Trong kế toán, có một số tài liệu tài chính được sử dụng để theo dõi các giao dịch của công ty và sức khỏe tài chính tổng thể. Sổ cái và bảng cân đối kế toán là hai trong số các tài liệu trung tâm trong quy trình kế toán của công ty. Mặc dù chúng bao gồm thông tin tương tự, sổ cái chung và bảng cân đối không giống nhau. Mục đích của họ là riêng biệt và các phương pháp ghi thông tin trong mỗi là khác nhau.
Định nghĩa
Tất cả các giao dịch được đăng lên sổ cái chung từ nhật ký hàng ngày bằng cách sử dụng một hệ thống ghi nợ và tín dụng, giống như bạn sử dụng trong sổ séc. Nó là cốt lõi của hồ sơ tài chính của công ty bạn, theo dõi mọi giao dịch từ ngày đầu tiên trong lịch sử công ty của bạn. Một bảng cân đối không được ghi lại chi tiết như một sổ cái chung. Đây là một ảnh chụp nhanh về sức khỏe tài chính của một công ty về tài sản và nợ phải trả tại một thời điểm nhất định.
Kết cấu
Các tài khoản trong một sổ cái chung được nhóm thành năm loại; tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Thông thường có một trang riêng cho mỗi tài khoản được theo dõi bởi sổ cái. Giao dịch được ghi lại trong một sổ cái chung khi chúng xảy ra cho mỗi tài khoản. Ví dụ: một khoản thanh toán được thực hiện cho một chủ nợ sẽ được ghi lại theo chi phí của ", và vào cùng ngày nếu một khách hàng thực hiện thanh toán cho công ty, nó sẽ được ghi lại theo doanh thu của". Một bảng cân đối không được chia thành các trang riêng biệt. Thay vào đó, tổng số cho mỗi danh mục được ghi lại khi chúng đại diện cho giai đoạn đó. Ví dụ: tổng doanh thu kể từ ngày 31 tháng 12 sẽ được ghi lại và chi phí cũng sẽ được tính tổng và ghi lại. Vì vậy, các khoản thanh toán cho chủ nợ A, B và C sẽ được tính tổng cộng, thay vì được ghi lại riêng lẻ.
Mục đích
Sổ cái được sử dụng làm nguồn dữ liệu cho các tài liệu tài chính khác, bao gồm bảng cân đối kế toán. Sổ cái theo dõi các giao dịch và lưu giữ hồ sơ của tất cả dữ liệu cho công ty để các tài liệu tài chính khác có thể được biên soạn chính xác. Sự không nhất quán, lỗi kế toán và tổn thất có thể được theo dõi thông qua sổ cái. Bảng cân đối kế toán cho thấy bất cứ ai đang nhìn vào nó (ví dụ như chủ nợ), những gì công ty sở hữu cũng như những gì họ nợ các bên khác kể từ ngày hoàn thành. Bảng cân đối kế toán thường được sử dụng để xác định xem một doanh nghiệp có đủ điều kiện cho tín dụng hoặc khoản vay hay không. Các chủ nợ, nhà đầu tư (tiềm năng và hiện tại), quản lý, nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan chính phủ và công đoàn sử dụng bảng cân đối kế toán để dự báo công ty sẽ ở đâu, hoặc nó sẽ trông như thế nào về mặt tài chính. Đối với một chủ nợ, đây là một công cụ để ước tính công ty rủi ro của bạn khi xem xét một khoản vay. Đối với công ty CEO hoặc chủ tịch của công ty, bảng cân đối kế toán giúp xác định xem công ty có quá nhiều hàng tồn kho hay nếu cần tăng doanh thu.
