Thư kinh doanh hiệu quả là một công cụ quan trọng trong kho vũ khí của mỗi doanh nhân. Cho dù có ý định bán một sản phẩm hoặc dịch vụ, hoặc chỉ đơn giản là để giới thiệu bản thân người viết, một lá thư kinh doanh hiệu quả phải có một vài đặc điểm cơ bản để khiến người đọc phản hồi thuận lợi. Bức thư phải kêu gọi người nhận hành động và thuyết phục anh ta làm những gì nhà văn mong muốn. Tất cả các thư kinh doanh hiệu quả có những phẩm chất nhất định chung.
Thông tin đầy đủ
Một lá thư kinh doanh hiệu quả có tất cả các thông tin mà người đọc cần phải hành động phù hợp. Bức thư nêu rõ bức thư đó là của ai và ở đâu và làm thế nào để trả lời. Nó nói rõ bức thư nói về điều gì, khi nào cần thực hiện hành động, nơi hành động đó nên được thực hiện và tại sao nên thực hiện hành động ngay bây giờ. Thư kinh doanh có đầy đủ thông tin và không để lại gì. Nó có một lời kêu gọi hành động rõ ràng và cho người nhận biết cách thực hiện hành động đó.
Lực hấp dẫn
Thư kinh doanh hiệu quả không phải là hoa hay trang trí công phu. Nó là phụ tùng và cho điểm. Không có từ lãng phí. Ngôn ngữ ngắn gọn trong phân phối của nó để người đọc chỉ còn lại thông tin cần thiết. Một lá thư kinh doanh không phải là một nơi để thể hiện những từ lớn hoặc thơ. Thư kinh doanh hiệu quả là ngắn và đến điểm.
Lợi ích, không phải tính năng
Thư kinh doanh hiệu quả tập trung vào lợi ích cho người nhận, không phải là các tính năng của sản phẩm hoặc thông tin. Nó trả lời câu hỏi cho người đọc: "Cái gì trong đó cho tôi?" Một lá thư kinh doanh có tính đến các hạn chế về thời gian đặt ra cho người đọc và các nhu cầu mà người đọc đang mang đến cho bàn. Nó phục vụ cho họ, giúp người đọc dễ dàng thực hiện hành động mong muốn. Thư kinh doanh tập trung vào cách người viết thư có thể giúp người đọc, chứ không phải tại sao người đọc nên giúp người viết.
Tính đặc hiệu
Sử dụng ngôn ngữ cụ thể khi viết thư kinh doanh. Nói với độc giả chính xác những gì họ có thể mong đợi từ các sản phẩm, dịch vụ hoặc doanh nghiệp. Không sử dụng ngôn ngữ mơ hồ có thể khiến họ đoán. Sử dụng các ví dụ, nếu cần thiết, để làm rõ hơn ngôn ngữ để làm cho thư kinh doanh rõ ràng cho người đọc. Nếu một lời hứa được thực hiện trong một lá thư, hãy chắc chắn rằng doanh nghiệp có thể sao lưu nó. Ngoài ra, sử dụng động từ hành động thay vì động từ thụ động để cung cấp cho câu của bạn sức mạnh.
Trong trẻo
Tránh sử dụng biệt ngữ trừ khi thực sự cần thiết trong một nỗ lực để giao tiếp rõ ràng. Điều quan trọng là phải làm rõ chính xác những gì bức thư được cung cấp và những gì bức thư đang yêu cầu người đọc làm. Nếu không, người đọc có thể không thực hiện hành động được yêu cầu và thư sẽ không có hiệu lực. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạnh mẽ để nhấn mạnh những gì người đọc nên làm sau khi đọc thư kinh doanh. Các câu ngắn với các động từ mạnh, có thể hành động được khuyến khích để khuyến khích người đọc hành động.
Phép lịch sự
Hãy chắc chắn làm theo nghi thức đúng trong thư kinh doanh. Hãy chắc chắn để tìm ra tên và chính tả của người sẽ nhận được thư. Địa chỉ chúng thích hợp. Trả lời tất cả các thư yêu cầu trả lời trở lại. Bằng cách tuân theo nghi thức đúng đắn, một doanh nhân cho thấy rằng anh ta có sự tôn trọng đúng đắn đối với người mà anh ta đang viết cho. Sự tôn trọng đó có thể đi một chặng đường dài hướng tới việc khiến người đọc bức thư nhận lời kêu gọi hành động.
Đúng
Từ định dạng của thư đến sự phù hợp của người nhận, một thư kinh doanh phải đạt nhiều lưu ý chính xác để có hiệu quả. Hãy chắc chắn rằng nó được gửi đến đúng người, trong đúng bộ phận, đúng công ty. Hãy chắc chắn rằng bức thư sẽ đến đúng người để thực hiện hành động mà bức thư yêu cầu anh ta thực hiện. Đọc qua thư và đánh giá xem ngôn ngữ có đúng với người bạn gửi không - không quá trang trọng và không chính thức. Khi đã sẵn sàng để gửi nó ra, hãy kiểm tra lại định dạng lần cuối để tìm lỗi.
