Cho dù bạn là người quản lý phụ trách việc tạo lịch làm việc của nhân viên tại một doanh nghiệp nhỏ hay nhân viên muốn ghi lại lịch trình và thời gian làm việc của bạn, bạn sẽ cần một phương pháp ghi lại lịch làm việc đáng tin cậy và nhất quán. Hầu hết các lịch trình làm việc bao gồm một bảng đơn giản với các cột và hàng cho ngày và giờ được lên lịch. Tuy nhiên, một số lịch trình có thể được thực hiện phức tạp hơn bằng cách thêm các phần hoặc không gian để theo dõi các mục bổ sung như địa điểm làm việc hoặc đối tác làm việc cho các ngày khác nhau trong tuần. Tạo một mẫu lịch biểu trống sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng trong việc thực hiện các nhiệm vụ lên lịch hàng tuần hoặc hàng tháng.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Giấy
-
Bút hoặc bút chì
-
Thước đo (tùy chọn)
-
Máy tính có Microsoft Word hoặc Excel (tùy chọn)
-
Máy in (tùy chọn)
Sử dụng bút chì và giấy
Chọn giấy và bút hoặc bút chì cho lịch trình của bạn. Giấy của bạn có thể được lót hoặc không có dấu. Nếu bạn đang làm việc với giấy không viền, có thể rất hữu ích nhưng không cần thiết phải sử dụng thước kẻ hoặc cạnh thẳng khác để vẽ các đường thẳng.
Lập kế hoạch thiết kế của bạn. Xem xét số ngày hoặc tuần bạn muốn xuất bản trên mỗi tờ lịch trình làm việc. Một lịch trình điển hình bao gồm một hoặc hai tuần, nhưng bạn có thể muốn cung cấp cho cả tháng. Ngoài ra, nếu bạn sẽ tạo một lịch trình phức tạp hơn bao gồm các phần cho vị trí làm việc, phân công thiết bị, số dặm hoặc thời gian nghỉ làm và nghỉ trưa, hãy lên kế hoạch thêm các phần bổ sung trong mẫu lịch biểu của bạn để chứa các mục đó.
Tạo mẫu lịch trình làm việc trống của bạn. Sử dụng kế hoạch thiết kế ban đầu của bạn như hướng dẫn. Để tạo lịch biểu "thời gian làm việc" cơ bản, hãy vẽ bảy cột trên trang tính của bạn và liệt kê ngày trong tuần (ví dụ: Thứ Hai) và ngày theo thứ tự tăng dần trên đầu trang. Để tạo một mẫu sẽ cho phép lập lịch hơn một tuần, hãy vẽ một hàng bổ sung cắt ngang các cột của bạn cho mỗi tuần bổ sung mà bạn muốn cho phép. Các cột và hàng của bạn sẽ tạo ra một loạt các hộp chưa được lấp đầy.
Để tạo một lịch trình phức tạp hơn với các chi tiết được thêm vào, hãy tạo một hàng riêng cho mỗi ngày. Đếm số lượng chi tiết bổ sung mà bạn phải thêm. Ví dụ: nếu lịch biểu hàng ngày của bạn sẽ chứa chi tiết về "giờ làm việc", "địa điểm" và "số dặm", hãy vẽ ba cột giao nhau cho mỗi hàng ngày.
Sử dụng Microsoft Word hoặc Excel
Xác định phiên bản Microsoft Office bạn đang sử dụng. Hầu hết các ứng dụng phần mềm đang sử dụng ngày nay có thể sẽ là phiên bản 2003 hoặc 2007.
Chọn một mẫu sẽ hoạt động với phiên bản Microsoft Office của bạn. Kiểm tra xem phiên bản Microsoft Office của bạn có kèm theo các mẫu được tải sẵn để tạo lịch biểu trống không. Mở ứng dụng Office, nhấp vào tab "Tệp" trên thanh menu ở đầu màn hình của bạn và chọn "Thư viện dự án" từ menu thả xuống. Điều này sẽ tạo ra một danh sách các mẫu được tải sẵn.
Nếu bạn không thể tìm thấy mẫu "lịch trình" được tải sẵn, hãy tải xuống một mẫu từ nguồn bên ngoài. Định vị một mẫu bên ngoài tương thích với phiên bản Microsoft Office của bạn; hầu hết các mẫu liệt kê xem chúng có tương thích với Office 2003 hoặc 2007 không.
Microsoft Office Online là một nguồn đáng tin cậy của các mẫu lịch biểu. Xem "Tài nguyên" để biết liên kết. Để tải xuống mẫu từ Office Online, bấm vào nút "Tải xuống" tương ứng với mẫu. Một hộp thoại sẽ mở ra và cung cấp cho bạn tùy chọn lưu hoặc mở mẫu. Nếu bạn chọn "Lưu", hãy chọn một vị trí để lưu mẫu đã lưu để truy xuất sau.Thư mục "Tài liệu của tôi" là nơi phổ biến để lưu tệp.
Mở mẫu trống của bạn để nhập thông tin vào mẫu lịch biểu. Ngoài ra, bạn có thể in mẫu trống và viết lên đó.
