Giữ giấy tờ phù hợp để giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru có thể giúp bạn tránh được kiểm toán doanh thu vào cuối năm. Nếu bạn phải đối mặt với kiểm toán doanh thu, giấy tờ được nộp đúng có thể làm cho quy trình dễ dàng hơn. Giữ tất cả các biên lai của bạn để mua hàng, chi phí, quyên góp và báo cáo tài khoản ngân hàng cùng với bất kỳ phần mở rộng thuế nào được nộp có thể giúp bạn trong quá trình kiểm toán.
Tổng doanh thu
Tổng doanh thu có được từ việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn. Chúng bao gồm băng đăng ký tiền mặt của bạn, phiếu gửi tiền ngân hàng, sổ biên lai, hóa đơn, phiếu nhận thẻ tín dụng và bất kỳ 1099-MISC nào bạn đã thanh toán cho các nhà thầu tự do. Giữ các tài liệu này là cần thiết để giúp bạn nộp thuế sau này để hiển thị thu nhập cho doanh nghiệp của bạn. Các lựa chọn thay thế được chấp nhận cho Dịch vụ doanh thu nội bộ (IRS) trong quá trình kiểm toán nếu bạn không có biên nhận, chẳng hạn như séc bị hủy, là một báo cáo của tổ chức tài chính với số séc, số tiền kiểm tra, tên người nhận thanh toán và ngày số tiền được đăng bởi tổ chức tài chính. Nếu khoản thanh toán được thực hiện bằng chuyển khoản điện tử (EBT), bảng sao kê phải hiển thị tên người nhận, số tiền và ngày số tiền được chuyển bởi tổ chức tài chính của bạn. Đối với thẻ tín dụng, bảng sao kê phải hiển thị số tiền được tính, tên người nhận thanh toán và ngày giao dịch được xử lý.
Mua và chi phí
Bất kỳ giao dịch mua bán nào cũng phải kèm theo biên nhận dưới dạng phiếu tín dụng, hóa đơn thanh toán, séc bị hủy và phiếu đăng ký tiền mặt. Một chi phí là một giao dịch mua mà doanh nghiệp của bạn làm cho nó không được bán lại dưới dạng hàng hóa hay dịch vụ, chẳng hạn như nội thất văn phòng hoặc máy tính. Giữ tất cả các hóa đơn này ở một nơi mà bạn có thể truy cập chúng ngay lập tức.
Báo cáo tài khoản ngân hàng
Báo cáo tài khoản ngân hàng cho năm thuế tài chính nên được nộp cùng với tổng doanh thu, mua hàng và chi phí của bạn. Các báo cáo sao lưu những gì doanh nghiệp đã chi trả và nhận trong năm tính thuế. Một năm thuế tài chính là 12 tháng liên tiếp kết thúc vào ngày cuối cùng của bất kỳ tháng nào khác ngoài tháng 12.
Tờ khai thuế biên chế
Số tiền bạn đã trả cho nhân viên của mình dưới dạng séc hoặc tiền gửi trực tiếp cũng sẽ được yêu cầu. Tờ khai thuế biên chế phải bao gồm bất kỳ khoản thuế liên bang và địa phương cũng như kế toán của bất kỳ khoản khấu trừ tài khoản hưu trí nào. Thuế biên chế của nhân viên nên được giữ ít nhất bốn năm, đó là khoảng thời gian cần thiết của IRS.
Lưu trữ hồ sơ
Lưu trữ hồ sơ được đề xuất bởi IRS bao gồm giữ sổ séc kinh doanh, tóm tắt hàng ngày và hàng tháng về biên lai tiền mặt của bạn, nhật ký hoặc nhật ký của bất kỳ khoản giải ngân séc nào, bất kỳ khoản bồi thường nào của nhân viên và bảng tính khấu hao. Một mẹo khác của IRS là tách sổ séc doanh nghiệp của bạn ra khỏi sổ séc cá nhân của bạn. Điều này được thực hiện để giữ cho chi phí cá nhân tách biệt với chi phí kinh doanh. Giữ tất cả các hồ sơ cho doanh nghiệp của bạn ít nhất là số tiền tối thiểu theo yêu cầu của IRS và tất cả các tờ khai thuế đã nộp trước đó của bạn.
Nhân viên
Lưu giữ hồ sơ của tất cả nhân viên của bạn, cả trong quá khứ và hiện tại, với số An sinh xã hội, thông tin liên lạc và mẫu I-9 và W-4 của họ là yêu cầu của IRS. Mẫu I-9 xác minh rằng nhân viên có thể làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ. Mẫu W-4 được điền vào Giấy chứng nhận khấu trừ của nhân viên, cho phép bạn ước tính số tiền khấu trừ từ tiền lương của nhân viên từ biểu đồ trên biểu mẫu.
