Tài liệu nhân viên là quan trọng vì nhiều lý do. Tài liệu biện minh cho các hành động việc làm, từ tuyển dụng và lựa chọn đến từ chức, nghỉ hưu hoặc chấm dứt. Đào tạo và phát triển và bồi thường và lợi ích là một phần của tài liệu nhân viên là tốt. Duy trì tài liệu chính xác và đầy đủ hỗ trợ các mục tiêu nguồn nhân lực, chẳng hạn như lập kế hoạch kế thừa và thúc đẩy từ bên trong. Tài liệu nhân viên, khi được chuẩn bị cẩn thận, bảo mật và theo chính sách của công ty, là xương sống của một bộ phận nhân sự.
Tuyển dụng và tuyển chọn
Ngay cả khi quy trình tuyển dụng và tuyển chọn của bạn bắt đầu bằng việc nộp đơn trực tuyến thông qua hệ thống theo dõi ứng viên, tài liệu vẫn là một thành phần quan trọng của quy trình tuyển dụng. Tối thiểu, quá trình tuyển dụng bao gồm sàng lọc điện thoại sơ bộ, phỏng vấn trực tiếp và đánh giá người phỏng vấn. Tài liệu là điều cần thiết cho quá trình này - ghi chú trong các cuộc phỏng vấn cá nhân thực tế là một yêu cầu để giúp đưa ra quyết định tuyển dụng khôn ngoan. Ngoài ra, nếu bạn muốn chuyển qua trình độ của ứng viên cho người quản lý tuyển dụng khác, điều này sẽ giúp chia sẻ các ghi chú phỏng vấn của bạn. Ghi chú phỏng vấn có chứa các đánh giá và ý kiến cá nhân của bạn. Do đó, trừ khi các ghi chú từ quy trình tuyển dụng và phỏng vấn có chứa điểm kiểm tra hoặc trình bày lại một số sự kiện nhất định về bộ kỹ năng của ứng viên, loại tài liệu này thường không trở thành một phần của hồ sơ nhân sự. Điều quan trọng, tài liệu nhân viên cũng chứng minh đủ điều kiện làm việc.
Đào tạo và phát triển nhân viên
Tài liệu hiệu suất của nhân viên là quan trọng để duy trì sự hài lòng của công việc, năng suất và sự tham gia. Hệ thống quản lý hiệu suất của bạn bao gồm một số thành phần, như mô tả công việc, phản hồi không chính thức, đào tạo, hành động kỷ luật và đánh giá hiệu suất hàng năm. Tất cả các thành phần này yêu cầu tài liệu cho hệ thống quản lý hiệu suất của bạn để đi đúng hướng. Thiếu tài liệu gần với việc thiếu giao tiếp trong lĩnh vực này. Nhân viên phụ thuộc vào phản hồi để truyền cảm hứng cho động lực và nâng cao tinh thần của nhân viên. Không có tài liệu, nhân viên thiếu các công cụ cần thiết để đáp ứng mong đợi của chủ nhân.
Bồi thường và lợi ích
Tài liệu nhân viên là một yếu tố thiết yếu của cấu trúc lợi ích và bồi thường của bạn. Nếu không có loại tài liệu này, không thể theo dõi tiền lương của nhân viên, tăng công đức, tiền thưởng cuối năm và các khoản khấu trừ bắt buộc và tự nguyện. Tài liệu cũng duy trì trạng thái lợi ích của nhân viên, chẳng hạn như các lựa chọn chăm sóc sức khỏe, chăm sóc phụ thuộc và tài khoản chi tiêu linh hoạt. Bộ phận biên chế ghi lại nhiều tài liệu của nhân viên trong lĩnh vực này; tuy nhiên, nhân viên bảo mật của bạn có quyền truy cập độc quyền vào tất cả các tài liệu liên quan đến y tế để giữ bản chất bí mật của thông tin nhân viên.
Kết thúc việc làm
Khi nhiệm kỳ của một nhân viên với công ty kết thúc, tài liệu là vô cùng quan trọng. Bất kể lý do, bạn phải chuẩn bị và nộp giấy tờ tài liệu hành động việc làm này. Nếu bạn chấm dứt một nhân viên, tài liệu sẽ chứng minh quyết định của bạn. Việc sa thải nhân viên liên quan đến hiệu suất kém, vi phạm chính sách hoặc hành vi sai trái thô thiển đòi hỏi phải có tài liệu để hỗ trợ cho việc chấm dứt không tự nguyện. Nếu nhân viên quyết định nộp đơn khiếu nại cho việc xả thải sai, tài liệu có thể bảo vệ tài sản của công ty bạn nếu khiếu nại leo thang đến kiện tụng. Nếu một nhân viên nghỉ hưu hoặc từ chức, tài liệu là cần thiết để tiếp tục lợi ích sức khỏe và thu nhập.
