Thiếu một thời hạn dự án có thể làm hỏng mối quan hệ của bạn với khách hàng và khiến bạn phải trả giá. Tuy nhiên, đôi khi sự chậm trễ là không thể tránh khỏi. Cách bạn phá vỡ tin tức có thể tạo ra sự khác biệt giữa củng cố mối quan hệ của bạn và phá hủy nó. Nếu bạn tiếp cận vấn đề theo cách đúng đắn, bạn có thể củng cố niềm tin của khách hàng và trấn an anh ta rằng bạn sẽ làm bất cứ điều gì cần thiết để hoàn thành dự án.
Kiểm tra thường xuyên
Thay vì chờ đợi cho đến khi có một vấn đề liên quan đến khách hàng của bạn, hãy gửi các bản cập nhật tiến độ hàng tuần và dòng thời gian cập nhật. Bởi vì bạn đã liên lạc với anh ấy thường xuyên, nên anh ấy đã rất sốc khi bạn thông báo cho anh ấy về sự chậm trễ. Nếu nó rõ ràng bạn gặp rắc rối, hãy thông báo cho khách hàng và xin lỗi ngay lập tức. Lời xin lỗi của bạn sẽ có tác động lớn hơn nếu được gửi sớm hơn nếu khách hàng của bạn nhận được nó sau khi thời hạn đã bị bỏ lỡ.
Nhận ra sự bất tiện
Hãy để khách hàng của bạn biết rằng bạn hiểu những rắc rối mà sự chậm trễ sẽ gây ra cho anh ta. Điều này chứng tỏ rằng bạn rất nghiêm túc trong tình huống và bạn lo lắng về việc nó sẽ ảnh hưởng đến anh ta như thế nào. Ngoài ra, hãy trấn an khách hàng rằng bạn đã xử lý vấn đề này và giành chiến thắng để cho nó xảy ra lần nữa. Điều này sẽ khiến anh ta có nhiều khả năng gắn bó với công ty của bạn hơn là tìm người khác hoàn thành dự án. Ví dụ, hãy nói với anh ấy, tôi biết bạn có thể tin tưởng vào việc có được điều này trước cuộc họp cổ đông thường niên của bạn. Chúng tôi đã xác định được vấn đề và sẽ làm mọi cách để hoàn thành nó trước đó.
Có một kế hoạch
Thay vì chỉ nói rằng công việc của bạn sẽ bị trễ, hãy cung cấp cho khách hàng một ngày hoàn thành mới. Điều này cho phép anh ta điều chỉnh dòng thời gian của mình và thích ứng với sự thay đổi. Anh ấy sẽ tự tin hơn vào khả năng của mình nếu bạn có một dòng thời gian rõ ràng hơn là nếu bạn chỉ nói rằng bạn không biết khi nào bạn sẽ hoàn thành. Ngoài ra, hãy phác thảo những gì bạn sẽ làm để đưa dự án trở lại đúng hướng. Hãy cho khách hàng biết rằng bạn đã biết những gì đã sai và bạn đã giải quyết các vấn đề và có kế hoạch để đưa dự án trở lại đúng tiến độ.
Giảm thiểu thiệt hại
Khi bạn nói với khách hàng về sự chậm trễ, hãy đề nghị anh ta một cái gì đó để bù đắp cho sự bất tiện này. Ví dụ, cung cấp cho anh ta giảm giá cho dự án đó hoặc dự án trong tương lai để khuyến khích anh ta cho bạn một cơ hội khác. Bạn cũng có thể đề nghị ném vào các mặt hàng hoặc dịch vụ bổ sung miễn phí. Điều này chứng tỏ rằng bạn muốn sửa đổi và sửa chữa mối quan hệ, đồng thời mang lại cho khách hàng một lợi ích hữu hình để cho bạn cơ hội thứ hai.
