Tiền thuê nhà là một chi phí chung cho một doanh nghiệp. Có nhiều cách khác nhau có thể tính tiền thuê, tùy thuộc vào thiết lập. Trong một số trường hợp, một doanh nghiệp sẽ có thỏa thuận với chủ nhà cho thuê trả chậm, thường là do chủ nhà đã cung cấp một hoặc nhiều tháng miễn phí trong những ngày đầu của hợp đồng thuê nhà. Bạn có thể thấy điều này trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp vì trách nhiệm cho thuê trả chậm, đó là cách đơn giản để kế toán chia các khoản thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định để giúp việc lập ngân sách dễ dàng hơn.
Trách nhiệm cho thuê trả chậm là gì?
Nếu bạn ký hợp đồng thuê một căn hộ và tháng đầu tiên là miễn phí, bạn sẽ chỉ cần tận hưởng một tháng không phải trả tiền thuê nhà. Nhưng nó rất dễ dàng cho một doanh nghiệp, đặc biệt là nếu tiền thuê miễn phí đó được gia hạn trong vài tháng. Doanh nghiệp cần hiển thị chi phí hoạt động hàng tháng vì nhiều lý do. Để làm cho điều này dễ dàng hơn, kế toán sử dụng một cái gì đó gọi là trách nhiệm cho thuê trả chậm, trong đó họ mất cả năm tiền thuê nhà và chia cho 12 để đưa ra khoản thanh toán tiền thuê hàng tháng cho bảng cân đối kế toán.
Kế toán đôi khi sẽ gọi loại kế toán này là kế toán đường thẳng, điều này đơn giản có nghĩa là chi phí thuê được chia đều theo các điều khoản của hợp đồng thuê. Một khái niệm tương tự áp dụng cho thanh toán ngân sách mà các công ty tiện ích cung cấp cho khách hàng của họ. Thay vì có một hóa đơn dao động từ tháng này sang tháng khác, bạn có thể chọn để ước tính hóa đơn của mình và tính trung bình trong suốt một năm. Điều này giúp bạn dễ dàng tiếp cận ngân sách hộ gia đình hàng tháng của mình, vì bạn sẽ biết số tiền sẽ được chuyển vào hóa đơn điện hoặc nước mỗi tháng. Nguyên tắc tương tự áp dụng cho ngân sách kinh doanh.
Tiền thuê trả chậm và các khoản thanh toán không đồng đều
Hình thức kế toán này cũng có thể được áp dụng nếu một doanh nghiệp giao dịch với các khoản thanh toán hàng tháng không đồng đều. Ví dụ, bạn có thể được chủ nhà giảm giá trong tháng 12 để tính đến nhiều ngày văn phòng của bạn sẽ đóng cửa vào các ngày lễ. Nếu doanh nghiệp của bạn phải bỏ không gian trong một khoảng thời gian do thiệt hại xây dựng hoặc xây dựng, chủ nhà của bạn có thể từ bỏ tiền thuê nhà trong khoảng thời gian này, buộc bạn phải tính toán lại ngân sách của mình trong năm.
Chi phí ẩn cũng có thể làm cho các khoản thanh toán tiền thuê không đồng đều, cũng như không thể đoán trước. Thật không may, điều này có thể làm cho việc lập ngân sách số tiền phù hợp cho việc thuê nhà trở nên phức tạp, vì các chi phí như phí bảo trì tòa nhà có thể dao động theo thời gian. Vì lý do đó, một doanh nghiệp có thể làm tròn con số đó để đảm bảo rằng ngân sách bao gồm mọi khoản phí phát sinh thêm từ tháng này sang tháng tiếp theo.
