Nhiều công ty lớn nhất và có lợi nhuận cao nhất ở Hoa Kỳ sử dụng các nguyên tắc hoạt động tinh gọn để cải thiện hoạt động và tăng lợi nhuận. Hai mục tiêu chính của hoạt động nạc là cung cấp giá trị cao hơn cho khách hàng và loại bỏ chất thải. Một công ty hoạt động trên các nguyên tắc nạc cố gắng để có hiệu quả. Nó tìm cách tối ưu hóa các hoạt động của mình thông qua một quy trình cẩn thận và tỉ mỉ, xem xét mọi khía cạnh của doanh nghiệp và loại bỏ mọi thứ không cần thiết để tạo ra lợi nhuận dài hạn.
Định nghĩa hoạt động tinh gọn
Hoạt động tinh gọn là một phương tiện để điều hành một tổ chức bằng cách tập trung vào việc cung cấp sự hài lòng của khách hàng lớn hơn trong khi sử dụng càng ít tài nguyên càng tốt. Mục tiêu của hoạt động nạc có hai mặt: Tạo ra giá trị cho khách hàng và loại bỏ lãng phí. Các công ty sử dụng hoạt động nạc rất quan tâm đến hiệu quả. Tất cả mọi thứ trong một hoạt động kinh doanh không đáp ứng mục đích cuối cùng là cung cấp giá trị cho khách hàng và tăng lợi nhuận sẽ bị cắt khỏi tổ chức. Do đó, tinh gọn nạc trong các hoạt động nạc. Hầu hết, nếu bạn thực hiện các hoạt động nạc, bạn muốn cắt giảm tất cả sự thiếu hiệu quả. Hoạt động tinh gọn cho phép các công ty làm nhiều hơn với ít hơn tạo ra giá trị và tăng lợi nhuận.
Có một số lĩnh vực chất thải mà các công ty nên xem xét xem xét khi thực hiện các hoạt động nạc. Sau đây là một vài ví dụ về các lĩnh vực mà doanh nghiệp có thể cải thiện hoạt động và cắt giảm hiệu quả:
- Việc làm: Tiền lương và lợi ích không hề rẻ cho một tổ chức. Tất nhiên, nó không thực hành kinh doanh tốt để loại bỏ các vị trí cần thiết hoặc để siết chặt lực lượng lao động của bạn. Tuy nhiên, nó rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong một tổ chức phục vụ một chức năng thiết yếu và họ được đào tạo đầy đủ để làm việc đó. Thật lãng phí tiền của công ty khi không có hiệu quả trong công việc và nhân viên không được sử dụng hết tiềm năng. Các hoạt động tinh gọn sẽ dọn sạch những mớ hỗn độn này và đảm bảo rằng mỗi nhân viên đang làm một công việc cần thiết với khả năng tốt nhất của họ.
- Hàng tồn kho: Có quá nhiều cổ phiếu trong tay là một sự lãng phí tiền bạc cho một công ty vì chi phí để lưu trữ hàng tồn kho. Càng ngồi lâu không được bán, công ty của bạn càng mất nhiều chi phí. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo có đủ cổ phiếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đây là lúc tối ưu hóa phát huy tác dụng. Công ty của bạn nên giữ một mức tồn kho tối ưu, và không hơn không kém, để đảm bảo hoạt động tinh gọn.
- Thời gian sản xuất: Không hiệu quả và lãng phí có thể ngẩng cao đầu trong quá trình sản xuất. Hoạt động tinh gọn yêu cầu bạn loại bỏ bất kỳ sự thiếu hiệu quả hoặc chậm trễ trong quá trình sản xuất. Điều này đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm được sản xuất trong thời gian ngắn hơn, do đó chi phí ít tiền hơn.
- Vận chuyển: Giao thông vận tải là một lĩnh vực khác, nơi lãng phí và kém hiệu quả có thể khiến một công ty bị chảy máu tiền. Công ty của bạn không nên vận chuyển hàng hóa một cách không cần thiết hoặc vận chuyển chúng không đúng lúc. Điều này có thể gây ra vấn đề hàng tồn kho, hoặc đơn giản là phát sinh các chi phí không cần thiết.
