Biên bản cuộc họp là một bản ghi có tổ chức của những người tham gia cuộc họp và các chủ đề được thảo luận. Biên bản phục vụ như một tài liệu tham khảo hữu ích về các cuộc thảo luận và quyết định, cũng như một tài liệu hỗ trợ cho các khuyến nghị nội bộ.
Các mặt hàng bao gồm
Việc mở biên bản cuộc họp bao gồm một danh sách những người tham gia. Nó cũng ghi chú ngày, giờ và cài đặt của cuộc họp. Khi cuộc họp diễn ra, các chủ đề được trình bày để thảo luận và đôi khi được bỏ phiếu hoặc quyết định. Biên bản theo dõi tham khảo những người tham gia trong mỗi chủ đề. Biên bản cũng lưu ý các ý tưởng được trình bày để thảo luận và ai đã trình bày từng ý chính. Phiếu bầu hoặc quyết định, cùng với các bước hành động được chỉ đạo, cũng được bao gồm trong vài phút.
Các loại cuộc họp
Những người tham gia vào các nhóm làm việc không chính thức hoặc các cuộc họp của ủy ban thường ghi chép riêng của họ. Một thành viên thậm chí có thể phân phối đánh giá cuộc họp cho những người tham gia khác. Tuy nhiên, biên bản cuộc họp có tổ chức và có cấu trúc thường chỉ được sử dụng cho các cuộc họp mặt chính thức hơn. Biên bản thường được giữ cho các cuộc họp của ủy ban tổ chức, các cuộc họp hội đồng, cơ quan chính phủ hoặc các cuộc họp văn phòng và các cuộc họp công cộng. Một nhân viên thư ký hoặc hành chính thường ghi chép và chuẩn bị biên bản.
Sử dụng tham khảo
Thành viên của các nhóm làm việc hoặc ủy ban thường sử dụng biên bản cuộc họp làm tài liệu tham khảo. Biên bản hướng dẫn mỗi người liên quan đến vai trò của họ trong việc thực hiện các quyết định được đưa ra. Trong cài đặt hợp tác, phút cũng giúp các nhà lãnh đạo giữ mỗi người chịu trách nhiệm về vai trò của mình. Nếu một thành viên trong nhóm không thực hiện hành động đã thỏa thuận, anh ta có thể bị lãnh đạo khiển trách. Biên bản các cuộc họp của chính phủ hoặc tổ chức công cộng cũng đáp ứng nghĩa vụ của các cơ quan công cộng trong việc truyền đạt thông tin đến các quần thể mà họ phục vụ và cung cấp một hồ sơ kinh doanh chính thức.
Tài liệu sử dụng
Trong một số trường hợp, biên bản cuộc họp cũng được sử dụng như một tài liệu hỗ trợ. Các ủy ban tổ chức thường thảo luận về các vấn đề, nghị quyết và hành động, sau đó đưa ra khuyến nghị chính thức cho một hội đồng hoặc cơ quan lớn hơn. Biên bản thường được đính kèm với bài nộp để chứng minh các cuộc hội thoại của ủy ban. Trong một trường đại học, ví dụ, các trường hoặc các bộ phận chương trình giáo dục thường gửi biên bản cuộc họp ủy ban tư vấn để hỗ trợ các đề xuất chương trình giảng dạy.
