Khi điều hành một doanh nghiệp, điều quan trọng là phải trả lời điện thoại một cách chuyên nghiệp và lịch sự. Điện thoại vẫn là phương tiện liên lạc chính giữa hầu hết các doanh nghiệp và khách hàng của họ. Nếu bạn đọc các đánh giá do khách hàng tạo ra về doanh nghiệp, bạn sẽ nhận thấy rằng khách hàng có xu hướng hình thành ý kiến chung về một công ty dựa trên cách họ được đối xử trên điện thoại. Khách hàng đưa ra phán đoán dựa trên số lượng chuông trước khi cuộc gọi của họ được trả lời, cách họ được chào đón trên điện thoại, thời gian họ bị giữ và liệu họ có hài lòng khi kết thúc cuộc gọi hay không.
Nhấc điện thoại lên trước vòng thứ ba. Mặc dù điều này có thể không thể thực hiện được mọi lúc, đây nên là mục tiêu tổng thể. Khách hàng xem nó là không chuyên nghiệp khi cuộc gọi của họ không được trả lời kịp thời. Ngay cả khi bạn không thể nhận cuộc gọi ngay lập tức, ít nhất hãy chào khách hàng và yêu cầu anh ta giữ một lát.
Trả lời điện thoại một cách chuyên nghiệp. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, một lời chào tiêu chuẩn hoạt động tốt nhất và bạn có thể muốn đưa ra chính sách chung của công ty nơi tất cả các cuộc gọi điện thoại được trả lời theo cùng một cách. Sử dụng một lời chào đơn giản bao gồm tên của công ty và hỏi làm thế nào bạn có thể hỗ trợ. Ví dụ: bạn có thể nói điều gì đó với tác dụng của "Chào buổi tối và cảm ơn bạn đã gọi cho Công ty XXX. Tôi có thể giúp gì cho bạn?"
Lắng nghe tích cực trong khi khách hàng đang nói. Khách hàng khó chịu khi họ không cảm thấy người khác chú ý đến họ hoặc họ được yêu cầu nhiều lần để lặp lại những gì họ vừa nói. Tránh đa nhiệm trong khi trên điện thoại và khiến khách hàng chú ý.
Hãy mỉm cười khi bạn đang nói chuyện. Khi bạn cười, bạn thấy dễ chịu hơn qua điện thoại và khách hàng phản hồi tích cực về điều này. Ngoài ra, luôn luôn dễ chịu và lịch sự mọi lúc, ngay cả khi khách hàng giận dữ và không dễ chịu.
Nói chậm và rõ ràng trong khi giải thích mọi thứ với khách hàng. Khách hàng không muốn cảm thấy vội vã, giống như bạn đang cố gắng nhanh chóng tắt điện thoại. Điều đặc biệt quan trọng là nói chậm và rõ ràng trong khi bạn giải thích các quy trình dài hoặc đang vượt qua các chính sách của công ty. Bạn muốn giải thích cặn kẽ bản thân mình để khách hàng hiểu đầy đủ và không để lại bất kỳ câu hỏi còn sót lại nào.
