho các đơn vị này hay không.
Một hệ thống kế toán truyền thống có thể hiển thị những con số ấn tượng nhờ thực tế là bạn đã tận dụng các nền kinh tế theo quy mô và tạo ra số lượng lớn một phần cụ thể. Các số liệu truyền thống này tập trung vào lượng thời gian và lao động trung bình bạn bỏ ra trong quá trình tạo ra mỗi đơn vị mà không xem xét bức tranh lớn hơn. Ví dụ: doanh nghiệp của bạn sẽ trải nghiệm một kết quả tài chính khác nếu bạn giao các bộ phận cho một khách hàng háo hức, họ sẽ trả tiền cho họ ngay lập tức thay vì lưu trữ các bộ phận này trong kho của bạn trước các đơn đặt hàng trong tương lai.
Sản xuất tinh gọn cũng nhấn mạnh nguyên tắc thời gian quay vòng ngắn. Nếu doanh nghiệp của bạn tập trung vào việc điền đơn đặt hàng khi bạn nhận được chúng thay vì xây dựng số lượng lớn các bộ phận cụ thể, bạn sẽ ít lãng phí hơn vì các bộ phận bạn sản xuất với số lượng có thể không phải là bộ phận bạn thực sự cần khi đơn hàng bắt đầu cán bộ. Kế toán Lean định lượng các khoản tiết kiệm này, đo lường kết quả về mặt doanh số so với hàng tồn kho và thời gian dẫn giữa khách hàng đặt hàng và công ty của bạn điền và giao nó.
Hệ thống truyền thông và phản hồi là chìa khóa trong sản xuất tinh gọn. Càng nhiều nhà kho và đội sản xuất của bạn biết đơn hàng nào đã được đặt, họ càng sớm có thể đặt hàng nguyên liệu họ cần và thiết lập quy trình sản xuất. Cách tiếp cận hàng tồn kho nạc phụ thuộc vào các nhà cung cấp xếp hàng, những người có thể nhận được những gì bạn cần càng nhanh càng tốt sau khi đơn hàng được đặt.
Năm chữ "S" trong Kaizen là gì?
Kaizen là một nguyên tắc sản xuất tinh gọn quan trọng khác dựa trên triết lý hoạt động của Nhật Bản, nhấn mạnh vào việc cải tiến liên tục. Kaizen có thể được tóm tắt trong năm nguyên tắc bắt đầu bằng chữ "s".
- Sắp xếp: Với sự nhấn mạnh mạnh mẽ vào việc giữ mức tồn kho ở mức tối thiểu, sản xuất tinh gọn dựa trên nguyên tắc sắp xếp Kaizen hoặc xác định các mặt hàng không còn hữu ích và khiến chúng tránh xa. Thực hành này giúp loại bỏ sự lộn xộn và cắt giảm thời gian nhóm của bạn phải dành danh mục và luân chuyển cổ phiếu thậm chí có thể không được sử dụng. Kế toán tinh gọn đo lường thời gian bạn tiết kiệm ở đây bằng cách đánh giá hiệu quả của toàn bộ hệ thống của bạn một khi bạn đã nhận được cổ phiếu không cần thiết.
- Sắp đặt thứ tự: Khi bạn đã xác định những mặt hàng tồn kho nào bạn sẽ giữ so với những mặt hàng bạn sẽ loại bỏ, phương pháp Kaizen nhấn mạnh việc tạo ra thứ tự trong số cổ phiếu bạn vẫn có trong tay. Quá trình tổ chức dường như trên bề mặt can thiệp vào năng suất vì bạn đang dành thời gian sắp xếp thay vì sản xuất. Tuy nhiên, quan sát của kế toán tinh gọn chứng minh rằng việc dành thêm thời gian này thực sự tiết kiệm thời gian trong thời gian dài bởi vì bạn không dành nhiều giờ không cần thiết để tìm kiếm những gì bạn cần trong một nhà kho hỗn loạn.
- Tỏa sáng Giống như sắp xếp các mục theo thứ tự, giữ cho không gian làm việc của bạn sạch sẽ, tận dụng tối đa các nguồn lực của bạn bằng cách cho phép doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru và không lộn xộn, tai nạn không cần thiết hoặc trục trặc thiết bị do chăm sóc không đúng cách. Lợi nhuận ròng từ việc chăm sóc thêm này thể hiện trong số kế toán tinh gọn của bạn dưới dạng tăng hiệu quả và hóa đơn sửa chữa thấp hơn.