Giá thuê tăng theo thời gian
Bạn có thể có một hợp đồng cho thuê mà bạn biết trước rằng tiền thuê sẽ tăng thêm một khoản nhất định. Năm đầu tiên có thể được đặt ở một tỷ lệ, ví dụ: tăng 5 phần trăm sau khi bạn kết thúc thời hạn đó. Tuy nhiên, nếu hợp đồng thuê của bạn kéo dài từ ngày 1 tháng 8 đến ngày 31 tháng 7, nhưng năm tài chính của bạn là từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12, bạn sẽ đối phó với năm tháng tiền thuê cao hơn, tạo ra sự chênh lệch. Cũng giống như nếu bạn đã nhận được các tháng miễn phí khi bắt đầu thuê, bạn sẽ cần tính tiền thuê hàng tháng dựa trên tổng số tiền thanh toán tiền thuê cả năm. Điều này có nghĩa là vào đầu mỗi năm, bạn sẽ cần xem xét kỹ hợp đồng thuê nhà của mình để xác định bất kỳ khoản tăng nào có thể có hiệu lực trong năm đó, sau đó lập ngân sách cho các khoản thanh toán hàng tháng của bạn.
Tại sao doanh nghiệp sử dụng trách nhiệm cho thuê trả chậm
Một ngân sách kinh doanh cho thấy những nỗ lực của nó để duy trì tiền mặt tích cực nhất có thể trong suốt cả năm. Bảng cân đối kế toán sẽ hiển thị tài sản - tất cả mọi thứ mà doanh nghiệp sở hữu từ tiền mặt đến thiết bị và hàng tồn kho - cũng như các khoản nợ, bao gồm nhiều chi phí mà doanh nghiệp phải chịu trong quá trình kinh doanh. Mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào là cho thấy rằng tài sản của nó đủ mạnh để vượt xa nhiều khoản nợ mà nó sẽ tự nhiên tích lũy khi tăng trưởng.
Khi tiền thuê dao động từ tháng này sang tháng khác, có thể khó xác định chính xác các khoản nợ hàng tháng của một doanh nghiệp thực sự là gì. Buổi tối nó ra làm cho mọi thứ dễ dự đoán hơn. Có lẽ thuận lợi hơn nữa là bằng cách cho thuê thẳng, các doanh nghiệp có thể tận dụng bất kỳ sự trì hoãn nào mà họ có được trong suốt cả năm. Vì vậy, nếu một doanh nghiệp trả 1.000 đô la một tháng, nhưng bắt đầu ba tháng miễn phí khi bắt đầu, doanh nghiệp đó có thể khấu trừ 3.000 đô la trong tổng số, sau đó chia ra cho năm đầu tiên. Điều này cho thấy trách nhiệm hàng tháng đối với tiền thuê nhà thấp hơn đáng kể so với mức giảm giá đó. Một doanh nghiệp tìm kiếm nguồn tài trợ hoặc cung cấp tài chính cho các cổ đông có thể ra mắt tích cực hơn nhờ chi phí hàng tháng rẻ hơn này.
Tính toán tiền thuê trả chậm là gì?
Tính tiền thuê trả chậm đòi hỏi một công thức khá đơn giản có thể được áp dụng hàng năm. Khi bạn xác định ngân sách năm tới, bạn chỉ cần tính toán mọi chi phí liên quan đến tiền thuê trong cả mười hai tháng. Nếu đại lý cho thuê của bạn không đóng gói tất cả các khoản phí bổ sung vào một khoản thanh toán tiền thuê một lần, hãy thêm chúng vào. Nếu bạn có hợp đồng thuê ròng, nơi bạn trả tiền thuê nhà, thuế bất động sản và phí bảo hiểm, hãy thêm tất cả các khoản thuế và phí bảo hiểm đó vào các khoản thanh toán hàng năm của bạn. Vì vậy, nếu bạn trả 1.000 đô la một tháng cho tiền thuê nhà và 200 đô la một tháng cho thuế và bảo hiểm, hãy nhân 1.200 đô la với 12 để nhận được khoản thanh toán tiền thuê hàng năm là 14.400 đô la. Tuy nhiên, nếu chủ nhà của bạn cung cấp miễn phí ba tháng tiền thuê nhà như một ưu đãi chuyển động, hãy khấu trừ 3.000 đô la từ tổng số đó để có được 11.400 đô la, sau đó chia con số đó cho 12, đưa chi phí thuế thuê nhà, bảo hiểm và tài sản hàng tháng của bạn lên 950 đô la, giảm đáng chú ý từ $ 1.200 ban đầu một tháng.