Lợi ích hoạt động tinh gọn
Có nhiều lợi ích của hoạt động nạc. Đầu tiên, mục tiêu chính và lợi ích của hoạt động nạc là nâng cao hiệu quả. Khi mọi thứ hoạt động như một cỗ máy được bôi dầu tốt, hoạt động sẽ được cải thiện và lợi nhuận tăng lên. Hoạt động tinh gọn có liên quan với tối đa hóa hiệu quả. Loại bỏ chất thải là một lợi ích rất lớn trong chính nó. Nó cho phép bạn vượt qua tiếng ồn và nhìn vào doanh nghiệp của bạn, thực sự hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của nó ở đâu.
Hơn nữa, các doanh nghiệp thực hành hoạt động nạc tập trung mạnh vào chất lượng. Bằng cách loại bỏ chất thải và kém hiệu quả, bạn sẽ có một sản phẩm chất lượng cao hơn. Sản phẩm chất lượng cao hơn này đạt được bằng cách tập trung vào giá trị của khách hàng, đây là một trong những mục tiêu chính của hoạt động tinh gọn. Lean giúp loại bỏ lỗi và cải thiện quy trình sản xuất để sản phẩm chất lượng đạt được trong thời gian ngắn hơn và ít tiền hơn.
Một lợi ích khác của hoạt động tinh gọn là nó giúp bạn sử dụng nhân viên tốt hơn. Bằng cách vận hành tinh gọn, bạn đang cắt giảm sự thiếu hiệu quả, sự chậm trễ trong sản xuất và những công việc không cần thiết giúp công ty của bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng với ít nhân viên hơn. Nhân viên được đào tạo, hiệu quả cao là một dấu hiệu của một tổ chức lành mạnh. Hoạt động tinh gọn thúc đẩy khái niệm này hoàn toàn. Hơn thế nữa, nhân viên hạnh phúc hơn theo mô hình hoạt động tinh gọn. Nhân viên tốt muốn làm công việc của họ và làm nó tốt. Nhân viên hoạt động tinh gọn được tạo cơ hội để cải thiện kỹ năng của họ và làm mọi việc hiệu quả hơn. Loại bỏ sự thiếu hiệu quả như các cuộc họp không cần thiết và các vấn đề sản xuất là một cách chắc chắn để làm cho công nhân hạnh phúc hơn.
Cuối cùng, hoạt động nạc tối ưu hóa không gian cho công ty của bạn. Khi bạn có số lượng hàng tồn kho tối ưu và mọi thứ đều ở đúng vị trí của nó, bạn sẽ không phải trả thêm bất kỳ khoản bất động sản nào. Ngoài ra, ít hàng tồn kho nằm xung quanh có nghĩa là không gian làm việc của bạn sẽ được tổ chức tốt hơn và an toàn hơn cho nhân viên.
Ví dụ hoạt động tinh gọn
Một trong những ví dụ hoạt động nạc nổi tiếng nhất là Toyota. Nhà sản xuất xe hơi nổi tiếng đã tạo ra Hệ thống sản xuất Toyota (TPS), vốn là một mô hình lâu năm cho các hoạt động tinh gọn. TPS là một hệ thống kỹ thuật xã hội, có nghĩa là nó tập trung vào các tương tác nơi làm việc giữa con người và công nghệ. TPS chủ yếu được giao nhiệm vụ loại bỏ chất thải và sự không nhất quán trong quy trình sản xuất. Hệ thống mang tính cách mạng và tham chiếu này đã đưa Toyota trở thành một trong những đối thủ cạnh tranh hàng đầu trong ngành công nghiệp ô tô có tính cạnh tranh cao.
Một ví dụ khác về hoạt động tinh gọn được thấy ở Kimberly Clark, công ty mẹ nổi tiếng của các thương hiệu như Kleenex, Scott và Huggies. Kleenex đã phải vật lộn với tinh thần nhân viên thấp do sự thay đổi lâu dài tại các nhà máy. Điều này dẫn đến sự vắng mặt 10 phần trăm, khiến công ty tốn rất nhiều tiền và làm cho công nhân thêm căng thẳng. Kleenex quyết định thuê Unipart, một công ty chuyên về hoạt động tinh gọn, để tiếp quản các hoạt động hậu cần. Unipart đề nghị Kleenex đầu tư vào sự gắn kết của nhân viên và phát triển nhân viên. Kết quả là giảm sự vắng mặt và tăng tinh thần nhân viên. Điều này cuối cùng đã tiết kiệm tiền Kleenex và tăng năng suất.
