Bất kỳ cuộc họp hoặc dự án nào thành công hơn nếu các nhiệm vụ được giao trong cuộc họp và hoàn thành bên ngoài cuộc họp. Bằng cách tuân theo một công thức đơn giản là 3W (Cái gì, Ai và Khi nào) cho các cuộc họp hành động, cơ hội hoàn thành công việc hiệu quả ngoài thời gian họp và đúng giờ được tăng lên. Phân công hành động đúng có thể làm giảm các vấn đề liên quan đến theo dõi. Phân công hành động tốt sẽ hỗ trợ kiểm tra các ý tưởng và giải pháp tốt cho các vấn đề, cũng như thực hiện bất kỳ quyết định nào được đưa ra trong cuộc họp.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Bảng hoặc giấy đánh dấu
-
Bút hoặc bút xóa khô
Trước khi kết thúc cuộc họp, hãy xác minh bất kỳ hành động nào được xác định trong cuộc họp và xác định xem có cần thêm nhiệm vụ nào không. Bắt đầu với những gì các hành động là. Hỏi nhóm "Những hành động chúng ta cần làm để đạt được kết quả dự án tuyệt vời là gì?" Điều này giúp nhóm hiểu những gì cần phải được thực hiện và tại sao nó quan trọng đối với dự án hoặc nhóm. Theo cách diễn đạt mục hành động, hãy chắc chắn sử dụng các động từ hành động và sẵn sàng cung cấp một số chi tiết về những gì thực sự cần thiết để xem xét hành động được hoàn thành chính xác.
Sau đó, chuyển sang WHO sẽ thực hiện từng hành động bằng cách hỏi nhóm "Ai là người tốt nhất để thực hiện những hành động này?" Mỗi hành động phải được trao cho ai đó hoặc nó sẽ không được thực hiện. Đây là ai là một nhóm hoặc thành viên dự án đồng ý chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động cần thiết để thực hiện hành động được giao. Hành động có thể được chỉ định cho người có trình độ tốt nhất hoặc một nhóm phụ hoặc ai đó trong cuộc họp có thể tình nguyện thực hiện hành động. Nếu hành động được chỉ định cho ai đó bên ngoài cuộc họp, một người nào đó trong cuộc họp phải chịu trách nhiệm giải thích hành động được chỉ định cho người không tham gia cuộc họp.
Thực hiện phần WHEN trước khi chuyển các hành động và chuyển sang cuộc họp hoãn. Hỏi nhóm "Khi nào những hành động này đến hạn để chúng tôi hoàn thành dự án đúng hạn?" Ngày đáo hạn cho mỗi hành động phải là một ngày theo lịch thực tế khi hành động phải được hoàn thành để nhóm hoặc dự án hoàn thành công việc của họ. Điều này không bao giờ được để trống hoặc được viết là càng sớm càng tốt vì ngày đảm bảo ai đó có trách nhiệm thực hiện hành động đúng hạn. Bằng cách chỉ định một ngày, người thực hiện hành động sẽ có thể lên lịch cho nhiệm vụ mới với công việc khác của họ và có thể xác định liệu có thể có một lý do hợp lệ tại sao hành động có thể không được hoàn thành trước ngày mong muốn của nhóm không muộn rồi
Sau cuộc họp, hãy đặt các hành động 3W trong hồ sơ cuộc họp và phân phát cho mọi người tham dự cuộc họp hoặc những người đã nhận được một hành động. Tài liệu này tất cả các hành động và ai chịu trách nhiệm cũng như khi hành động đến hạn.
Lời khuyên
-
Nếu phải có một cuộc họp tiếp theo, khi lời nhắc được gửi cho cuộc họp đó bao gồm bất kỳ hành động nào đến hạn vào ngày đó cũng như các chi tiết cuộc họp thông thường.