- Chuẩn hóa: Mọi hoạt động sản xuất đều có các yếu tố chung với các hoạt động và các yếu tố khác duy nhất với thông số kỹ thuật và quy trình của nó. Sản xuất tinh gọn xác định và tiêu chuẩn hóa các thực tiễn tốt nhất, dựa trên kiến thức chung của ngành và thông tin độc quyền do nhân viên của bạn phát triển. Bằng cách tập hợp những hiểu biết này vào sách hướng dẫn vận hành và đào tạo nhân viên một cách hiệu quả, bạn sẽ giảm chi phí lao động bằng cách giảm thiểu sai lầm và tối đa hóa hiệu quả. Bạn cũng sẽ tăng sự hài lòng của khách hàng thông qua việc tăng tính nhất quán. Hệ thống kế toán tinh gọn của bạn sẽ nắm bắt những cải tiến này với dữ liệu cho thấy doanh số bán hàng mạnh mẽ và sử dụng hiệu quả giờ lao động.
- Duy trì: Khi bạn đã đưa năng lượng và tài nguyên cần thiết vào bốn giai đoạn đầu của quy trình Kaizen, bạn cũng phải phát triển các hệ thống và sự nhạy cảm để khuyến khích nhân viên của bạn duy trì và duy trì những cải tiến họ đã thực hiện và thậm chí tiếp tục cải thiện chúng. Kế toán tinh gọn có thể theo dõi khả năng của bạn để duy trì những nỗ lực này bằng cách theo dõi tiến trình của bạn theo thời gian và phát hiện ra các vấn đề mới nổi nếu hệ thống của bạn bắt đầu trượt.
Báo cáo kế toán tinh gọn
Mặc dù doanh nghiệp của bạn có thể thực hiện thành công và say mê sản xuất nạc và thực hành hàng tồn kho nạc, nhưng thành công của những thực tiễn này không phải lúc nào cũng được phản ánh trong các báo cáo kế toán truyền thống. Tác động của hàng tồn kho nạc trên bảng cân đối kế toán của bạn là ví dụ nổi bật nhất về sự khác biệt này: Mức tồn kho thấp hơn giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru và có lợi nhuận, nhưng chúng hiển thị trên bảng cân đối truyền thống như một biến khiến công ty của bạn có ít giá trị hơn, ít nhất là trên giấy tờ. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng các nguyên tắc tinh gọn thành công, lần truy cập này vào bảng cân đối kế toán của bạn sẽ được cân bằng bởi mức tăng tương ứng ở dòng dưới cùng của báo cáo lãi lỗ của bạn, theo thời gian sẽ trả lại cho bảng cân đối của bạn khi có nhiều tiền hơn trong ngân hàng.
Nếu bạn đang xin vay từ một nhân viên ngân hàng không thành thạo các nguyên tắc tinh gọn, bạn có thể phải giải thích các khái niệm này. Bạn có thể cung cấp các ghi chú để đi kèm với báo cáo tài chính của bạn, hoặc bạn có thể cung cấp giải thích trực tiếp tại các cuộc họp mặt đối mặt. Thông tin cơ bản này sẽ giúp xác định đơn xin vay tiền của bạn và sẽ tạo cơ hội cho bạn tạo ấn tượng tròn trịa và hấp dẫn theo quyết định của người cho vay. Nói chung, nên liên hệ với những người cho vay và bắt đầu phát triển mối quan hệ trước khi bạn đến thời điểm nộp đơn xin tài trợ. Việc xây dựng mối quan hệ này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động với các khái niệm và phương pháp tiếp cận như sản xuất tinh gọn, có thể xa lạ với người cho vay.