Làm thế nào cho thuê chậm hoạt động
Khi tiền thuê được miễn trong một khoảng thời gian ban đầu sau khi chuyển đến, nhóm kế toán của bạn sẽ coi đó là khoản tín dụng cho mục đích kế toán. Vì vậy, nếu bạn chuyển đến vào ngày 1 tháng 8 và tiền thuê nhà của bạn miễn phí cho đến ngày 1 tháng 12, về bản chất, kế toán viên của bạn sẽ tạo một tài khoản trách nhiệm và coi tiền thuê chưa trả như một khoản tín dụng vào tài khoản đó. Khi ngày 1 tháng 12 đến và bạn phải chịu trách nhiệm cho toàn bộ số tiền, một phần tiền thuê chưa trả sẽ được áp dụng, cùng với số tiền bạn đã tính mà bạn phải trả sau khi giảm giá.
Nếu tiền thuê hàng tháng của bạn là 1.000 đô la và tiền thuê trong ba tháng đầu là miễn phí, thì tiền thuê của bạn là 12.000 đô la trong năm, nhưng trừ đi 3.000 đô la, vì ba tháng đầu tiên là miễn phí. Tính toán của bạn cho biết bạn đã trả 12.000 đô la ít hơn 3.000 đô la hoặc 9.000 đô la, chia cho 12 chỉ là 750 đô la mỗi tháng. Nhưng chủ nhà của bạn đang mong đợi 1.000 đô la, chứ không phải 750 đô la, vì vậy 250 đô la thêm sẽ đến từ tài khoản trách nhiệm mà nhân viên kế toán của bạn đã tạo lại vào ngày 1 tháng 8. Bạn sẽ lấy 250 đô la từ tài khoản đó mỗi tháng trong ba tháng, sau đó bắt đầu trả đủ 1.000 đô la ngân sách thường xuyên của bạn.
Cho thuê tổng dịch vụ đầy đủ
Biến động thực sự có thể tránh được theo cách cho thuê đang được đàm phán. Loại cho thuê phổ biến nhất là cho thuê tổng dịch vụ đầy đủ, còn được gọi là tổng thay đổi hoặc mạng được sửa đổi. Với loại hình cho thuê này, chủ nhà và người thuê chia chi phí hoạt động, sau đó được gộp vào chi phí thuê hàng tháng. Điều này giúp dễ dàng hơn trong việc tính tiền thuê trong suốt thời hạn thuê, vì nó sẽ không tăng hoặc giảm khi chi phí thay đổi. Bạn vẫn sẽ cần tính đến tiền thuê trả chậm nếu bạn được miễn phí một hoặc hai tháng khi bắt đầu thuê, nhưng một khi bạn bị khóa trong hợp đồng thuê, bạn sẽ có thể tính vào chi phí hàng tháng đó cho đến khi kết thúc thời hạn, khi số tiền có thể tăng lên nếu chủ nhà của bạn chọn.
Một nhược điểm của hợp đồng thuê dịch vụ đầy đủ là nếu chi phí vận hành thấp hơn so với tính toán ban đầu, bạn sẽ giành được một khoản giảm từ tiền thuê nhà cho việc đó. Trừ khi đại lý cho thuê của bạn đặc biệt hào phóng, bạn có thể sẽ thắng được ngay cả khi giảm chi phí thuê khi bạn đạt đến cuối hợp đồng thuê. Tuy nhiên, về mặt tích cực, nếu chi phí đột ngột tăng trong cả năm, số tiền bạn phải trả won won sẽ tăng lên. Nhưng có khả năng chủ nhà của bạn sẽ xem xét những gì bạn đã trả và tăng số tiền sau khi hết thời hạn thuê.
