Sổ cái là nơi tất cả các thông tin và hồ sơ hệ thống kế toán của công ty kết hợp với nhau và là nơi tất cả các giao dịch được đăng. Đó cũng là nơi thu thập thông tin báo cáo tài chính (bảng cân đối, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ). Sổ cái phải được giữ cân bằng và cập nhật để hồ sơ kế toán được đầy đủ và chính xác.
Xác định xem sổ cái có cân đối không. Theo định kỳ, thường là hàng tháng, một cuốn sách của công ty sẽ được cân bằng và đóng. Điều này có nghĩa là bất kỳ mục điều chỉnh cần thiết nào được thực hiện để cân bằng sổ cái chung. Báo cáo tài chính được rút ra từ sổ cái. Các mục đóng được thực hiện để thiết lập số dư đầu kỳ cho giai đoạn tiếp theo - nghĩa là cập nhật sổ cái. Các mục đóng không nên được thực hiện cho đến khi sổ cái cân bằng trong giai đoạn hiện tại. Nếu số dư ban đầu không chính xác cho các giai đoạn tiếp theo, chúng sẽ tiếp tục như vậy cho tất cả các giai đoạn tiếp theo cho đến khi điều chỉnh chính xác được thực hiện.
Chạy một báo cáo số dư thử nghiệm cho thấy số dư đầu và số dư cuối kỳ. Nếu tổng số dư ban đầu không bằng 0, hãy chạy lại báo cáo số dư thử nghiệm.Khoảng thời gian mà số dư đầu bằng 0 là khi xảy ra sự cố mất cân bằng đầu tiên.
Sử dụng phạm vi ngày trong câu hỏi, in báo cáo nguồn chi tiết sổ cái chung cho tất cả các tạp chí và lô.
Xem lại báo cáo nguồn chi tiết sổ cái chung và xác định bất kỳ mục nào không hai mặt. Khi bạn tìm thấy một mục không phải là hai mặt, bạn sẽ cần tham khảo bản in gốc của sổ đăng ký để xác định phần nào của mục bị thiếu.
Một mục nhập một phía sẽ cần thiết để nhập phần còn thiếu của mục nhập. Để thực hiện một mục nhập một phía, bạn có thể sẽ cần quyền giám sát đối với hệ thống.
Để thực hiện mục điều chỉnh trong nhật ký chung, hãy nhập nhật ký gốc, số lô và ngày đăng từ sổ đăng ký. Trong các trường nhập dữ liệu, chỉ nhập các tài khoản và dữ liệu bị thiếu. Khi các mục này đã hoàn tất, hãy in nhật ký chung và cập nhật.
Xác nhận rằng bạn không còn mất cân bằng. So sánh số dư cuối kỳ cho báo cáo thử nghiệm cho giai đoạn đó.
Lặp lại toàn bộ quá trình cho từng giai đoạn tiếp theo cho đến khi bạn đạt đến giai đoạn hiện tại và không còn mất cân bằng. Đi về phía trước, bạn chỉ cần làm việc với giai đoạn hiện tại, vì bạn đã sửa tất cả các giai đoạn trước và sẽ không đóng sách mà không cân bằng sổ cái chung.
Cần lưu ý rằng sổ cái chung có thể cân bằng và vẫn không chính xác, điều này xảy ra khi ghi nợ các khoản tín dụng bằng nhau nhưng các bài đăng đã được thực hiện cho các tài khoản sai.
