Đối với hầu hết các nhà quản lý, kỷ luật nhân viên là một trong những trải nghiệm khó chịu nhất. Người quản lý có trách nhiệm viết thư hành động kỷ luật trong hồ sơ nhân viên để ghi lại hành vi sai trái của nhân viên. Những lá thư này có hai chức năng: thông báo cho nhân viên những gì sẽ xảy ra với anh ta do sự vi phạm của anh ta và để làm hồ sơ vĩnh viễn về hành vi sai trái của nhân viên trong hồ sơ của anh ta.
Tải máy in với tiêu đề thư của công ty. Thư này sẽ trở thành một phần trong hồ sơ chính thức của nhân viên, vì vậy bạn phải tuân theo giao thức thích hợp.
Nhập ngày đầy đủ. Bỏ qua một dòng và nhập tên và địa chỉ công ty của nhân viên. Ngay cả khi bạn không thực sự gửi thư, theo định dạng thư kinh doanh phù hợp sẽ truyền đạt ấn tượng về tính chuyên nghiệp.
Bắt đầu chữ cái bằng cách gõ tên của nhân viên, theo sau là dấu hai chấm. Bỏ qua một dòng.
Bắt đầu đoạn đầu tiên bằng cách nêu rõ bản chất của vi phạm. Tham khảo sổ tay nhân viên của công ty bạn để nhân viên có thể tự mình tìm ra quy tắc. Cung cấp chi tiết cụ thể về vi phạm, chẳng hạn như ngày xảy ra vụ việc và đề cập đến bất kỳ nhân viên nào khác có liên quan.Nói rõ thông tin này sẽ hỗ trợ bạn nếu nhân viên tranh chấp hành động kỷ luật và đưa vấn đề ra tòa.
Giải thích chi tiết những gì nhân viên đã làm sai và cô ấy nên hành động như thế nào trong tình huống này. Nhân viên đôi khi vi phạm các quy tắc vì họ không hiểu rõ về chúng, vì vậy một lời giải thích về vi phạm và thông tin phù hợp sẽ giúp ngăn cô ấy vi phạm lần thứ hai. Đề nghị gặp nhân viên để thảo luận chi tiết về vấn đề này.
Cung cấp cho nhân viên cơ hội để sửa đổi vi phạm, chẳng hạn như bằng cách viết một lá thư xin lỗi chính thức cho bên kia. Thông báo cho anh ấy về thời hạn gửi phản hồi hoặc thư.
Nói với nhân viên một cách rõ ràng và chính xác những gì cô ấy có thể mong đợi do sự vi phạm này. Cung cấp chi tiết thích hợp cho hình phạt hiện tại của cô ấy, chẳng hạn như ngày của bất kỳ phiên điều trần hoặc ngày có hiệu lực để chấm dứt việc làm của cô ấy, nếu có. Nếu nhân viên có thể mong đợi một hành động kỷ luật tiến bộ do những vi phạm tiếp theo, hãy thông báo cho cô ấy những hình phạt đó sẽ là gì.
Cung cấp cho nhân viên thông tin về quy trình kháng cáo, nếu có.
Yêu cầu nhân viên trả lời chính thức cho tập tin của mình; thường thì phản hồi này sẽ ở dạng một bức thư chính thức. Bạn cần tài liệu này cho hồ sơ của nhân viên trong trường hợp anh ta đưa vấn đề ra tòa.
Nhập tên đầy đủ và tiêu đề của bạn. In chữ cái và ký tên của bạn về tên đánh máy của bạn bằng mực xanh hoặc đen.
Tạo một vài bản sao của bức thư. Giữ lại 1 bản sao trong hồ sơ của nhân viên, đưa một bản khác cho luật sư của công ty bạn và giữ lại một bản khác cho hồ sơ của chính bạn.
Gửi thư cho nhân viên hoặc đưa cho anh ta trước mặt một đại diện nhân sự hoặc trợ lý hành chính. Bạn cần xác nhận rằng nhân viên đã nhận được thông báo chính thức.
Lời khuyên
-
Giữ giọng điệu chuyên nghiệp và thực tế. Thư này có thể ra tòa nếu nhân viên tranh chấp hành động kỷ luật và bạn muốn xuất hiện chuyên nghiệp và công bằng mọi lúc.
