Ngay cả với điện thoại và Internet, đôi khi vẫn cần phải gửi một lá thư kiểu cũ cho mục đích kinh doanh. Cập nhật hồ sơ tài khoản doanh nghiệp của bạn bằng một chữ cái có hiệu quả, vì các chữ cái ít bị lãng quên (như các cuộc gọi điện thoại) và ít có khả năng bị bỏ qua (như email). Họ cũng cung cấp một dấu vết giấy tiện dụng. Nếu bạn cần cập nhật hồ sơ của mình bằng một lá thư, hãy làm theo một số mẹo để đảm bảo bạn bao gồm tất cả các căn cứ của bạn.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
Máy in
-
Giấy
-
Máy photocopy
-
Phong bì
-
Con tem
Địa chỉ thư cho bộ phận thích hợp để đảm bảo cá nhân chính xác nhận được thông tin cập nhật của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang thay đổi sổ séc hoặc số thẻ ghi nợ, hãy gửi thư của bạn đến bộ phận tài khoản phải trả. Nếu bạn đang thay đổi địa chỉ, hãy gửi thư của bạn thành "hồ sơ khách hàng". Nếu bạn không chắc bộ phận nào sẽ xử lý yêu cầu của bạn, hãy gọi cho công ty và hỏi trước khi giải quyết thư của bạn hoặc tìm kiếm thông tin trên trang web của công ty.
Bao gồm ngày ở đầu thư, cả cho hồ sơ của công ty và hồ sơ cá nhân của riêng bạn. Ví dụ: nếu bạn yêu cầu dịch vụ của mình bị hủy hoặc thu hẹp kể từ một ngày nhất định và công ty không xử lý yêu cầu của bạn kịp thời, bạn có cơ sở để không thanh toán vì bạn có bản sao yêu cầu ngày của bạn.
Bao gồm số tài khoản của bạn. Điều này sẽ giúp người xử lý yêu cầu của bạn xác định vị trí tài khoản của bạn và thực hiện yêu cầu của bạn nhanh hơn.
Bao gồm thông tin cũ của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang di chuyển hoặc thay đổi số điện thoại của mình, hãy ghi trong thư, "đây là địa chỉ cũ của tôi" hoặc "đây là số điện thoại cũ của tôi." Công ty có thể cần thông tin này để mở tài khoản của bạn để cập nhật hồ sơ của bạn.
Bao gồm thông tin mới của bạn. Trong thư, "đây là địa chỉ mới của tôi" hoặc "đây là số điện thoại mới của tôi." Bạn có thể muốn đặt thông tin cập nhật của mình bằng chữ in đậm hoặc phông chữ lớn hơn để người xử lý yêu cầu của bạn có thể dễ dàng xác định vị trí thông tin.
Yêu cầu trả lại thư. Yêu cầu bạn được gửi thư để thông báo cho bạn rằng thông tin của bạn đã được cập nhật. Khi bạn nhận được thư xác nhận, hãy giữ nó ở nơi an toàn cho hồ sơ của bạn.
Tạo một bản sao của bức thư trước khi bạn gửi nó, chỉ trong trường hợp bạn cần gửi lại hoặc tham khảo nó vào một ngày sau đó.