Sản xuất và hàng tồn kho tinh gọn xuất hiện trên một báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo hình thức chuyên nghiệp dưới dạng chi phí thấp hơn dẫn đến nhu cầu ít khẩn cấp hơn đối với vốn hoạt động bên ngoài, phản ánh cách tiếp cận tài chính tinh gọn. Nếu bạn rút ngắn thời gian giao hàng để sản xuất và giao đơn đặt hàng và bạn giữ ít hàng tồn kho hơn, dòng tiền cần trên biểu mẫu chuyên nghiệp của bạn (và trong hoạt động thực tế của bạn) sẽ đồng bộ chặt chẽ hơn với tiền mặt đến. Thay vì đầu tư vào một kho hàng tồn kho đòi hỏi một khoản thanh toán lớn nhưng mang lại doanh thu trong một khoảng thời gian dài, một hoạt động tinh gọn chi tiền càng gần càng tốt khi nó giao đơn đặt hàng và thanh toán cho khách hàng.
Một doanh nghiệp sử dụng thực tiễn sản xuất tinh gọn cũng có thể phát triển các báo cáo kế toán tùy chỉnh để đo lường sự thành công của nó bằng cách sử dụng các tham số nạc. Ví dụ: bạn có thể theo dõi dòng chảy của các bộ phận và lao động theo thời gian để thu thập thông tin về mức độ trôi chảy và hiệu quả của hoạt động, hoặc bạn có thể biên dịch các báo cáo thường xuyên để đo lường doanh thu hàng tồn kho, một biến số quan trọng trong việc giữ cho hệ thống của bạn chặt chẽ và gọn gàng.
Thực hành kế toán tinh gọn
Ngoài việc theo dõi sự thành công của các hoạt động nạc trên sàn sản xuất, bản thân kế toán tinh gọn cũng phải tinh gọn. Các quy trình của nó nên được sắp xếp hợp lý và không cần nhiều nỗ lực và tài nguyên hơn mức cần thiết. Để chuyển sang một hệ thống kế toán tinh gọn, thật hữu ích khi sử dụng một hệ thống phản ánh cách tiếp cận năm "s" của Kaizen. Đầu tiên, sắp xếp các hoạt động kế toán của bạn, đánh giá chúng bằng mắt để xác định các bước nào cung cấp giá trị cao nhất so với thời gian chúng thực hiện. Hủy các quy trình không cần thiết cho các yêu cầu kế toán hợp pháp. Đồng thời loại bỏ các bước và báo cáo không cung cấp thông tin chất lượng về hệ thống nạc của bạn hoạt động tốt như thế nào.
Sau khi sắp xếp các quy trình của bạn, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự bằng cách phát triển một chuỗi các nhiệm vụ tận dụng tối đa thời gian kế toán của bạn và cũng mang lại thông tin tốt nhất có thể. Ví dụ: khi đánh giá quy trình công việc, nên theo dõi mua hàng tồn kho trước khi ghi lại số liệu bán hàng vì hàng tồn kho là cần thiết để tạo doanh số thay vì ngược lại. Tiếp theo, tỏa sáng các quy trình của bạn bằng cách loại bỏ các bước không cần thiết và nâng cấp bảng tính và nền tảng của bạn để chúng cung cấp thông tin chất lượng tốt nhất với số lượng đầu vào và quay lại ít nhất.
Khi hệ thống của bạn đã được thắt chặt và làm sạch, hãy bắt đầu chuẩn hóa các quy trình kế toán tinh gọn của bạn bằng cách tạo các giao thức bằng văn bản và nhân viên đào tạo để tuân theo các quy trình rõ ràng này một cách chính xác và nhất quán. Tạo các tiêu chuẩn và lịch trình để ghi lại thông tin và chuyển tiếp nó đến các đồng nghiệp, những người dựa vào những số liệu này để hiểu và đánh giá các hoạt động sản xuất và mua hàng của họ.
Cuối cùng, duy trì thực hành kế toán tinh gọn của bạn bằng cách làm theo thông qua và thực hiện các nhiệm vụ theo lịch trình và đảm bảo đồng nghiệp của bạn làm tương tự. Đánh giá các quy trình này thường xuyên và cập nhật chúng thường xuyên khi cần thiết, đặc biệt là khi các hệ thống và hoàn cảnh phát triển. Giữ cho nhân viên kế toán và sản xuất thông báo về những thay đổi bạn đã thực hiện, đặc biệt là khi những thay đổi này ảnh hưởng đến công việc và trách nhiệm của họ.