Intel là một ví dụ tuyệt vời khác về hoạt động tinh gọn. Gã khổng lồ công nghệ nổi tiếng đã giảm đáng kể thời gian giới thiệu chip máy tính mới ra thị trường, từ 12 tuần đầy gian nan xuống chỉ còn mười ngày. Intel đã có thể đạt được kỳ tích này trong năm năm thông qua việc thực hiện các nguyên tắc tinh gọn.
Làm thế nào để thực hiện các hoạt động tinh gọn
Đối với các doanh nghiệp muốn thực hiện các hoạt động nạc, có một số bước quan trọng cần thực hiện. Tất nhiên, quy trình sẽ khác nhau, tùy thuộc vào công ty của bạn và ngành mà bạn cạnh tranh. Để biết ý tưởng về quá trình đi nạc trông như thế nào, hãy xem xét các điểm sau:
- Đánh giá trên toàn doanh nghiệp: Bước đầu tiên để đi nạc là xem xét mọi khía cạnh của doanh nghiệp của bạn. Đối với bước này, bạn cần xem xét mọi quy trình trong doanh nghiệp của mình bằng con mắt quan trọng. Nhiều công ty thuê chuyên gia tư vấn hoặc chuyên gia tinh gọn để làm việc này, vì nó là một nhiệm vụ khó khăn. Tuy nhiên, một chủ doanh nghiệp nhỏ có thể tự làm điều này. Xác định các khu vực có thể sử dụng cải tiến. Hãy tự hỏi mình, điều này có làm tăng thêm giá trị của khách hàng không? Ở đây có lãng phí không? Ở đây, đánh giá này sẽ giúp hướng dẫn các ưu tiên của bạn và làm nổi bật các khu vực cần thay đổi.
- Nói với nhân viên của bạn: Nói với lực lượng lao động của bạn rằng bạn có ý định cải thiện hoạt động. Đánh vần cho họ những thay đổi sắp tới. Nhân viên thích được biết. Giữ cho công nhân bám sát các thay đổi sẽ làm giảm sự lo lắng và cho họ biết rằng cuối cùng, hệ thống mới sẽ cải thiện cuộc sống công việc của họ.
- Loại bỏ chất thải trong không gian làm việc vật lý: Bước đầu tiên để loại bỏ chất thải thường được bắt đầu trong không gian làm việc vật lý. Có văn phòng, nhà máy hoặc kho của bạn bị thiết kế không hiệu quả? Là thiết lập không gian vật lý của bạn gây ra vấn đề dòng công việc? Đảm bảo không gian làm việc và công cụ được thiết lập thông minh và hiệu quả để tối đa hóa năng suất.
- Loại bỏ chất thải trong sản phẩm và quy trình: Tiếp theo, tập trung vào cách sản phẩm của bạn đi qua tuổi thọ của nó, từ lập kế hoạch và sản xuất đến bán hàng. Xác định lỗi, sự chậm trễ và bất cứ điều gì giữ dòng sản phẩm. Nếu có các bước không cần thiết, loại bỏ chúng. Nếu nhiều nhân viên đang làm cùng một công việc và húc đầu, sắp xếp hợp lý nhiệm vụ của họ hoặc cố gắng loại bỏ một vị trí không cần thiết. Xem xét các hệ thống sản xuất khác nhau để cải thiện thời gian xử lý và chất lượng. Ví dụ: nếu bạn có dây chuyền lắp ráp dài, hãy xem xét chia nhỏ quy trình sản xuất của bạn thành các ô nhỏ hơn có thể cải thiện hiệu quả. Trong bước này, nó thường hữu ích khi tham khảo ý kiến các chuyên gia, những người biết những gì cần thiết để tối đa hóa hiệu quả.
