Một công ty có đại diện dịch vụ khách hàng có nhu cầu đào tạo định kỳ. Có một số phương pháp để đào tạo nhân viên. Mọi nhân viên không học như nhau từ cùng một phương pháp hoặc kỹ thuật. Khi nhân viên được đào tạo đầy đủ, họ sẽ cung cấp dịch vụ cao cấp, và trở nên hiểu biết hơn và được thông báo về công việc của họ. Khách hàng hài lòng và hài lòng khi họ làm việc với những cá nhân chuyên nghiệp, hữu ích, lịch sự, có mối quan tâm tốt nhất. Kết quả cuối cùng là doanh số và lợi nhuận cao hơn cho một công ty.
Nhập vai
Một loại đào tạo dịch vụ khách hàng là đóng vai. Một cá nhân có thể giả vờ là một khách hàng giận dữ và một cá nhân khác sẽ là đại diện dịch vụ khách hàng trả lời các câu hỏi và xử lý các mối quan tâm. Điều này cho phép các nhân viên thực hành cung cấp dịch vụ khách hàng trong một môi trường bắt chước một tình huống thực tế. Mọi người nên được phép sáng tạo khi họ tham gia vào các phiên này. Họ cũng có thể đảo ngược vai trò và sử dụng một kịch bản khác.
Hội thảo
Một công ty có thể gửi nhân viên của họ đến các hội thảo để đào tạo dịch vụ khách hàng. Đại diện dịch vụ khách hàng có thể học cách xoa dịu một khách hàng tức giận, lắng nghe, cung cấp giải pháp và câu trả lời và sở hữu cuộc gọi của khách hàng. Có nhiều kỹ thuật và phương pháp vô giá sẽ được học tại một hội thảo. Một số công ty cung cấp loại hình đào tạo này một cách thường xuyên. Một số công ty sẽ trình bày các hội thảo trên trang web cho tổ chức mà họ đang làm việc. Nhân viên giành chiến thắng có nhu cầu đi lại, giúp giảm chi phí.
Giám sát cuộc gọi
Người quản lý đôi khi sẽ lắng nghe các cuộc gọi điện thoại của đại diện dịch vụ khách hàng và sau đó cung cấp cho họ phản hồi và phê bình mang tính xây dựng. Họ lắng nghe mọi khía cạnh của cuộc gọi bao gồm cả lời chào để xem người đại diện có xử lý cuộc gọi một cách thích hợp hay không. Các công ty đôi khi sẽ yêu cầu nhân viên cố gắng bán sản phẩm hoặc dịch vụ sau khi khiếu nại ban đầu của khách hàng được thỏa mãn. Điều này cho phép nhân viên xây dựng mối quan hệ tốt hơn và cuối cùng bán được nhiều sản phẩm hơn. Các cuộc gọi được xếp hạng và ghi điểm để xem nếu một đại diện chạm vào tất cả các khía cạnh của dịch vụ khách hàng.
Hội thảo
Thỉnh thoảng, một giám sát viên sẽ trình bày một hội thảo nội bộ được thiết kế rõ ràng cho các đại diện dịch vụ khách hàng trong công ty và khách hàng mà họ phục vụ. Thông tin này thường được thiết kế riêng cho các sự cố dịch vụ của công ty đã biết và giúp tránh áp dụng các mẹo dịch vụ khách hàng chung cho các tình huống có thể không áp dụng.
Khảo sát
Sau khi đại diện dịch vụ khách hàng kết thúc cuộc gọi điện thoại, họ có thể yêu cầu khách hàng điền vào bản khảo sát trực tuyến cho phép họ đánh giá mức độ dịch vụ khách hàng họ nhận được. Thông thường cuộc khảo sát sẽ mất không quá năm phút và khách hàng thường được cung cấp một không gian cho ý kiến của họ. Đây là nơi khách hàng có thể đưa ra đề xuất cải tiến. Đại diện có thể sử dụng phản hồi khi họ nói chuyện với khách hàng trong tương lai.