Kế toán cho thuê trả chậm và dài hạn
Thêm một cấp độ nữa cho điều này là thực tế là việc trì hoãn tiền thuê có thể được phân loại là ngắn hạn hoặc dài hạn. Trong một số trường hợp, kế toán phân chia các khoản thanh toán tiền thuê nhà thành các chi phí hiện tại và không phải trả, vì số tiền thuê không phải trả hiện tại đã được sử dụng trong khoảng thời gian ngân sách được đề cập. Nói cách khác, bất cứ điều gì bạn sẽ trả trong năm tới là vấn đề của năm tới và do đó được phân loại là chi phí dài hạn. Chính vì điều này, bạn đã thắng được bao gồm cả năm tới, tăng tiền thuê năm năm của bạn khi bạn đang thực hiện ngân sách năm nay, ngay cả khi bạn biết nó sắp tới. Thay vào đó, hãy chia các khoản thanh toán tiền thuê trong 12 tháng chỉ dựa trên số tiền bạn sẽ trả cho thời hạn ngân sách của bạn.
Đối phó với việc tăng giá
Điều tốt nhất về giám sát chặt chẽ các khoản thanh toán tiền thuê trên bảng cân đối kế toán của bạn là bạn đang theo dõi chặt chẽ các chi phí. Chi phí năm cơ sở có thể dễ dàng đánh lừa bạn vì hầu hết các hợp đồng thuê được đặt ở một mức giá nhất định cho năm đầu tiên để xem liệu điều đó có bao gồm mọi thứ hay không. Không có gì bất thường khi người thuê thấy tiền thuê mặt bằng tăng không gian thương mại trong năm hai chỉ dựa trên thực tế là chi phí vận hành năm đầu tiên cao hơn so với dự kiến ban đầu.
Nếu bạn nhận thấy rằng giá thuê kinh doanh của bạn tăng đáng kể với hợp đồng thuê năm thứ hai, hãy yêu cầu chủ nhà cho bạn xem một bản sao của các chi phí hoạt động đó. Tốt hơn là, bạn sẽ nhận được một sự cố về tất cả mọi thứ bạn đang trả hàng tháng trong khoản thanh toán tiền thuê đó. Bạn luôn luôn tự do đưa văn phòng của mình đi nơi khác, nhưng việc di chuyển có thể tốn kém. Vì lý do đó, nó sẽ có lợi cho bạn để thảo luận với chủ nhà về khả năng thương lượng mức tăng để bạn có thể nhận được một tỷ lệ tốt.
Tiền thuê và trả chậm
Tại một số thời điểm trong cuộc đời của một doanh nghiệp, một công ty khác có thể đưa ra lời đề nghị mua hàng. Nếu đề nghị đó được chấp nhận, đội ngũ kế toán của công ty mua lại sẽ muốn có tài chính, vì người mua sẽ đảm nhận tất cả các tài sản và nợ phải trả của công ty mà họ mua lại. Khi điều đó xảy ra, số tiền thuê trả chậm trên bảng cân đối kế toán có thể làm phức tạp mọi thứ, đặc biệt nếu các điều khoản của hợp đồng thuê có nghĩa là tiền thuê sẽ tăng trong những tháng sau đó. Nếu mức tăng đó đặt tiền thuê cao hơn giá thị trường, công ty mua lại có trách nhiệm trong tay.
Khi một khoản nợ như vậy xuất hiện trong ngân sách, một công ty mua lại có quyết định đưa ra, thường được hướng dẫn bởi lời khuyên của đội ngũ kế toán. Trong trường hợp này, có thể có lợi khi di chuyển văn phòng đến một địa điểm mới, mặc dù sẽ tốn tiền để di chuyển. Điều tốt nhất để làm là xác định tỷ lệ thị trường hợp lý và tiến hành so sánh chi phí, sau đó trình bày thông tin cho các bên thích hợp.