- Thực hiện các công cụ nạc: Vô số công cụ hoạt động tinh gọn có thể giúp bạn dần dần cải thiện hiệu quả của công ty bạn theo thời gian. Hãy thử thực hiện một số công cụ này khi hoạt động của bạn thắt chặt hơn. Các công cụ tinh gọn có thể giúp bạn trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp, bao gồm tự động hóa, quy trình làm việc, quản lý thời gian, lãng phí, tạo nhịp độ và nhiều hơn nữa.
Làm thế nào để giảm chất thải tại một doanh nghiệp
Bước đầu tiên để giảm chất thải tại một doanh nghiệp là thường xuyên xem xét các hoạt động kinh doanh của bạn để xác định nơi chất thải là một vấn đề. Kiểm tra tăng dần là cần thiết để đảm bảo hoạt động trơn tru, hiệu quả. Đảm bảo bạn đang kiểm tra tiến độ của mình theo định kỳ và thực hiện các cải tiến và nâng cấp nhỏ khi cần thiết. Đi từng chút một ít hơn nhiều so với thực hiện một cuộc đại tu lớn của doanh nghiệp của bạn.
Một cách khác để giảm chất thải là đào tạo nhân viên của bạn đúng cách. Đây là một bước quan trọng. Để các hoạt động tinh gọn hoạt động, toàn bộ lực lượng lao động phải ở trên cùng một trang, theo cùng các hệ thống và quy trình. Một lực lượng lao động hiệu quả, được đào tạo tốt sẽ hoàn thành nhiều hơn và với chất lượng công việc cao hơn. Vì vậy, nếu bạn thấy sự không nhất quán trong lực lượng lao động của mình, hãy giải quyết chúng thông qua đào tạo phù hợp. Khi bạn cung cấp cho nhân viên các nguồn lực họ cần để thành công, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, chưa kể hạnh phúc hơn. Dạy nhân viên của bạn phát hiện chất thải và cách loại bỏ nó. Điều này khiến nhân viên tham gia vào các hoạt động tinh gọn để mọi người trong tổ chức được đầu tư cải thiện kết quả.
Tiếp theo, hãy xem hàng tồn kho của bạn và thực hiện một hệ thống kiểm kê mới nếu cần thiết. Quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng của hoạt động nạc. Nhiều chuyên gia hoạt động tinh gọn đề xuất một hệ thống kiểm kê chỉ trong thời gian. Điều này có nghĩa là bạn dự trữ hàng tồn kho trên cơ sở khi cần thiết, thay vì giữ một lượng lớn cổ phiếu trong tay mọi lúc. Điều này làm giảm dung lượng lưu trữ bạn cần và cũng có thể giảm chi phí vận chuyển. Hơn nữa, chỉ trong thời gian làm giảm mất hàng tồn kho bị ngưng hoặc không thể sửa chữa.
Tự động hóa là một cách khác để loại bỏ chất thải. Nhiều quy trình thủ công mang lại sự thiếu hiệu quả và nhầm lẫn. Tự động hóa đảm bảo giao dịch và kế toán trơn tru. Nhiều công ty sử dụng tự động hóa trong quy trình kiểm kê của họ, cải thiện tổ chức và giúp nhân viên dễ dàng xác định vị trí và di chuyển cổ phiếu hơn. Tự động hóa cũng có thể làm giảm lỗi vận chuyển.
Cuối cùng, bạn có thể làm việc để loại bỏ các chất thải nhỏ hơn trong doanh nghiệp của mình, chẳng hạn như chất thải giấy. Nó có vẻ không đáng kể, nhưng chi phí cho chất thải giấy có thể tăng lên theo thời gian. Cố gắng chuyển công ty của bạn theo hướng không giấy tờ đến bất kỳ mức độ nào có thể. Loại bỏ giấy có thể làm cho hoạt động của bạn hiệu quả hơn. Ví dụ, vé kho giấy có thể dễ dàng bị mất. Sử dụng máy quét và mã quét loại bỏ sự không hiệu quả này và giảm chi phí giấy. Tất nhiên, có một lợi ích khác của việc không cần giấy tờ bên cạnh hiệu quả và tiết kiệm chi phí: nó tốt hơn nhiều cho môi trường.
