Bất kể loại hình kinh doanh nào bạn điều hành, hệ thống thanh toán cho khách hàng của bạn là một trong những khía cạnh quan trọng nhất để tạo ra lợi nhuận. Nếu không có một hệ thống hiệu quả để thu thập các khoản phải thu, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc nhận thanh toán. Không có thanh toán, doanh nghiệp của bạn không thể chạy. Có một số hệ thống tiềm năng bạn có thể sử dụng để lập hóa đơn cho khách hàng của mình; một doanh nghiệp phù hợp với bạn sẽ phụ thuộc phần lớn vào loại hình doanh nghiệp bạn điều hành.
Thanh toán trả trước
Một phương thức thanh toán phổ biến cho kinh doanh dựa trên dịch vụ, chẳng hạn như các công ty viễn thông hoặc nhà cung cấp dịch vụ Internet, là thanh toán trả trước. Trong loại thanh toán này, khách hàng thanh toán trước cho một lượng dịch vụ được chỉ định: một lượng thời gian hoặc đơn vị được đặt. Hạn thanh toán và phải được nhận trước khi khách hàng của bạn có quyền truy cập vào dịch vụ đã mua. Đây là một hệ thống thanh toán hiệu quả để đảm bảo các khoản phải thu của bạn luôn được thanh toán trước khi dịch vụ được cung cấp.
Thanh toán trả sau
Thanh toán trả sau là một hệ thống trong đó khách hàng đồng ý thanh toán vào một ngày sau đó cho các sản phẩm hoặc dịch vụ nhận được. Khi kết thúc thời hạn thanh toán, bạn sẽ gửi hóa đơn cho khách hàng của bạn chi tiết số tài khoản, dịch vụ hoặc sản phẩm được sử dụng, số tiền nợ và ngày đến hạn thanh toán. Phần mềm thanh toán và kế toán có sẵn để giúp duy trì thông tin này. Có thể khó thu thập trên các loại hóa đơn này nếu bạn đang giao dịch với khách hàng có tín dụng xấu hoặc chỉ đơn giản là từ chối thanh toán. Nếu bạn tham gia loại thanh toán này, hãy xem xét giảm giá cho thanh toán kịp thời, nhưng hãy chuẩn bị để giao cho nhân viên liên hệ trực tiếp với khách hàng để nhận các hóa đơn chưa thanh toán. Trong trường hợp cực đoan, có thể cần phải chuyển tài khoản sang đại lý bộ sưu tập.
Bản ghi nhớ tín dụng và ghi nợ
Ghi nhớ tín dụng và ghi nợ không phù hợp như một hệ thống thanh toán duy nhất, nhưng rất quan trọng trong trường hợp thay đổi tài khoản hoặc thanh toán, hoặc xảy ra lỗi. Bạn sẽ phát hành bản ghi nhớ tín dụng cho những khách hàng đã trả tiền cho các dịch vụ hoặc sản phẩm mà họ không sử dụng hoặc không nhận được hoặc nếu một lỗi trong thanh toán của bạn khiến khách hàng trả quá nhiều. Ghi nhớ ghi nợ sẽ được sử dụng theo cách ngược lại; khi một khách hàng sử dụng nhiều hơn khoản trợ cấp trả trước của mình, hoặc nếu anh ta bị tính phí thấp hơn cho các dịch vụ của mình. Ghi nhớ ghi nợ về cơ bản yêu cầu nhiều tiền hơn từ khách hàng, trong khi các bản ghi nhớ tín dụng hoặc tín dụng, chuyển thành tiền được trả lại hoặc tín dụng dịch vụ được chuyển sang chu kỳ thanh toán tiếp theo.
Thanh toán dựa trên đơn hàng
Thanh toán dựa trên đơn hàng có thể được ví như thanh toán trả trước cho các sản phẩm. Nếu doanh nghiệp của bạn là nhà cung cấp hoặc nhà bán buôn, bạn có thể chọn yêu cầu khách hàng thanh toán đầy đủ hoặc một phần khi họ đặt hàng. Điều này mang lại những lợi ích trước đây của thanh toán trả trước. Bạn cũng có thể chỉ yêu cầu thanh toán một phần trước và thanh toán đầy đủ vào một ngày sau đó, tại thời điểm đó bạn sẽ cần gửi cho khách hàng của mình một hóa đơn yêu cầu phần còn lại của khoản thanh toán. Để sử dụng phương pháp này, bạn phải giữ hồ sơ chính xác về những gì khách hàng đã trả.
Thanh toán dựa trên giao hàng
Trong hệ thống thanh toán này, bạn sẽ gửi hóa đơn và đơn đặt hàng chi tiết từng mặt hàng và số lượng cho khách hàng của bạn cùng với việc giao hàng của họ. Bạn có thể chọn yêu cầu thanh toán đầy đủ khi giao hàng hoặc chỉ định ngày đến hạn thanh toán trên hóa đơn. Hãy chắc chắn bao gồm thông tin liên hệ của bàn đặt hàng trong trường hợp có sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn.
