Nó mang lại lợi ích cho các chuyên gia để nắm vững văn bản kinh doanh, đặc biệt nếu họ ở vị trí hành chính. Khi sếp yêu cầu bạn viết một cái gì đó dưới hình thức kinh doanh, chẳng hạn như một bản ghi nhớ, bạn cần biết cách chính xác để làm điều đó. Nếu không, bạn sẽ không có tác động mà bạn mong muốn đối với người nhận. Bạn có thể tránh tình huống này bằng cách biết cách viết một bản ghi nhớ theo định dạng kinh doanh tiêu chuẩn.
Tạo một bản ghi nhớ bao gồm tất cả các phần tiêu chuẩn, bao gồm tiêu đề, mục đích, thảo luận và kết thúc, khuyên Hodu.com. Một bản tóm tắt là một phần tùy chọn.
Thiết lập tiêu đề cho bản ghi nhớ của bạn. Tất cả các bản ghi nhớ sẽ có một tiêu đề tiêu chuẩn bao gồm bốn dòng được gắn nhãn là Đến, Đây là Từ, Ngày, Ngày và Ngày Chủ đề.
Điền vào tiêu đề của bản ghi nhớ của bạn. Sau khi Đến, To, người mà bức thư đang được phân phát, chẳng hạn như một người cụ thể, một nhóm người hoặc bộ phận. Sau khi Từ Từ, đặt tên của bạn hoặc người tên bạn mà bạn đang viết thư, chẳng hạn như ông chủ của bạn. Nhập ngày phân phối sau từ Ngày hẹn hò. Khác Bao gồm một vài từ tóm tắt mục đích của bản ghi nhớ trong dòng "Chủ đề".
Nhập một đoạn ngắn giải thích mục đích của bản ghi nhớ trong một vài câu. Bản ghi nhớ có thể là vì lý do thông tin, để giải thích một vấn đề hoặc yêu cầu một hành động nhất định từ người nhận.
Thảo luận về mục đích của bản ghi nhớ một cách chi tiết trong một số đoạn tiếp theo. Donith cung cấp thông tin không cần thiết hoặc lặp lại chính mình, nhưng cung cấp đủ chi tiết để tất cả người nhận hiểu lý do của bản ghi nhớ và tầm quan trọng của nó.
Viết hành động, nếu có, cần phải được thực hiện bởi người nhận trong một đoạn kết thúc. Giải thích những gì cần phải được thực hiện và làm thế nào để hoàn thành nó.
Thêm một phần tóm tắt vào cuối bản ghi nhớ của bạn, nếu nó dài hơn một trang hoặc chứa thông tin rất chi tiết, phức tạp. Điều này sẽ giúp làm rõ mục đích của bản ghi nhớ của bạn và cung cấp cho người nhận một tài liệu tham khảo để nhìn lại mà không cần phải đọc lại toàn bộ bản ghi nhớ. Bao gồm tất cả các điểm chính của bạn, cũng như bất kỳ hành động nào cần được thực hiện, trong phần tóm tắt.
